Digitalisierung im Rechnungswesen: Hohe Datenqualität – ... / 7.3 Vorab-Analysen

Im Rahmen des ersten Projektschritts erfolgt eine schriftliche Definition dessen, was unter einer hohen Datenqualität im Rechnungswesen zu verstehen ist. Das Projektteam hat sich dazu entschieden, eine Erfassung bekannter Datenqualitätsprobleme durchzuführen und diese hinsichtlich der zukünftigen, erwarteten Datenqualität zu bewerten, um hieraus Vorgaben zu entwickeln. Die Erfassung der bestehenden Probleme erfolgt mittels Workshops und Fragebögen. Für die qualitative Analyse wurden folgende Personen ausgewählt:

Name, Vorname	Stellung	Befragungsart
Hartmut Scheffe	Geschäftsführer	Workshop
Peter Akaunting	Leiter Rechnungswesen	Workshop
Ludwig Nullundeins	Leiter IT	Workshop
Hans Helfer	Sachbearbeiter IT (Helpdesk)	Workshop
Sabrina Liffert	Sachbearbeiterin Kreditorenbuchhaltung	Workshop
Hanna Kundige	Sachbearbeiterin Debitorenbuchhaltung	Workshop
Johannes Säil	Leiter Vertrieb	Workshop
Carmen Kohn-Trollinger	Controllerin	Workshop
Nico Safdwarr	Externer Betreuer Systemhaus	Workshop
Gregor Kohle	Firmenkundenbetreuer Hausbank	Fragebogen
Gabriele Taxer	Steuerberaterin	Fragebogen
Ernst Jung	Wirtschaftsprüfer	Fragebogen

Tab. 3: Personenkreis für Erfassung bestehender Datenqualitätsprobleme

Die Auswahl des Personenkreises erfolgte unter Berücksichtigung eines ausgewogenen Verhältnisses zwischen technischen Fachspezialisten und praktischen Anwendern. Zudem wurde darauf geachtet, eine repräsentative Anzahl an Personen zu wählen, die die erfassten und verarbeiteten Daten im Rechnungswesen weiterverarbeiten und ggf. die daraus resultierenden Fehler erkennen.

Der gleiche Personenkreis wurde auch im Rahmen einer Befragung zu den Anforderungen und Erwartungen hinsichtlich der Datenqualität in ihrem persönlichen Arbeitsbereich interviewt. Die hieraus gewonnenen Erkenntnisse wurden zur Definition des Sollzustands der Datenqualität herangezogen.

Praxis-Beispiel

Mangelhafte E-Mail-Adressen in Debitorenstammdaten

Eine Befragung der Sachbearbeiterin in der Debitorenbuchhaltung hat ergeben, dass im Zuge des regelmäßigen Mahnwesens der automatische Versand der Mahnschreiben per E-Mail oft fehlerbehaftet war, da E-Mail-Adressen nicht eingegeben oder nicht korrekt waren. Dies resultierte in Prozessunterbrechungen und manuellen Eingriffen, da die fehlenden oder unzureichenden E-Mail-Adressen manuell aus anderen Systemen herausgesucht werden mussten.

Die Vollständigkeit und Aktualität der E-Mail-Adressen in den Debitorenstammdaten wurden daher als Anforderungen für die Definition des Sollzustands definiert.