Förderer und Bremser: Wie Sie Ihre Kanzleimitarbeiter in Veränderungsprozesse einbinden

Zusammenfassung

Egal, welches Thema Sie in Angriff nehmen: Es gibt kaum Projekte in Ihrer Kanzlei, die Ihre Mitarbeiter nicht betreffen. Im Gegenteil – meist sind es Ihre Mitarbeiter, die die Ideen dann tatsächlich in ihrer täglichen Arbeit umsetzen werden. Einer der wichtigsten Erfolgshebel ist es also, die einzelnen Mitarbeiter zum richtigen Zeitpunkt des Projektes mit einzubinden. Doch das ist leichter gesagt als getan.

Wenn Sie eine Idee oder ein neues Projekt verkünden, kennen Sie vielleicht das Phänomen: Sie kommen von einem Seminar zurück in die Kanzlei und berichten enthusiastisch davon, was ab jetzt alles anders gemacht wird. Alle nicken, schauen verstohlen zu den anderen und denken still: "Naja, warten wir mal 2 Wochen ab, dann hat sich das wieder gelegt." Und Sie wundern sich nach 2 Wochen (falls Sie sich tatsächlich noch erinnern, welche Maßnahmen von Ihnen beschlossen wurden), weshalb keiner der Mitarbeiter mit der Umsetzung begonnen hat.

Bei größeren Projekten wie Einführung eines QM, eines DMS oder einer papierlosen Kanzlei kann es sogar passieren, dass ein paar wenige Rädelsführer das Thema im negativen Sinn zu ihrem gemacht haben und den Kolleginnen und Kollegen aufzeigen, warum dieses Projekt zum Scheitern verurteilt ist. Gegen diese Wand des stillen Widerstands kommen Sie dann nur noch schwer durch. Deshalb ist es sinnvoll, sich zu Beginn eines Projektes die Einschätzung der Mitarbeiter vor Augen zu führen.

Hierzu ein Beispiel: Sie wollen die digitale Buchhaltung endlich flächendeckend in Ihrer Kanzlei einführen.

• Der Förderer schätzt die sachlichen – hier z. B. die technischen Schwierigkeiten – eher gering ein. Auch geht er davon aus, dass er persönlich mit der Veränderung gut klarkommen wird. Sein Job ist aus seiner Sicht nicht bedroht.
• Der Bremser sieht zwar keine hohen sachlichen Risiken, schätzt aber sein persönliches Risiko hoch ein. Wenn die Buchhaltung irgendwann "automatisch "läuft – was ist dann mit seinem Arbeitsplatz?
• Der Skeptiker traut sich selbst zu, die Veränderung umzusetzen. Er traut aber beispielsweise der neuen Technik nicht.
• Der Gegner schließlich geht davon aus, dass eine Veränderung sowohl hohe persönliche Risiken als auch hohe sachliche Risiken mit sich bringen wird. Er "mauert".

Verteilung der Typen in einer Kanzlei
10 %	Förderer
40 %	Bremser
40 %	Skeptiker
0 %	Gegner

Schauen Sie mal in Ihrer Kanzlei, ob Sie dieses Verhältnis wiederfinden. Es klingt erst mal erschreckend, dass bei dieser Verteilung nur 10 % der Mitarbeiter, "Hurra" schreien und begeistert vorne mitlaufen. Umso wichtiger ist es, diese früh in das Projekt einzubinden.

Wenn man dem 5 Phasen–Modell (nach Wilfried Krüger) folgt, läuft ein Projekt in etwa immer folgendermaßen ab:

1. Initialisierung – es geht los
2. Konzipierung – Ziele und Maßnahmen festlegen
3. Mobilisierung – wer ist dabei?
4. Umsetzung – wir machen das konkret
5. Verstetigung – jetzt wird es Routine

Sie ahnen es, die Förderer sind diejenigen, die Sie als erstes einbinden können. Schon in den ersten beiden Phasen sind sie dabei.

Bremser und Skeptiker sollten Sie frühestens am Ende der Konzipierung – quasi als advocatus diaboli – hinzunehmen. Die beiden Typen brauchen in der Mobilisierungsphase unterschiedliche Inputs. Während Sie den Bremser überzeugen müssen, dass er in der Lage sein wird, die Veränderung persönlich zu stemmen, geht es beim Skeptiker darum, die "technischen "Aspekte zum Schwerpunkt Ihrer Argumentation zu machen.

Tipps zum Umgang mit Bremsern und Skeptikern

Und was ist mit den Gegnern? Eigentlich ist das eher einfach: Der Gegner kann und will nicht aktiv eingebunden werden. Arbeiten Sie sich daher nicht an den Gegnern ab und konzentrieren Sie Ihre Energie auf die anderen Mitarbeitertypen.

Mitarbeiter-Workshop zum Abbau von Widerständen

Je nach Projektinhalt kann es sinnvoll sein, vor dem Projektstart selbst eine Diskussion mit allen Mitarbeitern zu führen, um Ängste und Widerstände abzubauen. Gerade bei der Digitalisierung schwingen unausgesprochene Ängste mit, die Sie ernst nehmen müssen.

Denn das Schlimmste was Sie in der Anfangsphase machen können, ist die Befürchtungen und Ängste klein zu reden oder abzutun nach dem Motto: "Jetzt stellen Sie sich nicht so an. Bei Ihrem Gehaltsniveau erwarte ich mir mehr Engagement." Oder mit Euphorie zu überspielen: "Das wird so großartig, ist so aufregend. Da verblassen doch alle Einwände dagegen."

Bereiten Sie sich vor und lassen Sie die Mitarbeiter ihre Einwände formulieren. Am besten bitten Sie jeden Einzelnen auf Moderationskarten 3 bis 5 ABER aufzuschreiben. Hängen Sie diese für alle sichtbar an eine (Pin-)Wand und gehen Sie sie Punkt für Punkt durch. Die größten Umsetzungschancen haben Sie, wenn Sie von vornherein damit rechnen und bereits im Vorfeld überlegen, wie Sie damit umgehen und eventuelle Einwände entkräften.

Was sind die 5 häufigsten ABER beim Thema Digitalisierung, die Ihnen begegnen werden? Vielleicht nicht eins zu eins in diesem Wortlaut, aber sinngemäß:

1. "Das braucht doch viel mehr Zeit....