Digitalisierung in der Buchhaltung: Die Basis / 1.2 Die Anwendungen der digitalen Rechnungen

Da die digitale Rechnung sowohl auf der Ausgangs- als auch auf der Eingangsseite für die Buchhaltung wesentliche Verbesserungen mit sich bringt, muss die Digitalisierung beide Richtungen umfassen. Die Anwendungen sind unterschiedlich, da sich die Verarbeitung unterscheidet.

1.2.1 Die digitale Ausgangsrechnung

Für die Fakturierung werden in der Regel bereits digitale Systeme genutzt. Diese erzeugen die für die digitalen Abläufe in der Buchhaltung notwendigen digitalen Daten. Die Verknüpfung der Verbuchung in der Debitorenbuchhaltung mit der Fakturierung ist Standard. Am Ende der Abläufe entsteht die Ausgangsrechnung nur noch selten als Papierausdruck. Die Ausgabe der Rechnung als PDF-Datei ist eine weit verbreitete Funktion. Die Erzeugung einer Datei mit dem digitalen Inhalt der Rechnung setzt entsprechende Schnittstellen voraus.

Abb. 2: Von der Fakturierung zur Ausgangsrechnung

Unabhängig von der Form der Rechnung entstehen für die Buchhaltung die notwendigen digitalen Informationen zur Verbuchung. Daher ist es für die eigene Buchhaltung unwichtig, welche Form der digitalen Rechnung, PDF oder Datensätze, der Kunde bevorzugt. Optimierungspotenzial für die weitere Digitalisierung liegt hier in der automatisierten Versendung der digitalen Ausgangsrechnungen.

Darüber hinaus bieten die bisherigen digitalen Abläufe weitere Chancen, wenn die Entkopplung von zeitlichen Fixpunkten gelingt. In den meisten Systemen ist aktuell sowohl die Fakturierung selbst als auch die Verbuchung der sich daraus ergebenden Vorgänge als Batchablauf organisiert. Es wird also gewartet, bis eine Anzahl von Aufträgen für eine Fakturierung vorhanden ist, bevor die Rechnungen erzeugt werden. Aus diesem Vorgang entsteht eine Datei mit den Buchungsinformationen für die Buchhaltung, die zu einem vom Buchhalter gewählten Zeitpunkt abgearbeitet wird.

In einer digitalisierten Buchhaltung entsteht eine äußerst intensive Integration. Dabei werden die entstehenden Informationen sofort verarbeitet, ohne dass ein Mensch den Anstoß dazu gibt. Die Rechnung wird sofort mit der Verarbeitung des Auftrags erstellt, gleichzeitig werden alle Buchungen in den Dateien der Buchhaltung erledigt. Das spart Zeit und sorgt für permanent aktuelle Systeme.

1.2.2 Die digitale Eingangsrechnung

Jede digitale Ausgangsrechnung ist auch eine digitale Eingangsrechnung auf der Seite des Rechnungsempfängers. Für die eigene Kreditorenbuchhaltung muss entschieden werden, wie weit die Digitalisierung in den internen Abläufen genutzt werden soll.

Szenarien für die Digitalisierung bei Eingangsrechnungen:

• Die digitale Eingangsrechnung wird gedruckt und manuell in der Buchhaltung verbucht. Es gibt keine weiteren digitalen Abläufe. Die digitale Archivierung kann genutzt werden.
• Nach dem Rechnungseingang erfolgt eine autonome Verbuchung der digitalen Daten in der Kreditorenbuchhaltung. Ist die digitale Eingangsrechnung eine PDF-Datei, muss zunächst mit einem Erkennungsprogramm der Inhalt aus der bildlichen Darstellung extrahiert werden. An dieser Stelle können Eingangsrechnungen in Papierform durch einen Scan in den digitalen Ablauf integriert werden.
• Die Verbuchung der Eingangsrechnung in der Buchhaltung setzt eine vorherige Rechnungsprüfung und Freigabe voraus. Dieser Vorgang kann digitalisiert werden. Dazu erfolgt ein Abgleich der Rechnungsinhalte mit den im IT-System vorhandenen Informationen über offene Bestellungen und Wareneingangsprotokolle. Wenn eine einwandfreie Rechnungsstellung belegt werden kann, wird die Eingangsrechnung verbucht. Eine Prüfung und Freigabe durch einen Menschen ist nicht notwendig. Wenn es zu Unterschieden zwischen der Rechnung, der Bestellung und den Wareneingangsbuchungen kommt, muss eine manuelle Klärung herbeigeführt werden. Die entsprechenden Stellen werden digital informiert, die Freigabe erfolgt elektronisch.

Wird in der Kreditorenbuchhaltung ein autonomes Zahlungsmanagement genutzt, ist bei vielen Rechnungen kein menschlicher Eingriff notwendig. Eingang, Verbuchung und Bezahlung erfolgen vollständig autonom. Die Aufgabe der weiteren Digitalisierung liegt darin, den Anteil der Rechnung mit Klärungsbedarf wesentlich zu reduzieren.

Zur Reduzierung des Klärungsbedarfs bei digitalen Eingangsrechnungen sind organisatorische Verbesserungen notwendig, z. B.:

1. Alle Eingangsrechnungen werden als digitale Datensätze an das Unternehmen geschickt. Der Anteil der PDF-Dateien oder Papierrechnungen muss drastisch reduziert werden.
2. Alle Lieferungen an das Unternehmen müssen über das digitale Bestellwesen bestellt worden sein. Das gilt auch für Dienstleistungen.
3. Die digitalen Bestellungen des Unternehmens müssen aktuelle Daten enthalten. Eine Anpassung der Abweichungen, die sich z. B. aus einer Auftragsbestätigung ergeben, müssen zwingend im Bestellsystem nachvollzogen werden.

4. Der Wareneingang muss zeitnah durchgeführt und verbucht werden. Sonst ist die digitale Rechnung früher im Unternehmen als die Ware vereinnahmt wurde.

   Hinweis

   Zusammenspiel der Fachbereiche und Qualität der Arbeit grundlegend für die digitalen Abläufe

   Die digitalen Abläufe in der ...