Einfach ferngesteuert: Mitarbeiter im Home Office / 4 Kontaktpunkt Arbeitsplanung und Kontrolle

Sobald der Mitarbeiter nicht mehr persönlich am Schreibtisch im Büro sitzt, überkommt Sie ein gewisser Kontrollverlust? Das ist verständlich. Schließlich können Sie schlecht kontrollieren, was der Mitarbeiter zu Hause macht oder eben nicht.

Aber schauen wir mal genau hin: Können Sie denn im Büro sehen, was Ihr Mitarbeiter den lieben langen Tag so macht? Sind Sie morgens immer die oder der Erste? Sind Sie permanent im Büro oder auch mal zu Außenterminen? Können Sie zu jedem Zeitpunkt jeden Arbeitsplatz einsehen?

Eine wirklich lückenlose Kontrolle ist weder bei Mitarbeitern im Büro noch im Home Office gegeben. In der Kanzlei nehmen aber die anderen Mitarbeiter allein durch ihre Anwesenheit eine gewisse Kontrollfunktion ein. Auch diese entfällt beim Home Office. Also müssen wir umdenken. Die Zeit können wir nicht kontrollieren. Wir können aber die Arbeitsergebnisse sehen.

Dafür ist es sinnvoll, jedem Mitarbeiter ein bestimmtes, seiner Arbeitszeit entsprechendes Arbeitspensum zuzuweisen. Viele Kanzleien arbeiten schon mit Sollzeiten, die aus Erfahrungswerten abgeleitet sind. Über diese Sollzeiten lassen sich die Aufträge auf die Mitarbeiter verteilen, die dann auch vom Honorar her dem Gehalt des Mitarbeiters entsprechen.

Die Erfolgskontrolle wird dann gerade für die Home Office Mitarbeiter deutlich einfacher. Im Prinzip ist es unerheblich, wie viel Zeit der Mitarbeiter tatsächlich mit dieser Arbeit verbringt – der eine ist zu Hause schneller, weil er weniger abgelenkt ist, der andere braucht mehr Zeit als im Büro, weil er z. B. durch kleine Kinder in der Konzentration gestört wird.

Damit sie sich die Arbeitsergebnisse nicht mühsam aus den Auswertungen ihres Softwareanbieters heraussuchen müssen, arbeiten manche Kanzleien schon mit einem "Erfolgsbericht", in den die Mitarbeiter selbst monatlich ihre Tätigkeiten mit dem daraus resultierenden Honorar sowie die nicht berechenbaren Stunden für Verwaltungstätigkeit eintragen.

Zu einer realistischen und flexiblen Arbeitsplanung und -kontrolle gehört natürlich auch immer die Abstimmung und somit die Kommunikation untereinander. Eine kurze aber regelmäßige Arbeitsbesprechung, die auch telefonisch bzw. per Online-Plattform (Skype, o. ä.) möglich ist, sollte daher auf keinen Fall fehlen.

Für die Sicherstellung der Qualität der Arbeit (fachlich/mandantenorientiert) empfiehlt sich das Arbeiten nach den Grundsätzen des Qualitätsmanagements mit entsprechenden einheitlichen Abläufen und Checklisten. Diese Vorgehensweise ist insbesondere bei neuen Mitarbeitern, die gleich ganz oder teilweise im Home Office arbeiten, unverzichtbar.