Fahrzeugcontrolling als Grundlage für die steuerliche Op ... / 2.2 Variable Kosten in Bezug auf die Leistung

Die Leistung eines Fahrzeugs wird durch die gefahrenen Kilometer gemessen. Diese sind jedoch nicht immer vergleichbar, wenn daraus die variablen Kosten ermittelt werden sollen. Viele Faktoren spielen eine Rolle:

• die Art des gewählten Weges (Landstraße, Stadtverkehr, Autobahn …)
• die Fahrweise (Höchstgeschwindigkeit, spritsparend, hochtourig …)
• die Umstände der Fahrten (Staus, Steigungen …)
• die Belastung des Fahrzeugs (Anzahl Personen, Beladung …)

Die verschiedensten Einflüsse auf den Verbrauch von Kosten führen dazu, dass sich für unterschiedliche Fahrzeuge, auch wenn sie gleichen Typs sind, unterschiedliche Kosten je Kilometer ergeben. Diese können sogar von Monat zu Monat schwanken, je nachdem, welche Einflüsse gerade eingewirkt haben.

Treibstoffkosten

Den größten Posten der variablen Kosten bilden die Treibstoffe, die zum Betrieb der Fahrzeuge notwendig sind. Nachgewiesen werden diese durch Tankquittungen, die vom Fahrer einzureichen sind. Die darin enthaltene Umsatzsteuer kann für Unternehmen als Vorsteuer verbucht werden, die Mineralölsteuer ist nicht erstattungsfähig und muss als Kosten getragen werden. Daher ist sie auf der Tankquittung auch nicht separat ausgewiesen.

Praxis-Tipp

Bei den Kosten für Benzin und Diesel kann es zu erheblichen Verfälschungen bei der monatlichen Berechnung der Durchschnittsverbräuche kommen. Tanken Sie Ihr Fahrzeug am letzten Tag des Monats voll, wird dieser Monat mit vielleicht 60 EUR an Treibstoffkosten (ca. 50 Liter) belastet, die erst in den nächsten Monat gehören. Dies erhöht bei einer monatlichen Kilometerleistung von 2.000 km den Durchschnittsverbrauch um 2,5 l/100 km. Um diese Schwankungen auszugleichen, sollten Sie den Treibstoffverbrauch bei monatlich starken Abweichungen auf solche Situationen hin untersuchen. Erst wenn die Abweichung vom langfristigen Durchschnitt mehrere Monate anhält, sollten Sie Maßnahmen einleiten. Außerdem ist es sinnvoll, neben dem aktuellen Verbrauchswert (z. B. pro Monat) einen langfristigen Verbrauchswert zu ermitteln.

Hilfsstoffe

Zusätzlich zum Tanken müssen Hilfsstoffe gekauft werden. Dazu gehören das Motoröl, das nachgefüllt wird, Frostschutz für das Wischwasser und ähnliche Kleinigkeiten. Meist werden auch die Kosten für die Fahrzeugreinigung darunter verbucht.

Verschleißteile

Die Anzahl der Verschleißteile, die außerhalb der regelmäßigen Inspektionen ausgetauscht werden müssen, reduziert sich mit den technisch immer weiter verbesserten Fahrzeugen. Dafür fallen aber neue Reifen stark ins Gewicht. Das gilt auch für Winterreifen, die jedoch auch Teil der Anschaffungskosten des Fahrzeugs sein können. Andere Verschleißteile sind z. B. Scheibenwischerblätter.

Hinweis

Hilfsstoffe und Verschleißteile zusammenfassen

Da Hilfsstoffe und Verschleißteile meist keinen großen Betrag ausmachen und die Unterscheidung in der Praxis nicht vorgenommen wird, können Sie diese Positionen zusammenfassen. Einsparungspotenzial findet sich aber auch hier.

Inspektionen

Inspektionen sind abhängig von der erbrachten Leistung des Fahrzeugs und werden z. B. alle 30.000 km durchgeführt. In modernen Fahrzeugen wird das Wartungsintervall individuell auch durch die Fahrweise bestimmt. Damit ergibt sich ein direkter Zusammenhang zur Leistung, der sich den verantwortlichen Fahrern nicht immer erschließt. Im Fahrzeugcontrolling werden die Inspektionskosten – wie andere Kosten auch – im Monat des Anfalls verbucht.

Reparaturen

Reparaturen sind ungeplant und haben nur teilweise einen Zusammenhang mit der erbrachten Leistung des Fahrzeugs. Nur wenn die Reparatur aufgrund von Abnutzungen notwendig ist, besteht eine Beziehung. Reparaturen zur Beseitigung von Beschädigungen sind nur durch die Fahrweise bedingt. Dennoch werden sie unter den Fahrzeugkosten verbucht. Für das Controlling ergibt sich die Aufgabe, diese Kosten besonders zu überwachen und Unterschiede, z. B. zwischen mehreren Fahrern, herauszufiltern.

Hinweis

Weitere Zusatzkosten separat erfassen

Neben den genannten Kostenarten werden in der Praxis weitere Kosten unter den Fahrzeugkosten verbucht. Dazu gehören z. B. Parkgebühren oder Mautkosten. Diese haben mit den Fahrzeugkosten nur wenig gemein, da sie nicht vom Fahrzeug selbst abhängen, sondern von der Aufgabe, die mit dem Fahrzeug erledigt wird. Der Pkw, der Transporter oder der Lkw erbringen nur die Leistung des Transports über eine bestimmte Anzahl von Kilometern. Es ist also sinnvoll, diese Kosten separat zu erfassen und z. B. den Logistikkosten direkt zuzuordnen.