Fahrtkostenzuschuss / 4.1 Pauschalierung mit dem Pauschsteuersatz von 15 %

Rainer Hartmann

4.1.1 Pauschalierung nur bei Zusätzlichkeit

Voraussetzung für die Lohnsteuerpauschalierung mit 15 % zuzüglich Solidaritätszuschlag i. H. v. 5,5 % der pauschalen Lohnsteuer und ggf. der (pauschalen) Kirchensteuer ist, dass die Fahrtkostenzuschüsse zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn geleistet werden. Zuschüsse zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn können deshalb nur (freiwillige) Zusatzleistungen des Arbeitgebers sein, da nur solche vom Arbeitgeber nicht ohnehin geschuldet werden.^{^[1]}

Schädlich sind nur Gehaltsumwandlungen

Die Zusätzlichkeitsvoraussetzung ist erfüllt, wenn die zweckbestimmte Leistung zu dem Arbeitslohn hinzukommt, den der Arbeitgeber arbeitsrechtlich schuldet. Insoweit ist es unerheblich, ob der Arbeitnehmer einen Rechtsanspruch auf die zweckbestimmte Leistung hat. Schädlich sind danach nur Gehaltsumwandlungen.

[1]

S. Zusätzlichkeitsvoraussetzung.

4.1.2 Pauschalierung begrenzt auf Werbungskostenabzug

Pauschalierungsfähig ist höchstens der Betrag, den der Arbeitnehmer als Werbungskosten geltend machen kann. Nach welchen Grundsätzen der Arbeitgeber die Fahrtkostenzuschüsse zahlt, ist unbeachtlich, solange die Zuschüsse das pauschalierungsfähige Volumen nicht übersteigen.

Die Bemessungsgrundlage für die pauschale Lohnsteuer von 15 % berechnet sich für die gesamte Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte mit 0,30 EUR pro Entfernungskilometer bzw. 0,38 EUR (2021: 0,35 EUR) ab dem 21. Entfernungskilometer.^{^[1]}

Trägt der Arbeitnehmer die Pauschalsteuer^{^[2]}, mindert diese nicht die steuerliche Bemessungsgrundlage, es erfolgt kein Abzug vom Arbeitgeberzuschuss.

Hinweis

Höhere Entfernungspauschale beeinflusst Pauschalierungsobergrenze mit 15 %

Bei Benutzung eines Pkw für die arbeitstäglichen Fahrten zum Arbeitgeber ergibt sich ein höheres mögliches Pauschalierungsvolumen, wenn die Entfernungspauschale steigt.

Übersteigende Beträge werden individuell versteuert

Übersteigen die Fahrtkostenzuschüsse den als Werbungskosten absetzbaren Betrag, unterliegt der übersteigende Betrag dem individuellen Lohnsteuerabzug. Obergrenze ist bei Benutzung des eigenen Pkw die Entfernungspauschale.

Pauschalierung bei Sachbezügen

Die Höhe der pauschalierungsfähigen Arbeitgeberzuschüsse ist an die tatsächlichen Aufwendungen des Arbeitnehmers für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte geknüpft.^{^[3]} Obergrenze ist der als Werbungskosten abziehbare Betrag.^{^[4]} Danach sind hinsichtlich der möglichen Pauschalbesteuerung von Fahrtkostenzuschüssen 4 Fallgruppen zu unterscheiden. Zulässig ist die Lohnsteuerpauschalierung bei der Erstattung von Fahrtkosten durch den Arbeitgeber

bei Benutzung eines eigenen Kfz in Höhe der Entfernungspauschale^{^[5]}
bei Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel in Höhe der tatsächlichen Aufwendungen des Arbeitnehmers^{^[6]},
bei Benutzung anderer Verkehrsmittel in Höhe der tatsächlichen Aufwendungen des Arbeitnehmers, max. bis zum Höchstbetrag von 4.500 EUR,
bei Arbeitnehmern mit Behinderung, die für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte die tatsächlichen Kosten ansetzen dürfen (Grad der Behinderung mindestens 70 oder mindestens 50 und Merkzeichen "G"), in vollem Umfang bis zur Höhe der tatsächlichen Aufwendungen.

[1] § 40 Abs. 2 Satz 2 EStG.

[2]

S. Abwälzung der Pauschalsteuer.

[3] § 40 Abs. 2 Satz 3 EStG.

[4] R 40.2 Abs. 6 LStR.

[5] § 9 Abs. 1 Nr. 4 EStG.

[6] Seit 2019 nur noch von Bedeutung, wenn der Arbeitgeber anstelle der vorrangigen Steuerfreiheit die Pauschalbesteuerung mit 25 % wählt, s. Abschn. 4.1.5.

4.1.3 Nutzung eines arbeitnehmereigenen Pkw

Fahrtkostenzuschüsse zu den arbeitstäglichen Fahrten mit dem eigenen Pkw können ab dem ersten Kilometer mit 15 % pauschal versteuert werden. Nur soweit der Arbeitgeberersatz für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte über die Entfernungspauschale hinausgeht, ist er als laufendes Entgelt nach den ELStAM zu versteuern.

Praxis-Beispiel

Berechnung der pauschalen Lohnsteuer

Ein Arbeitnehmer erhält von seinem Arbeitgeber einen monatlichen Fahrtkostenzuschuss für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte mit dem eigenen Pkw i. H. v. 0,30 EUR je Entfernungskilometer. Die Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte beträgt 30 Kilometer. Für Januar4 (20 Arbeitstage) ergibt sich ein Arbeitgeberzuschuss von 180 EUR (20 Tage x 30 km x 0,30 EUR).

Ergebnis: Der Arbeitgeber kann den Aufwendungsersatz mit 15 % pauschal versteuern bis zu dem Betrag, den der Arbeitnehmer ohne Arbeitgeberersatz als Werbungskosten in seiner Einkommensteuererklärung abziehen dürfte. Die Lohnsteuerpauschalierung ist auf 0,30 EUR bzw. ab dem 21. Entfernungskilometer auf 0,38 EUR pro Kilometer der Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte begrenzt.

Bei 20 Arbeitstagen ergibt sich ein pauschalierungsfähiger Fahrtkostenzuschuss von 196 EUR (20 Tage x [20 km x 0,30 EUR + 10 km × 0,38 EUR]). Für den Monat Januar kann damit der Fahrtkostenzuschuss in voller Höhe pauschal versteuert werden.

4.1.4 Nutzung eines Dienstwagens

Die Pauschalbesteuerung mit 15 % ist auch möglich, wenn dem Arbeitnehmer für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ein Dienstwagen zur Verfügung steht.^{^[1]}

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