Entfernungspauschale, Arbeitnehmer

Wo die Probleme sind:

• Das richtige Konto
• Erste Tätigkeitsstätte
• 0,03 %- oder 0,002 %-Methode beim Firmenwagen
• Nutzung unterschiedlicher Verkehrsmittel

1 So kontieren Sie richtig!

Praxis-Wegweiser: Das richtige Konto
Kontobezeichnung	SKR 03	SKR 04	Eigener Kontenplan	Bilanz/GuV
Sachzuwendungen und Dienstleistungen an Arbeitnehmer	4152	6072		Löhne und Gehälter, Sachbezüge
Pauschale Steuer auf sonstige Bezüge (z. B. Fahrkostenzuschüsse)	4149	6069		Löhne und Gehälter, freiwillige Zuwendungen

Aufgrund der aktuell stark gestiegenen Spritpreise hat der Gesetzgeber die bislang für 2024 geplante Erhöhung der Entfernungspauschale vorgezogen. Damit beträgt rückwirkend zum 1.1.2022 die Entfernungspauschale für jeden vollen Entfernungskilometer der ersten 20 Kilometer zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte 0,30 EUR und für jeden darüber hinausgehenden Kilometer 0,38 EUR (in 2021 0,35 EUR). Die Anhebung der Entfernungspauschale ab dem 21. Kilometer erfolgte hierbei befristet und endet bereits mit Ablauf des Jahres 2026.

Beim Einsatz eines Privatfahrzeugs ist die Situation ganz einfach, weil die gefahrene Strecke mit dem Kilometersatz von 0,30 EUR bzw. 0,38 EUR (in 2021 0,35 EUR) und der Anzahl der Fahrten multipliziert wird. Diese Kosten kann der Arbeitnehmer in seiner Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen. Falls der Arbeitgeber, zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn, Sachbezüge in Form einer unentgeltlichen oder verbilligten Beförderung des Arbeitnehmers zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte erstattet, kann er diese pauschal mit 15 % besteuern. Weitere Voraussetzung hierfür ist, dass die geleisteten Sachbezüge den Betrag nicht übersteigen, welchen der Arbeitnehmer gem. § 9 Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 und Abs. 2 EStG als Werbungskosten geltend machen kann. Die Abgaben werden auf das Konto "Pauschale Steuer auf sonstige Bezüge (z. B. Fahrtkostenzuschüsse)" 4149 (SKR 03) bzw. 6069 (SKR 04) gebucht.

Buchungssatz:

Sachzuwendungen und Dienstleistungen an Arbeitnehmer
Pauschale Steuer auf sonstige Bezüge (z. B. Fahrtkostenzuschüsse)
an Bank

Hinweis

Zeitlich befristete Erhöhung der Entfernungspauschale

Für den Zeitraum 2022 bis 2026 wird ab dem 21. Entfernungskilometer die Entfernungspauschale auf 0,38 EUR (in 2021 0,35 EUR) angehoben.

Unabhängig von den zeitlich begrenzten Erhöhungen der Pauschale, bleibt die Begrenzung der abzugsfähigen Aufwendungen für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte als Werbungskosten weiterhin auf 4.500 EUR begrenzt, soweit der Arbeitnehmer keinen eigenen oder ihm zur Nutzung überlassenen Pkw verwendet.

2 Praxis-Beispiel für Ihre Buchhaltung: Abrechnung von Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte

Der Arbeitnehmer wohnt 30 Kilometer von seiner ersten Tätigkeitsstätte entfernt. Er fährt diese Strecke an 210 Tagen und kann in seiner Steuererklärung eine Entfernungspauschale von

210 Tage × 20 km × 0,30 EUR = 1.260 EUR sowie

210 Tage × 10 km × 0,38 EUR = 798 EUR,

insgesamt also 2.058 EUR (= 1.260 EUR + 798 EUR) geltend machen.

Den Betrag, den der Arbeitnehmer in seiner Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen kann, darf der Arbeitgeber ihm erstatten, wenn er den Betrag pauschal mit 15 % versteuert. Der pauschal versteuerte Betrag, den der Arbeitgeber zusätzlich zum normalen Arbeitslohn auszahlt, ist sozialversicherungsfrei. Dabei rechnet er wie folgt:

	Monatsbetrag	Jahresbetrag
Entfernungspauschale	171,50 EUR	2.058,00 EUR
pauschale Lohnsteuer 15 %	25,73 EUR	308,70 EUR
ggf. Kirchensteuer: z. B. 25,73 EUR bzw. 308,70 EUR × 7 %	1,80 EUR	21,60 EUR
Steuerbelastung insgesamt	27,53 EUR	330,30 EUR

Es fallen keine Sozialversicherungsbeiträge an, sodass die pauschale Besteuerung beiden, dem Arbeitgeber und dem Arbeitnehmer, Vorteile bringt.

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
4175/6090	Fahrtkostenerstattung Wohnung/Arbeitsstätte	171,50
4149/6069	Pauschale Steuer auf sonstige Bezüge (z. B. Fahrtkostenzuschüsse)	27,53	1200/1800	Bank	199,03

3 Entfernungspauschale: Auf die erste Tätigkeitsstätte kommt es an

Die Entfernungspauschale beträgt für jeden vollen Entfernungskilometer zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte 0,30 EUR für die ersten 20 Kilometer und 0,38 EUR (in 2021 0,35 EUR) für jeden weiteren Kilometer. Die Entfernungspauschale ist bei Arbeitnehmern nur für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte anzusetzen. Arbeitnehmer können pro Beschäftigungsverhältnis nur eine erste Tätigkeitsstätte haben.

Es kommt somit zunächst darauf an festzustellen, ob es sich bei den Fahrten, die der Arbeitnehmer unternimmt, überhaupt um Fahrten handelt, für die die Entfernungspauschale gilt. Die Entfernungspauschale ist anzuwenden, wenn der Arbeitnehmer eine erste Tätigkeitsstätte hat. Gem. § 9 Abs. 4 EStG ist dies in mehreren Stufen zu prüfen.

Dabei ist zwingend die folgende Reihenfolge einzuhalten:

1. Schritt:	Der Arbeitgeber hat die erste Tätigkeitsstätte festgelegt.
2. Schritt:	Ohne Festlegung bzw. ohne eindeutige Festlegung durch den Arbeitgeber sind die gesetzlich vorgegebenen Merkmale entscheidend.

3.1 Welche Grundsätze bei der Ermittlung der Entfernungspauschale gelten

Setzt der Arbeitnehmer sein Privatfahrzeug ein, ist die Ermittlung ganz einfach. Als Werbungskosten sind...