Fragen und Antworten zum Kassengesetz / Thema: Kassen-Nachschau und Datenspeicherung

1. Ist es ausreichend, wenn nicht die Kasse die Daten aus der TSE auslesen und auf einen Datenträger schreiben kann, sondern die TSE für den Zugriff entnommen und z. B. auf einem PC ausgelesen werden muss?

Ja. Es gibt keine Vorgaben für den genauen Weg, auf dem die Daten zur Verfügung gestellt werden müssen. Die Daten müssen im Falle einer Außenprüfung oder Kassen-Nachschau in dem in der BSI-TR-03151 spezifizierten TAR-Format übergeben werden.

2. Dürfen die Daten der Kasse (zur Erzeugung des DSFinV-K-Exports) in der Cloud gespeichert werden?

Ja. Es ist jedoch sicherzustellen, dass die Daten jederzeit für Prüfungszwecke im Rahmen einer Außenprüfung oder Nachschau in engen zeitlichen Zusammenhang zur Verfügung gestellt werden können.

3. Was ist bei einem Systemwechsel zu beachten? Welche Anforderungen gibt es für eine Aufbewahrung von Daten und Hardware?

Im Fall eines Systemwechsels oder einer Auslagerung von aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten aus einem Produktivsystem darf von einer Aufbewahrung bislang verwendeter Hard- und Software nur dann abgesehen werden, wenn eine maschinelle Auswertbarkeit der Daten nebst Stammdaten und Verknüpfungen durch das neue oder ein anderes System uneingeschränkt gewährleistet ist. Für die TSE- und DSFinV-K-Daten ist die Auswertbarkeit im Rahmen einer Datenträgerüberlassung (sogenannter Z-3-Zugriff) schon durch deren Struktur gegeben. Andere aufbewahrungspflichtige Daten (also Daten, die Geschäftsvorfälle dokumentieren oder für deren Verständnis sie erforderlich sind), sind in geeigneter Form zu archivieren. Wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, können nicht mehr benötigte Kassensysteme und TSEs grundsätzlich z. B. vernichtet, verkauft oder an den Leasinggeber bzw. Vermieter zurückgegeben werden. Diese Außerbetriebnahme ist über das Mitteilungsverfahren mitzuteilen. Die gesetzliche Änderung hinsichtlich des Datenzugriffs gemäß § 147 Abs. 6 S. 6 AO ab dem 1. Januar 2020 ist zu beachten (sh. Rz. 142 und Rz. 164 der GoBD).

4. Wie sind die Daten eines elektronischen Aufzeichnungssystems i. S. d. § 146a AO i. V. m. § 1 Absatz 1 Satz 1 KassenSichV bei einer Kassen-Nachschau oder einer Außenprüfung dem Prüfer zur Verfügung zu stellen?

Es muss sichergestellt werden, dass die Daten jederzeit für Prüfungszwecke im Rahmen einer Außenprüfung oder Nachschau in engem zeitlichen Zusammen‐hang zur Verfügung gestellt werden können. Dies gilt auch für den Fall, dass eine Cloud-TSE eingesetzt wird. Die Daten des elektronischen Aufzeichnungssystems müssen im Format der digitalen Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K) zur Verfügung gestellt werden. Weitere Daten eines komplexen Softwaresystems, die nicht unter die DSFinV-K fallen (z. B. Warenwirtschaft), sind in einem maschinell auswertbaren Format zur Verfügung zu stellen. Dabei muss das Einlesen der Daten ohne Installation von Fremdsoftware auf den Rechnern der Finanzbehörde möglich sein. Die Daten der TSE müssen im Export-Format der TSE übergeben werden. Welche Daten bei einer Außenprüfung oder Nachschau bereitgestellt werden müssen, hat der Prüfer nach pflichtgemäßem Ermessen zu entscheiden.