Excel im Controlling: Empfehlungen für einen erfolgreich ... / 4 Fehlerquellen reduzieren und Excel als wichtiges Controllingwerkzeug nutzen

Wenn man in Controlling und Rechnungswesen ein paar Dinge beherzigt und nicht ständig "mal schnell" neue Anwendungen erstellt um immer wieder spezielle Fragestellungen bearbeiten zu können, spricht im Kern nichts gegen den – auch intensiven Einsatz – von Excel im Betrieb. Einige Punkte sollen hervorgehoben werden, um noch erfolgreicher mit Excel arbeiten zu können:

"Schnellschusslösungen" konsequent vermeiden! Besser ist es, sich vorab genau zu überlegen,

• was man wie darstellen möchte,
• wer die Adressaten sind,
• welche Erwartungen sie haben und
• wie Informationen aufbereitet und dargestellt werden sollen.

Dabei hilft es durchaus, sich zunächst ein Blatt Papier zu nehmen und aufzuzeichnen, wie die Struktur und der Aufbau einer Datei bzw. Auswertung später aussehen sollen. Nur, wenn man eine Lösung lediglich einmal benötigt und damit später nicht weiterarbeiten möchte, sollten Schnellschüsse ausnahmsweise erlaubt werden.

• "Spaghetti-Code" vermeiden, d. h. Formeln mit zahlreichen Sprüngen und Verzweigungen, die selbst der Ersteller nicht mehr oder nur mit Mühe nachvollziehen kann, wenn er die Datei längere Zeit nicht mehr genutzt hat.
• Vorgehen, Funktionsweise, Funktionen und Änderungen konsequent dokumentieren: Sofern möglich sollten die Mappen so gestaltet werden, dass man sofort erkennen kann, was wo eingegeben wird, etwa, indem man eindeutige Bezeichnungen wie Umsatz, Kosten, Gewinn oder Monatsnamen verwendet. Zudem lässt sich auch die Kommentarfunktion von Excel sehr gut für Dokumentationen einsetzen. Und es gibt eine weitere Möglichkeit der Kommentierung, die nicht ganz so bekannt ist: Man kann einer Formel einfach die Funktion N anhängen. N steht für Kommentar. Lautet die Formel z. B. = A1+A2 lässt sich die Kommentierung wie folgt anhängen: = A1+A2+N(Umsatz Produkt 1 plus Umsatz Produkt 2). Geht man mit dem Cursor auf die Summenzelle, kann man sowohl die Formel als auch den Kommentar sehen.
• Excel nicht als Datenbank einsetzen, auch wenn das grds. möglich ist. Denn Excel hat alle Daten im Arbeitsspeicher und das geht irgendwann zu Lasten der Bearbeitungsgeschwindigkeit. Besser ist es, bei der Arbeit mit großen Datenmengen auf echte Datenbanken bzw. Programme wie Microsoft Access zurückzugreifen, was aber regelmäßig gutes und umfassendes Fachwissen erfordert.
• Systematisch und methodisch arbeiten! D.h. sich z. B. vorher genau zu überlegen, was man mit einer Anwendung erreichen will, ob sie auch in anderen Bereichen von anderen Nutzern eingesetzt werden soll. Außerdem sollten alle Anwendungen möglichst zentral erfasst und dokumentiert werden, damit man sich nicht mehrfach daran setzt, eine "neue" Lösung zu konzipieren, die es an anderer Stelle im Unternehmen schon gibt.
• Makros und komplexe Formeln nur einsetzen, wenn sie gut durchdacht und dokumentiert werden! Gerade bei der Anwendung von Makros ist das wichtig, da der Rekorder alle Aktivitäten aufzeichnet, auch unnötige Mausklicks oder ein Scrollen des Bildschirms. In der Folge werden Makros oft erheblich größer als nötig und evtl. erforderliche Korrekturen erschwert.
• Möglichst nur mit einer Datei arbeiten und Verknüpfungen mit mehreren Dateien vermeiden!
• Standards für Unternehmen und Controlling erarbeiten, z. B. einheitliches Layout und Design (z. B. Schriftarten und -größen, Zahlenformate, Zellfarben, Grafiken, Vergabe von Namen für Zellen), Hervorhebung von Zellen, in die Eingaben getätigt werden sollen (z. B. blaue Schrift und hellgraue Zellfarbe), Vergabe von Nutzerrechten oder Blatt- bzw. Formelschutz. So finden sich Anwender mit für sie neuen Dateien oder Anwendungen schneller zurecht und ein versehentliches Verändern wichtiger Felder ist nicht möglich oder das Risiko wird zumindest erheblich reduziert.
• Schnittstellen für eine automatische Datenübernahme bei regelmäßig genutzten Anwendungen erstellen. Bspw. können Schnittstellen zur Buchhaltung programmiert werden, wenn man einen monatlichen Plan-Ist-Vergleich von Umsätzen, Kosten, Gewinn und Liquidität vornehmen möchte.
• Regelung, wer im Unternehmen Dateien oder Anwendungen erstellen darf (oder wer gefragt werden muss), damit ein zu starker Wildwuchs an Tools vermieden wird. Alle Anwendungen sollten zentral mit einer kurzen Beschreibung erfasst werden, um Dopplungen zu vermeiden. Außerdem sollte jährlich überprüft werden, welche Anwendungen ggf. nicht mehr benötigt werden.
• Internes Qualitätsmanagement aufbauen. Dabei werden z. B. Formeln, Verknüpfungen, Berechnungen usw. systematisch geprüft, die Ergebnisse dokumentiert und die Ersteller bei Fehlern zur Änderung verpflichtet werden.
• Mobilen Zugriff ermöglichen: Es sollte dafür gesorgt werden, dass alle oder zumindest wichtige Excel-Lösungen, auch jederzeit von unterwegs aufzurufen und zu bearbeiten sind. Das gilt nicht nur für Auswertungen oder Planungen, sondern auch für Anwendungen, mit denen man z. B. Angebote für Kunden oder Anfragen an Lieferanten erstellt.