Fragen und Antworten zum Kassengesetz / 3. Welche Besonderheiten sind bei wechselnden Kassenschubladen zu beachten?

Beim Einsatz wechselnder Kassenschubladen ist kein Kassenabschluss bei jedem Wechsel vorgeschrieben. Die Schublade ist allerdings nicht als ein Aufzeichnungssystem zu verstehen. Weiterhin bleibt die im Einsatz befindliche Kasse das System, auf das abgestellt wird. Es ist darauf zu achten, dass eine Kassensturz-Fähigkeit hergestellt wird. Diese Anforderung kann erreicht werden, wenn z. B. in den DSFinV-K-Export in der Datei Bonkopf_Zahlarten die entsprechende Schubladennummer als zusätzliches Feld exportiert würde. Der Datenkranz der DSFinV-K wurde zur Möglichkeit der zusätzlichen Aufnahme systemrelevanter Informationen offengehalten ( vgl. Nr. 1.3 der DSFinV-K). Auf die Besonderheit eines gemeinsamen Bargeldbestandes mehrerer einzelner Aufzeichnungssysteme ist in einer Verfahrensdokumentation hinzuweisen. Die Kassensturzfähigkeit kann auch in diesem Fall sichergestellt werden. Zur Ermittlung des Bargeldbestandes, zur Abrechnung und Verwaltung einzelner Schubladen getrennt vom eigentlichen Kassensystem genutzte BackOffice-Systeme fallen nicht zwingend unter § 146a AO . Wenn es sich um vollumfänglich getrennte Systeme handelt, müssen die Daten aus diesem System allerdings im Rahmen einer Außenprüfung nach § 147 AO im Rahmen des Datenzugriffs zur Verfügung gestellt werden können.