Erstberatungsbrief: Kassenbuchführung / Anschreiben

Sehr geehrte Frau …, sehr geehrter Herr …,

im Rahmen bundesweit durchgeführter Betriebsprüfungen wurde festgestellt, dass viele Kassenbuchführungen den Anforderungen des Finanzamts nicht gerecht werden. Viele der verwendeten elektronischen Registrierkassen ließen es sogar im Nachhinein zu, dass komplette Datensätze gelöscht werden konnten.

Daraufhin wurden die Regelungen zur ordnungsgemäßen Kassenbuchführung deutlich verschärft. Es wurde unter anderem zum 1.1.2018 auch die sog. Kassennachschau eingeführt. Diese kann völlig entkoppelt von einer Betriebsprüfung ohne Vorankündigung jederzeit vom Finanzamt durchgeführt werden. Von dieser Überprüfung sind nicht nur die computergestützten Kassen und die Registrierkassen betroffen, sondern auch die offenen Ladenkassen.

Ich will/Wir wollen Ihnen einen Einblick geben, welche Anforderungen an die Kassenbuchführung gestellt werden. Zunächst gilt es festzustellen, dass die Art der Kassenbuchführung in erster Linie von der Art des betriebenen Gewerbes abhängt. Es muss sich die Frage gestellt werden, ob der Kasse eine zentrale Bedeutung für die geschäftliche Betätigung zukommt. Insbesondere in Apotheken, der Gastronomie und dem übrigen Einzelhandel kommt der Kasse eine besondere Bedeutung zu. Denn hier werden nahezu alle Einnahmen im täglichen Verkauf durch die Dokumentation der Kassenbuchführung erfasst. Diese muss dann diversen gesetzlichen Ansprüchen hinsichtlich des ordnungsgemäßen Führens von Kassenbüchern genügen. Ansonsten kann es in der Folge zur Verwerfung der Kassenbuchführung kommen.

Wesentliche Grundsätze der Kassenbuchführung

Sie wissen: Es darf keine Buchung erfolgen, ohne dass dieser Buchung ein Beleg zu Grunde liegt. Nicht nur die Einkäufe, die aus der Kasse getätigt werden, und die Verkäufe, die durch die Kasse getätigt werden, müssen in der Kassenbuchführung dokumentiert werden. Auch die Privatentnahmen und Privateinlagen müssen ihren Niederschlag finden.

Beispiel: Ein Apotheker entnimmt kurz vor Schließung der Apotheke 200 EUR aus der Apothekenkasse, um diese 200 EUR für ein privates Abendessen zu verwenden. Diese 200 EUR müssen im Rahmen der Kassenbuchführung als Entnahme von Barmitteln den Kassenbestand mindern. Legt der Apotheker hingegen 200 EUR aus seinem privaten Bargeldbestand in die betriebliche Kasse ein, müssen diese 200 EUR den Kassenbestand erhöhen. Für getätigte Entnahmen oder Einlagen sollten Quittungen oder Eigenbelege erstellt werden, aus denen die Höhe des entnommenen oder des eingelegten Bargelds zu entnehmen ist und der jeweilige Tag, an dem das Geld in die Kasse eingelegt bzw. aus ihr entnommen wurde, sollte ebenso dokumentiert werden.

Zudem müssen alle Eintragungen der Kassenbuchführung vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden. Die Kassenaufzeichnungen sollten darüber hinaus so geführt werden, dass es jederzeit möglich ist, den Sollbestand mit dem Istbestand der Kasse abzugleichen. Eine regelmäßige Kassenprüfung sollte hinsichtlich des tatsächlich in der Kasse vorhandenen Bargeldbestands durch nachzählen in bestimmten Zeitintervallen erfolgen. Zudem darf ein Kassenbestand nie negativ sein. Denn weniger als auf 0 EUR lauten kann ein Kassenbestand niemals. Wird aus der Kasse Geld entnommen, um dieses Geld auf das betriebliche Bankkonto einzuzahlen, oder wird vom Bankkonto Geld abgehoben, um es in die Kasse einzuzahlen, muss auch diese Geldverschiebung (Geldtransit) zwingend dokumentiert werden.

Muss eine bereits erfolgte Eintragung in einem Kassenbuch im Nachhinein geändert werden, darf die ursprünglich vorhandene Eintragung niemals nachträglich verändert oder gar unkenntlich gemacht werden. Stellt sich im Nachhinein heraus, dass eine bereits erfolgte Eintragung fehlerhaft war, muss eine Streichung dieser Eintragung vorgenommen werden, aber die ursprüngliche Eintragung muss lesbar bleiben. Die eigentliche Berichtigung erfolgt als neue Eintragung. Alle im Laufe des Tages getätigten Einnahmen und Ausgaben müssen taggenau erfasst werden.

Anforderungen an die Kassenbuchführung beim Einnahmen-Überschuss-Rechner

n Für den Unternehmer, der seinen Gewinn im Rahmen der Erstellung einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermittelt, gelten die Regelungen zur Kassenbuchführung in gleicher Weise. Werden Bareinnahmen mit einer elektronischen Registrierkasse erfasst, so erfordert dies die tägliche Erstellung eines Z Bons.

Bedeutung der Kassensicherungsverordnung

Gemäß dieser Vorschrift muss für jede digitale Grundaufzeichnung im Rahmen eines elektronischen Aufzeichnungssystems eine neue Transaktion gestartet werden. Diese Transaktion muss die folgenden Inhalte zwingend abbilden:

• Zeitpunkt des Vorgangsbeginns
• Eine eindeutige und fortlaufende Transaktionsnummer
• Art des Vorgangs
• Daten des jeweiligen Vorgangs
• Art der Zahlung
• Zeitpunkt von Vorgangsbeendigung und Vorgangsabbruch
• Einen Prüfwert
• Die Seriennummer des el...