Tz. 158
Stand: EL 117 – ET: 03/2025
§ 63 Abs 3 AO schreibt vor, dass der Nachw über die den notwendigen Erfordernissen entspr tats Geschäftsführung durch ordnungsmäßige Aufzeichnungen über die Einnahmen und Ausgaben zu führen ist (s AEAO Nr 1 zu § 63).
Für die gGmbH ist dieser Nachweis iR der hr-lichen Buchführungspflicht, die sich auf alle Tätigkeitsbereiche erstreckt, zu erbringen. Zur elektronischen Übermittlung von Bil sowie G + V-Rechnungen, s BMF-Schr v 28.09.2011 (BStBl I 2011, 855) und BMF-Schr v 13.06.2014 (BStBl I 2014, 886). Danach reicht es für gemeinnützige Kö mit einem stpfl wG eine Übermittlung von Bil und G + V-Rechnung für den partiellen stpfl wG aus.
Für rechtsfähige Vereine und Vereine ohne Rechtspersönlichkeit ist gem § 259 Abs 1 BGB eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben erforderlich (s Reichert/Dannecker/Kühr, Hdb des Vereins- und Verbandsrechts, 3. Aufl, Anm 954), die gem § 140 AO auch für stliche Zwecke gilt (ein entspr Hinw auf die Aufzeichnungspflichten nach dem BGB fehlt im AEAO zu § 140). Zur Rechnungslegung im Verein, s Vogelbusch (npoR 2022, 176).
Auch für Stiftungen gilt gem § 86 iVm § 27 Abs 3 die Vorschrift des § 259 Abs 1 BGB (s Orth in Seifart/v Campenhausen, Stiftungsrechts-Hdb, 3. Aufl, § 37 RdNr 57). Zur Rechnungslegung bei Stiftungen s Wambach/Etterer (Stiftung & Sponsoring 2006, 2).
Tz. 159
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Die Aufzeichnung der Einnahmen und Ausgaben ist getrennt vorzunehmen
- für die einzelnen Tätigkeitsbereiche (ideeller Bereich, Vermögensverwaltung, wG, ZwB),
- innerhalb der Vermögensverwaltung, wenn diese aus vd Teilbereichen besteht (zB Beteiligungen und festverzinsliche Wertpapiere einerseits, Mietwohngrundstücke andererseits); diese getrennte Aufzeichnung ist uE erforderlich, um festzustellen, ob nicht in einem der Teilbereiche der Vermögensverwaltung (zB bei den Mietwohngrundstücken) ständig Verluste anfallen (s hierzu AEAO Nr 9 zu § 55 Abs 1 Nr 1),
- innerhalb der einzelnen Nebentätigkeiten; vor allem, um bei den Nebentätigkeiten iSd § 58 Nr 6 und 7 AO feststellen zu können, ob das zulässige Ausmaß dieser Nebentätigkeiten nicht überschritten wird,
Tz. 160
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Nicht nur von Kap-Ges, sondern auch von anderen Kö können die Aufzeichnungen iSd § 63 Abs 3 AO für ein abw Wj geführt werden (so bereits nv Urt des FG Bln v 24.03.1986 – VIII 363/84). Der Umstand, dass die Voraussetzungen für die St-Befreiung im VZ (Kj) vorliegen müssen, steht dem nicht entgegen.
Zur Zulässigkeit des abw Wj liegen unterschiedliche Anweisungen der Fin-Verw vor:
- zur Zulässigkeit des abw Wj bei gemeinnützigen Kö mit wG s BMF-Schr v 14.03.1994 (BB 1994, 1180),
- zur Zulässigkeit des abw Wj bei allen gemeinnützigen Kö – unabhängig vom Vorliegen eines wG – s Vfg der OFD Ffm v 30.03.1993 und v 20.05.1994 (BB 1993, 1333 bzw FR 1994, 482); s Vfg der OFD Cottbus v 11.07.1994 (StEd 1994, 464); s Vfg der OFD Ffm v 20.06.2005 (DB 2005, 1547).
Tz. 161
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Zu den Aufbewahrungs- und Nachw-Pflichten gilt Folgendes:
- Bestandteil der Aufzeichnungspflicht iSd § 63 Abs 3 AO ist auch die Aufbewahrungspflicht für diese Aufzeichnungen (s AEAO Nr 1 zu § 147).
- Stlich maßgebend sind die Aufbewahrungsfristen des § 147 Abs 3 AO; danach sind Bücher und Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse und die weiteren in § 147 Abs 1 Nr 1 sowie in Abs 1 Nr 4 und 4a AO aufgeführten Unterlagen zehn Jahre, die anderen in § 147 Abs 1 AO aufgeführten Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren. Zum Beginn dieser Fristen s § 147 Abs 4 AO.
- Zu den Nachw-Pflichten iSd § 63 Abs 3 AO gehört auch die ordnungsgemäße Erfüllung der stlichen Erklärungspflichten (ebenso s Urt des FG Bln v 24.02.1997, EFG 1997, 1006 -rkr; ferner s Kümpel, DStR 2001, 152). Es erfolgt keine "automatische" Versagung der Gemeinnützigkeit wegen verspäteter Abgabe von St-Erklärungen; s FG Münster, Urt v 30.06.2011 (rkr, EFG 2012, 492). Danach rechtfertigt die verspätete Abgabe von St-Erklärungen jedenfalls dann nicht der Entzug der Gemeinnützigkeit, wenn sie nicht zugleich zu einer St-Hinterziehung führt (s auch Tz 148).
- Gem § 150 Abs 4 AO müssen den St-Erklärungen die Unterlagen beigefügt werden, die nach den St-Ges beizufügen sind. Von buchführenden Kö sind gem § 60 Abs 1 EStDV eine Abschrift der Bil und eine G + V-Rechnung beizufügen. Gem § 60 Abs 3 EStDV sind ggf auch ein Anh, ein Lage- oder ein Prüfungsbericht abschriftlich beizufügen.
- Eine ausdrückliche ges Regelung fehlt dagegen sowohl für die Vorlage einer Einnahme-Ausgaberechnung für nicht buchführungspflichtig stfreie Kö als auch für die Vorlage des sog Tätigkeitsberichts (s jedoch zum Erfordernis die Regelung im AEAO Nr 1 zu § 63). Der Nachw über eine die Voraussetzungen für die StBefreiung erfüllende tats Geschäftsführung ist uE aber nur dadurch zu erbringen, dass sowohl eine Einnahme-Ausgaberechnung als auch ein Tätigkeitsbericht dem FA eingereicht werden. Legt die Kö – entgegen ihren Mitwirkungspflichten iSd § 90 Abs 1 AO – diese Unterlagen nicht vor, so ist eine ta...