Fragen und Antworten zum Kassengesetz / Thema: Der Vorgang

1. Welche Anforderungen gelten an die “Bezeichnung der Ware bzw. der Leistung” (Nr. 2.2.3.6.2 des AEAO zu § 146a)? Wenn eine “handelsübliche Bezeichnung” zu verwenden ist, wie und wo ist diese definiert?

Dies ist in Nr. 2.1.3 des AEAO zu § 146 sowie Abschnitt 14.5 Absatz 15 Sätze 2 ff. des UStAE definiert.

2. Wie ist der Vorgangsstart genau definiert? Muss z. B. bei einer Vorbestellung/Reservierung im Restaurant oder bei der Reservierung von Kinokarten ein Vorgang gestartet werden? Wann genau im Bedienablauf muss eine Kommunikation mit der TSE erfolgen?

Laut KassenSichV muss "für jede Aufzeichnung eines Geschäftsvorfalls oder anderen Vorgangs [...] von einem elektronischen Aufzeichnungssystem unmittelbar eine neue [TSE-] Transaktion gestartet werden." Bei Reservierungen, Vorbestellungen oder anderen Vereinbarungen über zukünftige Lieferungen oder Dienstleistungen ist im ersten Schritt also zu entscheiden, ob in diesem Rahmen ein Vorgang begonnen werden muss. Eine hinreichende Wahrscheinlichkeit, dass es zu einem Geschäftsvorfall kommt, ist beispielsweise dann gegeben, wenn aufgrund dieses Schrittes bereits Leistungen vorbereitet werden. Wenn also aufgrund einer Bestellung Ware produziert wird, ist ein Vorgang zu beginnen. Wenn Anzahlungen geleistet werden oder der Rücktritt von der Bestellung bzw. Reservierung zu einer Zahlung führt (z. B. "No-Show"-Gebühr), ist in jedem Fall ein Vorgang zu beginnen. Eine unverbindliche Vorreservierung einer Leistung, die ohnehin erbracht werden wird (z. B. Vorreservierung von Kinokarten, die verfällt, wenn sie nicht bestätigt wird oder auch die Vereinbarung eines Friseurtermins) führt nicht zum Beginn eines Vorgangs. Wenn der aktuelle Bedienvorgang zu einem Vorgangsbeginn im Sinne des AEAO führt, muss in der TSE eine Transaktion gestartet werden, sobald eine relevante Handlung vorliegt. Hierbei kann es sich um den Beginn der Erfassung der Bestellung oder das Scannen von Ware handeln.

3. Wenn mit Bestellungen gearbeitet wird, wie müssen dann nachträgliche Preisänderungen (die nach der Bestellung aber vor der Rechnung erfolgen) abgebildet werden?

Alle Veränderungen müssen nachvollziehbar in Form einer Bestellung abgebildet werden. Die Summe aus der Menge multipliziert mit dem Bruttopreis aller Bestellungen muss dem Gesamtbruttobetrag der entsprechenden Rechnungen entsprechen.

4. Müssen Verkostung/Bruch etc. künftig an der Kasse "verbucht“ werden?

Es gibt keine gesetzliche Verpflichtung, Bestandsveränderungen über eine Kasse abzubilden. Andere Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

5. Wie müssen Trinkgelder behandelt werden?

Trinkgeld an den Unternehmer sind Teil des Umsatzes und somit zu erfassen. Trinkgeld an Angestellte sind unter dem Aspekt der Kassensturzfähigkeit wichtig, wenn und soweit diese nicht physisch getrennt vom betrieblichen Bargeldbestand aufbewahrt werden. Sofern Trinkgelder in den Geldbestand der Kasse aufgenommen werden, sind Aufzeichnungen hierüber mit einer TSE abzusichern.