Der elektronische Rechnungseingang

Wenn die Eingangsrechnungen schon digital in der Buchhaltung ankommen, sollte versucht werden, daraus mit weiterer digitaler Verarbeitung möglichst Vorteile zu realisieren. Ein Medienbruch ist zu vermeiden. Das Gewinnen der Vorteile der Digitalisierung in der Kreditorenbuchhaltung ist mit Überlegungen und Veränderungen verbunden. Der Erfolg dieser Bemühungen besteht in einem kostengünstigen, sicheren und schnellen Ablauf für die Verarbeitung elektronischer Eingangsrechnungen.

Rechnungseingang analog: Der manuelle Prozess

Trotz aller Unterschiede bedingt durch Branche, Unternehmensgröße,
Sicherheitsbedürfnis oder Historie, sind die manuellen Prozesse zur Rechnungsprüfung
in den verschiedenen Unternehmen grundsätzlich vergleichbar.

1. Die Eingangsrechnung erreicht im manuellen Ablauf das Unternehmen in Papierform. Elektronische Eingangsrechnungen werden ausgedruckt.
2. Die Papierrechnung wird mit Freigabeinformationen versehen. Dazu werden Stempel oder angehängte Formulare verwendet.
3. Die Eingangsrechnung wird zu den Stellen im Unternehmen transportiert, die eine Bezahlung dieser Rechnung freigeben müssen. Das können auch mehrere Stellen für eine Rechnung sein. Dann muss jeweils ein Weitertransport organisiert werden.
4. Die Rechnung mit den Freigabeinformationen wird zurück zur Kreditorenbuchhaltung transportiert.
5. Die Rechnung wird auf korrekte Freigabe (Personen, Inhalte, Datum) geprüft. Bei fehlerhaften Angaben erfolgt erneut ein Transport zur freigebenden Stelle.
6. Die notwendigen Informationen zur Eingangsrechnung (Kreditor, Bestellung, Wareneingangsbeleg …) werden der Rechnung zugeordnet.
7. Der Rechnungseingang wird verbucht.
8. Die Rechnung wird abgelegt.

Digitaler Rechnungseingang: So ist der Ablauf

Der digitale Ablauf des Rechnungseingangs gilt für die Dokumente, die das Unternehmen digital erreichen. Die Anzahl elektronischer Eingangsrechnungen könnte erhöht werden, indem eingehende analoge Rechnungen gescannt und somit digitalisiert werden. Das macht wirtschaftlich Sinn, wenn der Ablauf der Rechnungsprüfung vollständig digitalisiert wird. An dieser Stelle ist jedoch nur von der kleineren Version, der Nutzung bereits digital eingehender Rechnungen, die Rede.

1. Die Eingangsrechnung erreicht das Unternehmen über elektronische Kommunikationswege in digitaler Form. Meist handelt es sich um ein PDF-Dokument, das an einer E-Mail hängt.
2. Die elektronische Eingangsrechnung wird im Dokumentenmanagementsystem (DMS) integriert und verschlagwortet. Dieses DMS kann auch eine einfache Lösung über Excel sein.
3. Die Rechnung wird über elektronische Wege in digitaler Form an die Stellen geschickt, die eine Freigabe erteilen müssen. Sind das mehrere Stellen, kann dies auch parallel geschehen.
4. Die Freigabedaten werden elektronisch mit dem Dokument verknüpft und elektronisch an die Kreditorenbuchhaltung geschickt. Eine Prüfung durch die Buchhaltung findet nicht statt, da die Daten aufgrund hinterlegter Regeln bereits bei der Erfassung geprüft wurden.
5. Die Rechnungsinformationen werden mit der Rechnung verbunden. Das kann aufgrund von Schlagworten mit starker IT-Unterstützung geschehen. Software, mit deren Hilfe Inhalte von PDF-Dokumenten automatisch erkannt werden (z. B. Absender, Artikel, Mengen, Preise) werden immer leistungsfähiger und preiswerter.
6. Die Rechnung wird verbucht. Auch hier können die digital vorliegenden Informationen zu einem Buchungsjournal verarbeitet und dem Kreditorenbuchhalter vorgeschlagen werden.

In diesem digitalen Ablauf entfallen vor allem die analogen Transportwege zwischen Buchhaltung und den freigebenden Stellen. Zusatznutzen entsteht, wenn die Schlagworte aus dem DMS zur Unterstützung der Buchungsarbeit verwendet werden können.

Risiken der Digitalisierung von Eingangsrechnungen

Das größte Risiko besteht darin, dass die beteiligten Menschen den vollständig digitalen Ablauf ablehnen. Beteiligt sind nicht nur die Buchhalter. Beteiligt bei der Freigabe ist jeder im Unternehmen, der Bestellungen auslösen kann und Rechnungen prüft bzw. freigibt. Fehlt hier das Verständnis für digitale Abläufe, kommt es zu einem erhöhten Aufwand in der Nutzung der digital angebotenen Abläufe und damit zu Problemen in der Bearbeitung der elektronischen Eingangsrechnungen.

Ein weiterer Nachteil sind die Kosten für das DMS. Dieses organisatorische Hilfsmittel kann zwar sehr einfach sein und muss nicht unbedingt extern gekauft werden. Aber die interne Organisation und regelmäßige Wartung kosten Geld.

Chancen des digitalen Rechnungseingangs

Die Vorteile der digitalen Verarbeitung elektronischer Eingangsrechnungen liegen vor allem im Zeitgewinn und in der möglichen Kontrolle innerhalb des Prozesses.

• Die meiste Zeit im digitalen Prozess wird gespart, weil die Transportwege für ein Papierdokument entfallen. Die digitale Kommunikation kostet keine Zeit, mehrere Betroffenen können parallel versorgt werden.
• Eine elektronisch verschickte digitale Rechnung geht nicht verloren. Analoge Papierdokumente kommen schon einmal abhanden. Die Kontrolle über den Transportweg ist digital vollständig gegeben.
• Die Abläufe werden transparent im digitalen Workflow definiert. Sie sind für jedermann einsehbar und verständlich. Auch das erhöht die Kontrolle im Prozess.
• Es gibt keinen Medienbruch, in dem die digitale Eingangsrechnung durch Drucken analog wird. So werden Fehler (falsche Rechnung, unvollständige Rechnung, unleserliche Rechnung) vermieden.
• Das DMS erlaubt die digitale Ablage der elektronischen Eingangsrechnung. Auch dadurch wird Zeit gespart.
• Wird im Unternehmen ein ERP-System verwendet, kann eine Verbindung zwischen der digitalen Eingangsrechnung und einer offenen Bestellung im ERP-System hergestellt werden. Dort sind die Vereinbarungen mit dem Lieferanten (z. B. Mengen, Preise, Lieferkosten) abgebildet, erfolgte Lieferungen sind als Wareneingang verbucht. Ein großer Teil der Rechnungen kann durch den Abgleich mit den Werten im ERP-System ohne weitere manuelle Prüfung freigegeben werden. Das spart wesentliche Zeit und Arbeit.

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