Due Diligence / 4 Ablauf der Due Diligence

4.1 Grundlegendes zum Ablauf der Due Diligence

Die Durchführung der Due Diligence erfolgt i. d. R. durch interdisziplinäre Beraterteams mit Experten aus den Bereichen Recht, Steuern und Unternehmensberatung, die im Idealfall über fundiertes Branchen-Know-how verfügen. Aufgrund der Komplexität der einzelnen Themen sollten Betroffene immer einen Zeitraum von mehreren Monaten einplanen, in denen sie immer wieder eingebunden werden bzw. Informationen bereitstellen müssen.

Neben der Erfassung allgemeiner Marktdaten startet eine Due Diligence-Prüfung üblicherweise durch Übersendung von Anforderungslisten an das Zielunternehmen bzw. dessen Berater. Die Listen dienen der Vorbereitung der Due Diligence aufseiten des Zielunternehmens, das die erforderlichen in den Listen angeforderten Dokumente zur Verfügung zu stellen hat.

In der Vergangenheit war es der Regelfall, dass die Dokumente in einem Datenraum mit physisch zu prüfenden Unterlagen zur Verfügung gestellt wurden. Dieser war in aller Regel als Präsenzdatenraum beim Zielunternehmen ausgestaltet. Im Einzelfall konnten Kopien bestimmter Dokumente angefertigt werden. Dieses Verfahren wird zunehmend durch elektronische sog. virtuelle Datenräume abgelöst, in welche die vom Due Diligence-Team angeforderten Unterlagen eingestellt und zur Online-Betrachtung bereitgestellt werden. Dabei ermöglichen digitale Kommunikationsplattformen den sicheren Zugang zu vertraulichen Dokumenten sowie deren Austausch mit Dritten über die Unternehmens- und Ländergrenzen hinweg. Auch wenn unter Effizienz-Gesichtspunkten der elektronische Datenraum vorteilhaft erscheint, liegt der Vorteil eines Präsenzdatenraums – jedenfalls wenn er in den Räumen des Zielunternehmens eingerichtet wird – sicherlich darin, dass die Berater einen persönlichen Eindruck vom Unternehmen gewinnen können, der nicht unterschätzt werden sollte.

Der Umfang der Prüfungshandlungen erstreckt sich zunächst auf die Überprüfung der zur Verfügung gestellten Unterlagen. Darüber hinaus werden abhängig vom definierten Umfang der Due Diligence bzw. abhängig von der beabsichtigten Transaktion andere z. B. öffentlich über Handels- und Unternehmensregister abrufbare Verträge, Urkunden oder Dokumente recherchiert oder auf anderem Wege Nachforschungen angestellt. Die Ergebnisse werden in einem sogenannten Due Diligence-Bericht dem jeweiligen Auftraggeber zur Verfügung gestellt.

4.2 Exemplarischer Ablauf einer Due Diligence-Prüfung

Am Beispiel einer Financial Due Diligence wird der grundlegende Ablauf der Prüfung dargestellt. Die wesentlichen Schritte betreffen im Kern alle Due Diligence-Prüfungen.

Eine Due Diligence-Prüfung lässt sich gut in mehreren Schritten umsetzen. Der Ablauf, egal zu welchem Prüf- oder Themenfeld, sollte von den Parteien vorab möglichst gemeinsam festgelegt und die gewünschten Inhalte und damit die benötigten Unterlagen so früh wie möglich benannt werden. Zudem sollte in jedem Fall eine Geheimhaltungs- oder Vertraulichkeitserklärung erstellt werden, um evtl. Missbrauch zu vermeiden. Außerdem sollte immer bedacht werden, dass es Überschneidungen mit anderen Prüffeldern geben kann. Hier muss man sich entscheiden, welchem Feld man dann die Prüfungen zuordnet oder ob man Prüffelder zusammenlegt, etwa die kaufmännische und die finanzielle Due Diligence-Prüfungen. So lassen sich Doppelarbeiten vermeiden.

4.2.1 Schritt 1: Prüffelder und -themen bestimmen

Beide Seiten sollten sich möglichst gemeinsam auf die Prüffelder und -inhalte einigen. In der Praxis ist es oft so, dass der potenzielle Käufer die Inhalte bestimmt, die ihm besonders wichtig sind. Fast immer werden der kaufmännische Bereich, die Finanzen, die Steuern und Recht geprüft. Andere DD-Felder kommen dann hinzu, wenn sie für ein Vorhaben relevant sind. Die Wahl der Prüffelder ist auch abhängig davon, wie hoch die Unsicherheiten insgesamt sind bzw. wie viele Informationen und Unterlagen z. B. im Zuge der Bewertung bereits vorgelegt worden sind. Zur Benennung der Prüffelder gehört auch zu bestimmen, welche Jahre einer Prüfung unterzogen werden sollen.

4.2.2 Schritt 2: Weitere Vorbereitungen

Gleichzeitig mit der Auswahl der Prüffelder sollte der Durchführungszeitraum für die Prüfungen bestimmt werden, möglichst mit definierten Start- und Endterminen sowie mit Verlängerungsoptionen, etwa für den Fall, dass weitere Prüfungen oder Detaillierungen notwendig werden. Es sollte auch vereinbart werden, während laufender Prüfungen keinen Kontakt zu neuen potenziellen Käufern aufzunehmen bzw. diese darauf zu verweisen, dass Verhandlungen erst nach dem Abschluss der Prüfung möglich sind. Und es muss überlegt werden, eine Vereinbarung darüber zu treffen, wer welchen Teil der Kosten übernimmt, vor allem, wenn ein Abschluss aufgrund schlechter Prüfergebnisse nicht zustande kommt.

Zudem müssen sich die Parteien darauf einigen, wer die Prüfungen durchführt, auch, ob und welche Dritten von welcher Partei ggf. eingebunden werden sollen, etwa Wirtschaftsprüfer, Gutachter oder technische Berater. Bei den eigentlichen Prüfkosten ist es oft so, dass beide Parteien jeweils ihre Fachleute usw. bezahlen. Allerdings sollte auch das schriftlich festgehalten werden, damit es später ...