Forschungs- und Entwicklungskosten: Kostenrechnung

Zusammenfassung

Fast alle Unternehmen quer durch alle Branchen sind gezwungen, in immer kürzeren Abständen neue Produkte an den Markt zu bringen. Sie müssen die immer differenzierteren Kundenwünsche erfüllen und sich vom Wettbewerb absetzen können. Um dieses Ziel zu erreichen, muss heute auch in kleineren Betrieben mit vergleichsweise großen Forschungs- und Entwicklungsbudgets gearbeitet werden.

Forschung und Entwicklung (F&E) kann dabei vom und im eigenen Unternehmen betrieben werden. Es gibt aber auch die Möglichkeit, diese Arbeiten zumindest teilweise durch Dritte erledigen zu lassen. Die zunehmende Größe des Blocks der Forschungs- und Entwicklungskosten macht es erforderlich, diese Kosten genauer zu betrachten, zu analysieren und verursachungsgerecht zu verteilen.

1 Wann fallen Forschungs- und Entwicklungskosten an?

Forschung und Entwicklung dienen der langfristigen Existenzsicherung des Unternehmens. Die Ergebnisse aus F&E sollen helfen, Marktanteile auszubauen oder zumindest zu sichern. Allgemein wird unter Forschung die Gewinnung neuer wissenschaftlicher Erkenntnisse mit dem Ziel der praktischen Anwendung verstanden. Innerhalb der Forschung wird zwischen Grundlagenforschung, zweckfreier oder reiner Forschung, angewandter oder Zweckforschung sowie Verfahrens- oder Erzeugnisforschung unterschieden. Forschungsergebnisse sind oft abstrakt und lassen sich nur selten unmittelbar in Produkte umsetzen.

Die Entwicklung hingegen ist konkreter gefasst als die Forschung. Sie baut auf deren wissenschaftlichen Erkenntnissen auf und setzt diese um. Die Entwicklung hat das Ziel, zu neuen oder wesentlich verbesserten Produkten, Dienstleistungen oder Verfahren für das Unternehmen zu gelangen. Am Ende der Entwicklung steht beispielsweise ein serienreifes neues Produkt oder ein praktisch anwendbares neues Verfahren.

Je nach Unternehmen und Branche werden durchaus zwischen 2 und 25 % (!) des Umsatzes in der Forschung und Entwicklung eingesetzt. Allein die Größe dieses Budgets macht eine gesonderte Betrachtung und Analyse durch die Kostenrechnung erforderlich. Dabei sollte die Frage im Vordergrund stehen, ob sich das für Forschung und Entwicklung eingesetzte Budget für den Betrieb rechnet.

Im Beitrag wird zwischen Forschung und Entwicklung unterschieden, da das Gesagte grundsätzlich für beide Gebiete gilt, obwohl der Entwicklungsaspekt in den meisten kleinen und mittelständischen Unternehmen eindeutig im Vordergrund stehen dürfte.

2 Welche Kostenarten zählen zu den Forschungs- und Entwicklungskosten?

Zunächst sollte festgestellt werden, welche Arbeiten und Kostenpositionen im Unternehmen überhaupt der Forschung und Entwicklung zugerechnet werden sollen. In erster Linie kommen hierzu natürlich die eigentlichen F&E-Kostenarten in Betracht, wie z. B.

• Kosten für Studien, Erhebungen, Recherchen, Analysen
• Beratungskosten
• Kosten für die Abschätzung des späteren Marktpotenzials
• Eigene und fremde Personalkosten (Arbeitszeiterfassung)
• Kapitalkosten für Investitionen, die zu Forschungs- und Entwicklungszwecken getätigt wurden
• Laborkosten
• Werkzeugkosten
• Materialkosten
• Konstruktionsarbeiten
• Wartung und Instandhaltung spezieller Geräte und von Ausrüstung
• Schulung, Aus- und Weiterbildung

Viele dieser Kostenpositionen sind Einzelkosten, die sich direkt einem F&E-Projekt oder einem Produkt zurechnen lassen, z. B. durch Zeitaufschreibungen oder Belege. Andere Positionen wiederum sind ganz oder teilweise Gemeinkosten wie etwa Abschreibungen, Wartung oder Werkzeugkosten.

Darüber hinaus fallen andere Kostenpositionen an, die nicht im eigentlichen Sinne zu den F&E-Kosten gehören, aber durch die Arbeiten in diesem Bereich verursacht werden, z. B. Reisekosten, Kommunikationskosten, Versicherungen, Steuern oder Raumkosten. Bei den meisten dieser Kostenpositionen handelt es sich um Gemeinkosten, die nicht unmittelbar einem F&E-Vorhaben zugerechnet werden können.

Kosten für Patente und Lizenzen sowie andere Schutzrechte zählen regelmäßig nicht zu den Forschungs- und Entwicklungskosten. In der Kalkulation werden sie als Sonderkosten des Vertriebs oder als Sonderkosten der Fertigung ausgewiesen.

3 Wie werden Forschungs- und Entwicklungskosten auf Kostenstellen erfasst?

Die Erfassung der Forschungs- und Entwicklungskosten erfolgt im Fall von Gemeinkosten am besten auf Kostenstellen. Üblich ist die Abrechnung der F&E-Kostenstellenrechnung mit Hilfe des Betriebsabrechnungsbogens. Unternehmen mit einem großen Forschungs- und Entwicklungsbereich sollten überlegen, ob sie einen eigenen F&E-Betriebsabrechnungsbogen einsetzen. Hierdurch wird die projektbezogene Kostenträgerrechnung, die Überwachung der Wirtschaftlichkeit oder die Weiterverrechnung der F&E-Kosten im Rahmen der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung wesentlich vereinfacht und die Transparenz verbessert.

Verrechnung der Forschungs- und Entwicklungskosten auf Kostenträger

Nachdem alle Forschungs- und Entwicklungskosten erfasst und die Gemeinkosten in der Kostenstellenrechnung weiter verrechnet worden sind, erfolgt im letzten Schritt die Zurechnung der Kosten auf die Kostenträger. Dies sollte zunächst dadurch geschehen, dass die F&E-Kosten auf die verursachenden Projekte und später auf die Endprodukte verrechnet werd...