Die Entstehung von Einzelkosten wird durch Erfassungsbelege festgehalten. Materialentnahmescheine belegen den Materialverbrauch, Lohnzettel den Einsatz von Fertigungszeiten. Beim Auftreten von Sondereinzelkosten werden Buchungsbelege erstellt, die alle notwendigen Daten enthalten. Das gilt auch dann, wenn die Kosten nicht aus der Kostenträgersicht betrachtet werden. Grundsätzlich können alle Belegarten vorkommen. Belege können auch digital sein, wenn z. B. Entnahmen aus dem Lager direkt am Bildschirm erfasst werden. Auch Belege aus externen Quellen (Eingangsrechnungen, Arbeitszettel von Leiharbeitern) können digital in das System einfließen. So werden Kosten gespart.
Um den Aufwand für Buchung und Erfassung der Einzelkosten weiter zu minimieren, werden in der Praxis immer mehr automatische Verbuchungen vorgenommen. Zum Beispiel wird nicht mehr jeder Materialverbrauch einzeln erfasst und gebucht. Vielmehr erfolgt mit Hilfe der Stücklisten eine Berechnung des eingesetzten Fertigungsmaterials, indem die produzierte Menge von Produkten mit den Stücklistenmengen der dazu notwendigen Materialien multipliziert wird. Ähnlich können mit Hilfe der Arbeitspläne auch die Fertigungslohnkosten errechnet werden. Dies liefert jedoch nur dann ausreichend korrekte Ergebnisse, wenn die Stücklisten und Arbeitspläne stets aktuell sind und Ausnahmen erfasst und verbucht werden.
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