F+E-Controlling / 4 Instrumente des F+E-Controlling

4.1 Vorgehensweise in der Phase der Ideenfindung

In der sehr frühen Phase des Innovationsprozesses, in der Phase der Ideengenerierung und -findung ist es außerordentlich wichtig, dass sich Forscher, Entwickler oder Querdenker der Kreativität hingeben können und sich somit keine Einschränkungen ihrer Genialität ergeben. Eine Steuerung mit Controlling-Instrumenten würde hier frühzeitig den kreativen Freiraum zerstören und zu einer Verringerung oder zum Versiegen visionärer Ideen führen. Das F+E-Controlling beschränkt sich hierbei auf die Erfassung und Darstellung der im Projekt aufgewandten Ressourcen, wie beispielsweise:

• eigene und fremde Personalkosten,
• Kosten, die aus einer aktiven Ideengenerierung resultieren, z.B. Kreativitäts-Workshops mit den Fachabteilungen,
• Kosten, die aus einer passiven Ideenfindung und -sammlung entstehen, z.B. Patent- und Literaturrecherche, Software zur Ideenspeicherung, Konkurrenzanalysen u.v.m.,
• Aufwendungen, die im Zusammenhang mit einer ersten Projekt-Bewertung entstehen, z.B. Kosten für Marktstudien, Erhebungen, Lieferanten- und Kundenanalysen.

Eine frühe Gegenüberstellung der eingesetzten Mittel (Input-Controlling) zum künftig möglichen Ertrag der Innovation gestaltet sich in der Praxis jedoch schwierig und ist selten sinnvoll. Ursächlich sind hohe Unsicherheiten und ungenügende Informationen hinsichtlich Realisierbarkeit, Projekt-Vorgehensweisen und Verwertbarkeit der Innovation.

Besonders bei international tätigen Unternehmen und Konzernen besteht aber gerade die Pflicht bzw. ein Anreiz, frühzeitig Projektbewertungen zu initiieren. Hierdurch gelingt eine frühzeitige, wenn auch nicht exakte Abschätzung, welche Projekte zukünftig favorisiert werden. Somit könnten im Vorfeld wenig Erfolg versprechende Projekte selektiert, wichtige Ressourcen entscheidend geschont und das Totalausfallrisiko minimiert werden. Solche Bewertungsaktivitäten sind jedoch sehr aufwändig und kostspielig. Kleine und mittelständische Unternehmen verfügen nicht über ausreichende Ressourcen und Organisationsstrukturen, um diese Untersuchungen durchführen zu können.

Praxis-Tipp

Nur vergleichbare Projekte der Vergangenheit als Planungsgrundlage nutzen

Vergleiche von F+E-Einzelprojekten, die bereits in der Vergangenheit erfolgreich realisiert wurden, mit aktuell durchzuführenden Projekten könnten als Bewertungsmaßstab herangezogen werden. Damit jedoch eine Vergleichbarkeit der F+E-Projekte hergestellt werden kann, sind hierfür geeignete Kriterien und Rahmenbedingungen klar zu definieren. Überschreiten dann zeitpunktbezogen die aufgewandten Mittel in dieser frühen Phase einen vorher definierten Rahmen oder ein oder mehrere Bewertungskennzahlen signifikant, so kann dies als Indiz dafür herangezogen werden, das Projekt einmal genauer zu betrachten. Diese Vorgehensweise macht jedoch nur dann Sinn, wenn im Unternehmen geeignete Vergleichsprojekte zur Verfügung stehen.

4.2 Vorgehensweise in der Phase der Ideenumsetzung

Mit zunehmender Projektreife – Entwicklung, Umsetzung und Herstellung erster Prototypen – erhöht sich die Informationsqualität und -quantität, einschneidende, bisher unsichere Bewertungsfaktoren können verifiziert werden und klassische Projekt-Controlling-Instrumente kommen zum Einsatz (Abb. 2).

Planungsinstrumente	Zeit-Controlling (Ablauf- und Terminplanung) Projektstrukturplan, (Balkendiagramme, Netzplantechnik, Meilensteintechnik) Budgetierung (strategische Budgetierung usw.)
Kontrollinstrumente	Projektkosten-Controlling (Prozesskostenrechnung, Soll-Ist-Vergleiche, Ist-Kosten-Erfassung) Target Costing Terminüberwachung mit Meilensteintrendanalysen
Steuerungsinstrumente	Projektpriorisierung und Projektauswahl mit Hilfe qualitativer (Checklisten, Nutzwert- und Portfolioanalyse) und quantitativer (Investitionsrechnungsverfahren, z.B. Kapitalwertmethode; interne Zinsfußmethode) Bewertungsverfahren
Informationsinstrumente	Patent- und Literaturrecherchen, Konkurrenzanalysen, Kennzahlen-Analyse Kunden- und Lieferantenbewertungen

Abb. 2: Klassische Projekt-Controlling-Instrumente

4.3 Vermeidung von Termin- und Ressourcenkonflikten

Mit Hilfe der Terminplanung, verarbeitet und durchgeführt in einem integrierten System, können frühzeitig Terminkonflikte erkannt werden. Die hohe Komplexität der einzelnen Tätigkeiten (Vorgänge) mit deren Verknüpfung über Anordnungsbeziehungen zu anderen Vorgängen und Meilensteinen verhindert dabei oft eine schnelle und angemessene Reaktion auf Terminänderungen.

Praxis-Tipp

Termintreue durch einfache Tätigkeitsbeschreibungen ermöglichen

Eine Reduzierung und Vereinfachung komplex verknüpfter Tätigkeiten und Vorgänge auf wenige wichtige Tätigkeitsbeschreibungen in der Terminplanung stellen ein hohes Maß an Terminqualität und Reaktionsgeschwindigkeit bei Terminveränderungen sicher. Ermöglicht und unterstützt werden muss dieser Ansatz durch eine interaktive Kommunikation zwischen Ihren Partnern, Kunden und Lieferanten. Interne sowie für Kunden wichtige Meilenstein-Termine geraten nicht in die Gefahr, aus einem Terminrahmen zu driften und so eine Projektverlängerung zu provozieren.

Abbildung 3 zeigt beispielhaft und auszugsweise den Ter...