E II Erläuterungen zur Honorarberechnung für vereinbare ... / a) Abrechnung nach Zeitgebühr

Rz. 29

Soweit keine gesetzlichen Vorschriften für die Abrechnung von vereinbaren Leistungen vorliegen, ist die Zeitgebühr ein gutes Instrument, flexibel auf die Auftragsart und, insbesondere bei zeitlich unterschiedlichen Leistungserbringungen, zielgerecht abzurechnen. Für den StB hat es den Vorteil, dass er den Stundensatz, den er intern kalkulieren muss, um kostendeckend zu arbeiten, bzw. den Zeitpunkt, ab wann das Mandat gewinnbringend bearbeitet werden kann, beachtet oder zugrunde legt. Oft ist die Erhebung von Zeitgebühren auch für den Mandanten eine Möglichkeit, die von ihm geforderte Transparenz der Abrechnung und den Arbeitsaufwand, den der StB erbracht hat, zu erkennen und nachzuvollziehen.

Rz. 30

Die Vereinbarung einer Zeitgebühr ist allerdings nur dann wirklich geeignet, wenn zwischen Mandant und StB ein gutes Vertrauensverhältnis besteht. Der Nachweis des verbrauchten Zeitkontingents wird oft von den Mandanten angezweifelt, insbesondere, ob in dem Zeitaufwand tatsächlich nur produktive Arbeitsleistungen erfasst wurden, oder ob nicht doch Zeiten abgerechnet werden, in denen eine abrechenbare Leistung nicht erbracht wurde oder Büroorganisation, Fortbildung oder sonstige nicht abrechenbare Zeiten enthalten sind. Wichtig ist, dass in der schriftlichen Vereinbarung eine genaue Zeittaktklausel enthalten ist (z. B. ein 15-Minuten-Intervall), damit nicht durch großzügige Pauschalierung oder Aufrundung des Zeitaufwands eine ungerechtfertigte Abrechnungsbasis entsteht. Unabdingbar ist für derartige Abrechnungen eine genaue Leistungserfassung sowohl der Mitarbeiter als auch der Berufsangehörigen.

Rz. 31

Für den StB ist es zur Kalkulation des angemessenen Stundensatzes von hoher Bedeutung, dass er im Stundensatz der produktiven (abrechenbaren) Zeit auch unproduktive Zeiten sowie Krankheits- und Urlaubszeiten einbezieht. Hierbei sollte auch beachtet werden, dass insbesondere wenn Berufsangehörige an der Aufgabe beteiligt sind, oder eine hohe Beratungsqualität erforderlich ist oder der Auftrag einen hohen Schwierigkeitsgrad hat, ein Stundensatz zu wählen ist, der diesen Gegebenheiten Rechnung trägt. Dies ist dem Mandanten im Honorargespräch deutlich zu machen. Bei Einsatz von Mitarbeitern, die nicht die Qualifikation eines Berufsangehörigen haben, sind ggf. abgestufte Stundensätze in der Honorarvereinbarung anzusetzen.

Rz. 32

Bei der Beratung von größeren Unternehmen sind oft vergleichsweise hohe Stundensätze ohne besondere Schwierigkeiten zu vereinbaren, weil diese Unternehmen oft in Zusammenarbeit mit anderen Beratungsunternehmen entsprechende Honorare gewohnt sind. In diesen Fällen wird für die gewünschte Leistung und die gebotene Qualität auch ein angemessener hoher Stundensatz akzeptiert. Dagegen ist es bei Privatmandanten und kleineren gewerblichen Unternehmen oder Freiberuflern selten möglich, entsprechend hohe Zeitgebühren zu vereinbaren. Hier muss auch auf die Ertrags- und Liquiditätssituation des Auftraggebers geachtet werden, so dass zusammenfassend festgestellt werden kann, dass bei Vereinbarung von Zeitgebühren je nach Struktur und Situation des Mandats flexibel und situationsgerecht unterschiedliche Zeitgebühren angesetzt werden sollten. Dies erfordert eine besonders sorgfältige Kommunikation mit den Mandanten, um das bestehende Vertrauensverhältnis nicht zu beschädigen.

Rz. 33

Eine weitere Möglichkeit um Zeitgebühren zu vereinbaren ist die Vereinbarung von Tagessätzen. Ein Tagessatz kann für den StB oder seine Mitarbeiter in unterschiedlicher Höhe angeboten werden. So können auch unter Berücksichtigung des Personaleinsatzes und Kalkulation von entsprechendem Zeitaufwand Tagessätze für ein Team vereinbart werden. Es kann ein Teamtagessatz aus Leistungen von Berufsangehörigen und Mitarbeitern bei unterschiedlichem Zeitansatz kalkuliert und entsprechend angeboten werden. So ist es z. B. denkbar, dass für Mitarbeiter ein Einsatz von 7–8 Stunden pro Tag und für den StB 2–3 Stunden berücksichtigt werden. Wichtig ist, dass für den Mandanten dies transparent gemacht wird und er das Gefühl hat, dass der StB hinter dieser Tätigkeit steht und sich nicht nur auf die Arbeit der Mitarbeiter verlässt. Je nach Art und Umfang des Auftrages kann mit der Vereinbarung von Zeitgebühren nach Tagessätzen sowohl den Bedürfnissen des Mandanten als auch des StB entgegengekommen werden, weil dann nicht ein detaillierter Zeitaufwand nachzuweisen ist. Diese Abrechnungsart ist zu wählen, wenn sie für den Auftrag passt, z. B. wenn der Auftrag langfristig und mit hohem Arbeitsaufwand verbunden ist.

Rz. 34

Die Honorarabrechnungen nach Zeitgebühr erfordern sowohl für die Transparenz gegenüber dem Mandanten als auch für die Überwachung durch den Praxisinhaber, dass genaue Leistungserfassungen erfolgen. Die am Markt für StB angebotenen Programme der Praxisverwaltung bieten Leistungserfassungsteile an. Die Leistungserfassung sowohl der Mitarbeiter als auch der Kanzleiinhaber sollte sorgfältig in diesen Leistungserfassungsprogrammen erf...