Digitalisierung im Rechnungswesen: Voraussetzungen, Mögl ... / 2 Ein Blick in die Zukunft: Von analogen Abläufen bis zur künstlichen Intelligenz

Die bisherige langjährige Entwicklung des Einsatzes digitaler Lösungen im Rechnungswesen folgt einem eindeutigen Muster. Immer mehr Prozesse wurden digital abgebildet, immer mehr Daten von internen und externen Quellen übernommen. Denn es geht bis heute darum, analoge Abläufe durch digitale Technik und Informationen zu unterstützen. So bucht der Buchhalter weiter Ausgangsrechnungen, auch wenn diese längst digitale verschickt werden. Der Controller diskutiert die Maßnahmen mit den Fachbereichen, auch wenn die Analysen mit Tabellenkalkulationen oder anderen digitalen Hilfsmittel durchgeführt werden.

Besonders die Möglichkeiten autonomer Abläufe und die Fähigkeiten der Künstlichen Intelligenz werden in Zukunft das digitale Leben bestimmen, auch am Arbeitsplatz. Schon heute werden diese Werkzeuge im digitalen Rechnungswesen eingesetzt, um weitere digitale Abläufe aufzubauen. Doch dabei geht es immer um die digitale Abbildung der analogen Abläufe in der Buchhaltung, der Kostenrechnung und dem Controlling. Es entstehen Insellösungen wie die digitale Eingangsrechnung mit der anschließenden digital gesteuerten Rechnungsprüfung und Verbuchung. Diese bieten unbestritten wesentliche Chancen gegenüber der analogen oder bisherigen einfachen digitalen Abwicklung. Doch das Potenzial ist wesentlich größer, wenn die Digitalisierung im Rechnungswesen konsequent gedacht wird.

Die noch aus analogen Zeiten stammenden Strukturen im Rechnungswesen müssen neu gestaltet werden. Nicht mehr die Schaffung digitaler aber starrer Abläufe ist das Ziel. Die Aufgaben werden durch flexible Prozesse mit vollständig digitaler Integration aller unternehmerischen Bereiche und eine ebenso intensive digitale Zusammenarbeit mit externen Partnern erledigt. Gesteuert werden diese Prozesse durch Anforderungen vieler Stellen und Ziele im Rechnungswesen. Nicht mehr der Monatsabschluss in der Buchhaltung bestimmt das regelmäßige Reporting im Controlling. Die aktuelle Situation, eine schnelle Veränderung oder die Verletzung von Grenzwerten bestimmen dann wesentliche Abläufe im digitalen Rechnungswesen.

Hinweis

Langer Weg: Erfahrungen sammeln, digitales System aufbauen, Verständnis für Digitalisierung wecken

Bis die Digitalisierung im Rechnungswesen den möglichen Zustand höchster Integration aller Beteiligten und selbstständiger digitaler Entscheidungen durch autonome Aktivitäten erreicht, wird es noch lange dauern. Bis dahin ist es notwendig, mögliche digitale Lösungen zu nutzen, auch wenn diese noch immer die analogen Abläufe abbilden. Es ist wichtig, Erfahrungen zu sammeln, das digitale System langsam aufzubauen und so das Verständnis für die weitere Digitalisierung zu wecken.

Die Digitalisierung im Rechnungswesen schafft Lösungen, mit denen die aktuellen Probleme und die Anforderungen in der Zukunft gelöst werden können:

• Der Fachkräftemangel wird auch im Rechnungswesen für eine weiterhin hohe Arbeitsbelastung sorgen. Durch digitale Unterstützung können die Mitarbeiter in der Buchhaltung, der Kostenrechnung und dem Controlling von immer mehr auch anspruchsvollen Standardarbeiten entlastet werden.
• Digitale Prozesse sorgen dafür, dass Arbeiten schneller erledigt werden und Ergebnisse aktueller entstehen. Das ermöglicht eine wesentlich frühere Reaktion im gesamten Unternehmen auf Risiken und Chancen, die vor allem im Controlling erkannt werden.
• Die Kommunikation des Rechnungswesens mit internen und externen Partnern wird digital wesentlich enger. Daten werden automatisch ausgetauscht, auf beiden Seiten können autonome Systeme Daten anfordern und ausgeben.

Eine weit fortgeschrittene Digitalisierung im Rechnungswesen ermöglicht eine aktuelle Überwachung der Abläufe und Kontrolle der Ergebnisse durch den Staat. Manipulationen sind schwerer möglich, da sie schneller erfolgen müssen und digitale Spuren hinterlassen. Ergebnisse, also auch die Erfolgsrechnung im Unternehmen, stehen schneller und detaillierter zur Verfügung. Darum ist der Staat an einer schnellen Digitalisierung der Rechnungswesen in den Unternehmen besonders interessiert. Die Kontakte des Steuerzahlers mit den Finanzbehörden weisen daher bereits heute einen hohen Grad an digitaler Unterstützung auf.