Einkaufscontrolling: Strukturen und Prozesse für realist ... / 2.2 Planungsprozess im Einkauf

2.2.1 Planung der Material- und Einkaufspreise

Marktentwicklung und Maßnahmen festlegen

Basierend auf der Mengenplanung prüft der Einkauf die aktuellen Marktentwicklungen pro Artikel- oder Artikelgruppe, und gibt eine Rückmeldung, ob die Ziele der Einkaufspreise eingehalten werden können. Neben der Zielerreichung sind ebenfalls die Maßnahmen zu hinterlegen, um die Ziele zu erreichen. Dabei ist wichtig, dass auch hier die Härtegrad-Logik angewandt wird, um zu überprüfen, wie sich die Maßnahmen bis zu einem gewissen Härtegrad auch in den Zielen der Einkaufspreise niederschlagen und ob diese realistisch sind.

Zielerreichung bei Planpreisen erwartet

Als Ergebnis liefert der Einkauf einen Bericht mit den Planpreisen pro Stück. Der Einkauf sollte die gesetzten Ziele für die Planpreise einhalten, wenn nicht gravierende Marktentwicklungen, die zum Zeitpunkt der Zielsetzung noch nicht bekannt waren, dem entgegen sprechen. Falls der Einkauf die gesetzten Ziele für die Planpreise des Einkaufs nicht einhalten kann, sind die Abweichungen im Detail in dem Planbericht des Einkaufs zu erklären. In dem Einkaufsbericht werden ebenfalls die Einkaufspreise mit den Planmengen ausmultipliziert, um einen Überblick über die gesamte Ergebniswirkung für das Unternehmen zu bekommen.

Freigabe der Preise einholen

Auf der Basis des Einkaufberichts wird eine Freigabe der Planpreise durch die Geschäftsführung eingeholt. Die Entscheidungsgrundlage hierzu sollte auf Basis der Zielsetzung, der Planpreise je Stück, der aktuellen Marktentwicklung und den zugrunde gelegten Maßnahmen vorbereitet werden. Dieser Prozess ist dabei durch einen unabhängigen Einkaufscontroller durchzuführen oder eng durch ihn zu begleiten, der optimaler Weise nicht disziplinarisch dem Einkauf unterstellt ist. Von ihm sind nicht nur die vorgeschlagenen Planpreise, sondern auch die zugrundeliegenden Maßnahmen kritisch zu überprüfen.

Es gibt auch die Möglichkeit, dass die Geschäftsführung die Einkaufspreise nicht genehmigt. Dies kann hauptsächlich an folgenden Gründen liegen:

• Die Zielsetzung ist nicht erreicht.
• Die Einkaufspreise spiegeln nicht die aktuellen Marktentwicklungen nicht wider.
• Die Maßnahmen, um diese Einkaufspeise zu erreichen, sind nicht adäquat definiert.

Im Falle einer Nichtgenehmigung sind die Einkaufspreise und/oder die dazugehörigen Maßnahmen vom Einkaufscontrolling zusammen mit dem Einkauf zu überarbeiten.

Achtung

Überarbeitungsschleife vermeiden

In einem effizienten Einkaufsplanungsprozess sind solche Überarbeitungsschleifen nicht vorgesehen. Diese führen zu Prozessverlängerung und Verschwendung. Deshalb ist es zu empfehlen, dass das Einkaufscontrolling den Prozess der Einkaufspreisplanung eng begleitet und sofort mit der Geschäftsführung einen Abstimmtermin vereinbart, sobald die Gefahr zu erkennen ist, dass die Ziele der Einkaufspreise nicht erreicht werden oder sonst etwaige Gründe vorliegen, die zu Schleifen im Einkaufsplanungsprozess führen können.

Sind die Planpreise des Einkaufs von der Geschäftsführung genehmigt, werden die geplanten Materialkosten für die Kalkulation der Standardherstellkosten bzw. im Falle der Handelsware direkt zur Ermittlung der Gross Marge verwendet.

2.2.2 Planung der Funktionsbereichskosten

Diverse Detaillierungsgrade möglich

Parallel zum Planungsprozess der Einkaufspreise erfolgt die Planung der Funktionsbereichskosten des Einkaufs. Diese erfolgt ebenfalls optimaler Weise auf Basis einer Zielsetzung. Dabei können entweder die Funktionsbereichskosten in einer Summe geplant und als Ziel vorgegeben werden oder detailliert nach den Bestandteilen Personalkosten, Gemeinkosten, Umlagen und Dienstleistungsverrechnungen. Eine weitere Detaillierung könnte auch auf Kostenartenebene erfolgen. Idealerweise sollte auf dem definierten Detailierungsgrad auch die Zielsetzung erfolgen. Danach erfolgt ein Abgleich mit der Zielsetzung und dem Vorjahr sowie im Anschluss der Freigabeprozess.

Ein weiter Bestandteil der vom Einkauf zu verantworteten Planung kann in der Planung eines eventuellen Skontoertrags liegen, entweder in Summe oder separiert nach Artikel oder Artikelgruppen falls möglich, oder in der Planung der vom Einkauf zu verantworteten Bestände. In jedem Fall sollte ein Abgleich mit der Zielsetzung und dem Vorjahr erfolgen und ab einer gewissen Wertgrenze Maßnahmen hinterlegt werden.

Nach Fertigstellung der gesamten Planung erfolgen eine Analyse der planerisch ermittelten Gewinn- und Verlustrechnung des Unternehmens und ein Abgleich zum Vorjahr und zur Zielsetzung. Auf der Basis der wichtigsten Kennzahlen für den Einkauf wie Entwicklung der Einkaufspreise, der Funktionsbereichskosten, des Skontoertrags sowie der Bestände wird die Freigabe durch die Geschäftsführung eingeholt – oder es wird ggf. eine Überarbeitung der gesamten Planung erforderlich.