DMS und Collaboration Tools: Informationsfluss kanzleiintern optimieren

Zusammenfassung

Überblick

Wie viel Zeit ver(sch)wenden Sie und Ihre Mitarbeiter Tag für Tag um Ordner oder Belege zu suchen, den Mailposteingang zu verwalten und Unterlagen abzulegen? Aus der Zeiterfassung lässt sich das gar nicht so einfach herausfinden. Doch gefühlt und spontan werden die meisten Mitarbeiter einen hohen Prozentteil nennen. Und je mehr Sie und Ihre Mitarbeiter noch mit Papierunterlagen arbeiten, desto mehr Reibungsverlust haben Sie beim Informationsfluss.

1 Dokumentenmanagementsysteme

Dokumentenmanagementsystem oder DMS bezeichnet die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente und im erweiterten Sinn die Verwaltung digitalisierter, ursprünglich papiergebundener Schriftstücke in elektronischen Systemen.

Sehen wir uns an dieser Stelle einmal nur die kanzleiinternen Prozesse an. Viele Kanzleien führen hier noch ein Doppelleben oder zeitgemäß ausgedrückt: sind hybrid. Das heißt, parallel werden Dateien und Papierunterlagen genutzt. Was sich im Ordner findet, ist auch als Datei abgelegt. Dem Papier wird aus Gewohnheit oder Unsicherheit mehr vertraut. Das Abarbeiten erfolgt auf den Papierbelegen, sodass

• Ordner an den Schreibtisch holen
• als Dateien vorhandene Arbeitspapiere ausdrucken
• auf Papier bearbeiten
• wieder einscannen als Datei
• Papier im Ordner ablegen
• Ordner zurück an seinen Platz

einen Arbeitsschritt ganz schön aufblähen kann. In der digitalen Welt sieht das so aus:

• Datei aus dem digitalen Ordner aufrufen
• Bearbeiten
• Speichern

Welche kanzleiinternen Prozesse sind betroffen?

• Die Aktenpflege – für jedes Jahr/jeden Mandanten/jeden Leistungsbereich gibt es einen eigenen physischen Ordner. Abgesehen vom Platzbedarf sind Ihre Mitarbeiter mit jährlicher Anlage, Ausdrucken und Ablegen gut beschäftigt.
• Arbeitsunterlagen zu den Leistungsprozessen Fibu, Lohn, Abschluss, Steuern bearbeiten
• Interne Kanzleidokumente wie Checklisten, Mustervorlagen, Textbausteine verwalten
• Informationsweitergabe und Abstimmung untereinander per Post-It oder E-Mail

Das ist keine abschließende Aufzählung. Sehen Sie sich in Ihrer Kanzlei um und Sie werden noch einige Ecken entdecken, die dieses Doppelleben führen. Hier anzusetzen ist grundsätzlich einer der ersten und lohnendsten Schritte in die digitale Welt.

Suchzeiten

Mithilfe eines DMS lässt sich pro Mitarbeiter pro Tag mindestens ½ Stunde Zeit für Ablage und Suche einsparen.

Reduzierter Druck- und Kopierbedarf

Zahlreiche Unterlagen und Papiere werden Tag für Tag in Kanzleien gedruckt oder kopiert und abgelegt. Unterlagen und Auswertungen werden zur Sicherheit nochmals ausgedruckt und im Mandantenordner abgelegt. Die Frage ist, in wie vielen Fällen das wirklich erforderlich ist. Eine Untersuchung von Hewlett-Packard in amerikanischen Steuerberatungskanzleien hat ergeben, dass die typische Kopie 5 Seiten umfasst und 7-mal kopiert wird. Interessanter Weise sind 70 % dieser Dokumente elektronischen Ursprungs. Pro Mitarbeiter und Monat werden so bis zu 4.000 Blatt Papier verbraucht.

Möglicherweise halten Sie diese Angaben für übertrieben. Machen Sie einfach einmal die Probe aufs Exempel und prüfen Sie, wie hoch Ihr Papierverbrauch im Jahr ist. 0,03 EUR pro Seite sind die Mindestkosten, die Sie je Ausdruck bzw. je Kopie ansetzen sollten. Damit haben Sie die Ausgangsbasis für Ihr Einsparungspotenzial.

In Kanzleien in der Größenordnung von 10 Mitarbeitern ist ein Blattverbrauch von 250.000 Stück im Jahr und damit Kosten in Höhe von 7.500 EUR keine Seltenheit. Bei einer Reduzierung um 30 % wären das in diesem Fall bereits eine Ersparnis von 2.250 EUR.

Geringerer Ordner- und Platzbedarf

Die 10-jährige Aufbewahrungspflicht verlangt ihren Tribut an Ordnern und Platz. 1.000 Ordner kommen da schnell zusammen. Die Keller- bzw. Archivierungsräume vieler Kanzleien quellen über. Das Wiederfinden von Altakten oder die Entsorgung der über 10-jährigen Akten ist für die meisten Auszubildenden eine der großen Herausforderungen ihrer jungen Karriere. Auch hier ist das Einsparungspotenzial wieder leicht nachvollziehbar: Zum einen entfällt die Ordneranschaffung in den bisherigen Größenordnungen. Zum anderen sparen Sie sich den entsprechenden Stauraum.

2 Collaboration Tools

Wenn Sie bereits ein DMS im Einsatz haben, ist das der nächste große Schritt in der digitalen Zusammenarbeit in der Kanzlei. Mit den Begriffen "Collaboration Tools", "Collaboration Software" oder eingedeutscht "Kollaborationssoftware" werden Software bzw. Cloud-Anwendungen bezeichnet, die es Menschen ermöglichen an einer Aufgabe, einem Projekt, einer Datei über Computernetzwerke hinweg zusammen zu arbeiten und in einer Gruppe zu kommunizieren und diese zu verwalten.

Wenn Sie diesen Begriff bis jetzt noch nicht gehört haben, stellen Sie sich der Einfachheit halber vor, Sie hätten ein kanzleiinternes facebook mit Wiki, DMS und Kalender. Gerade aufgrund der einfacheren Kommunikationsmöglichkeiten untereinander in Chats und durch das Verbreiten von Neuigkeiten über Statusmeldungen (Posts) wird diesen Tools nachgesagt, dass sie die klassischen E-Mails nahezu vollständig ablösen werden.

Das ist f...