Frotscher/Geurts, EStG § 40 Pauschalierung der Lohnsteue ... / 3.6 Pauschalierung bei Verpflegungsmehraufwendungen (Abs. 2 S. 1 Nr. 4)

Rz. 31

Nach § 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 4 EStG können Vergütungen für bestimmte Verpflegungsmehraufwendungen, die zum stpfl. Arbeitslohn gehören, pauschal besteuert werden.

Mehraufwendungen für Verpflegung sind dem Grunde nach Werbungskosten; der Höhe nach ist der Abzug durch § 9 Abs. 4a EStG begrenzt. Vergütet der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Verpflegungsmehraufwendungen, handelt es sich grundsätzlich um stpfl. Arbeitslohn; der Arbeitnehmer kann die Mehraufwendungen aber als Werbungskosten im Rahmen der Höchstbeträge des § 9 Abs. 4a EStG abziehen. Soweit sich die Vergütungen des Arbeitgebers im Rahmen der Höchstbeträge halten, stehen sich stpfl. Einnahmen und Werbungskosten in gleicher Höhe gegenüber, sodass die Vergütungen im Ergebnis keiner Steuer unterliegen. Zur Vereinfachung bestimmen daher § 3 Nr. 16 EStG (für private Arbeitgeber) und § 3 Nr. 13 EStG (für Arbeitgeber im öffentlichen Dienst), dass die Vergütungen im Rahmen der Höchstbeträge steuerfrei sind; Verpflegungsmehraufwendungen dürfen nach § 9 Abs. 4a S. 11 EStG bis zur Höhe dieser Vergütungen nicht als Werbungskosten abgezogen werden.

Soweit sich die Vergütung für die Verpflegungsmehraufwendungen im Rahmen der als Werbungskosten abziehbaren Höchstbeträge bewegt, führt sie danach nicht zu stpfl. Arbeitslohn. Die Pauschalierung nach § 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 4 EStG greift daher nur ein, wenn die Vergütung diese Höchstbeträge überschreitet. Liegen bereits dem Grunde nach keine abziehbaren Verpflegungsmehraufwendungen vor, ist die Pauschalierung ausgeschlossen.^[1]

Rz. 32

Die Pauschalierung ist möglich für Vergütungen für Verpflegungsmehraufwendungen anlässlich einer Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers i. S. d. § 9 Abs. 4a S. 2 und 4 EStG. Der Arbeitnehmer muss hierzu außerhalb seiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte i. S. d. § 9 Abs. 4 EStG beruflich tätig geworden sein. Nicht zulässig ist die Pauschalierung bei Vergütungen für Verpflegungsmehraufwendungen bei doppelter Haushaltsführung^[2], da § 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 4 EStG nicht auf § 9 Abs. 4a S. 12 EStG verweist.

Die Differenzierung der Auswärtstätigkeit zwischen Dienstreisen, Einsatzwechseltätigkeiten und Fahrtätigkeiten (§ 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 5 S. 2 und 3 EStG a. F.) ist ab dem Vz 2014 aufgrund der Neuregelung des steuerlichen Reisekostenrechts durch G. v. 20.2.2013 entfallen; der in § 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 4 EStG enthaltene Verweis auf die pauschalierungsfähigen Verpflegungsmehraufwendungen wurde an die Neuregelung in § 9 Abs. 4a EStG angepasst und durch G. v. 25.7.2014 im Hinblick auf die unterschiedlichen Regelungsorte für die Auswärtstätigkeit in den S. 2 und 4 sowie die Beträge der Verpflegungspauschalen in den S. 3, 5 und 6 präzisiert (Rz. 4).

Rz. 33

Die Pauschalierung der Vergütungen des Arbeitgebers für Verpflegungsmehraufwendungen bei Auswärtstätigkeiten ist nur bis zu bestimmten Pauschalierungsgrenzen zulässig. Die in § 9 Abs. 4a S. 3, 5 und 6 EStG geregelten ungekürzten Verpflegungspauschalen dürfen nicht um mehr als 100 % überschritten werden.^[3] Es wird also ein Pauschalierungsrahmen gebildet, für den als Untergrenze mehr als 100 %, als Obergrenze nicht mehr als 200 % der jeweiligen Verpflegungspauschalen gelten.

Rz. 33a

Die Verpflegungspauschalen belaufen sich ab Vz 2020 nach § 9 Abs. 4a S. 3 EStG auf

• 28 EUR bei ganztägiger Auswärtstätigkeit (Nr. 1);
• 14 EUR für den An- und Abreisetag bei mehrtägiger Auswärtstätigkeit mit Übernachtung (Nr. 2);
• 14 EUR bei eintägiger Auswärtstätigkeit mit einer Abwesenheit von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte von mehr als 8 Stunden (Nr. 3).

Für die Tätigkeit im Ausland richten sich die Höchstbeträge nach § 9 Abs. 4a S. 5 EStG.^[4] Bei einer längerfristigen Auswärtstätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte können die Verpflegungspauschalen nur für 3 Monate abgezogen werden; eine Pauschalierung der Vergütungen des Arbeitgebers für Verpflegungsmehraufwendungen nach § 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 4 EStG ist damit nach Ablauf der Dreimonatsfrist ausgeschlossen.^[5]

Rz. 33b

Die Pauschalierungsgrenze von 200 % der Verpflegungspauschalen ist nach dem Wortlaut des § 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 4 EStG ein Freibetrag. Wird dieser Betrag durch die Vergütung des Arbeitgebers überschritten, kann die Pauschalierung bis zum Betrag von 200 % der Verpflegungspauschalen erfolgen. Der übersteigende Betrag unterliegt der individuellen LSt; möglich ist für diesen Betrag auch eine Pauschalierung nach § 40 Abs. 1 S. 1 Nr. 1 EStG.^[6]

Zur Ermittlung des steuerfreien Erstattungsbetrags bei Reisekosten können die einzelnen Aufwendungen (z. B. Fahrtkosten und Verpflegungsmehraufwendungen) in einer Summe zusammengefasst werden; die Pauschalierung nach § 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 4 EStG kann hierbei bis zur Höchstgrenze von 200 % der Verpflegungspauschalen für den Betrag, der die steuerfreie Vergütung übersteigt, einheitlich erfolgen, es wird also unterstellt, dass der Aufwendungsersatz insoweit für die Verpflegungsmehraufwendungen gezahlt wird und der steuerfreie Betrag auf die nicht pauschalierungsfähigen Fahrtkosten...