Fuhrparkcontrolling – Transportleistungen zu minimalen K ... / 4 Erfassung der Istkosten

Gute Analyse bedingt richtige Erfassung

Die Vielfältigkeit der Kosten, die in einem Fuhrpark entstehen, macht das Controlling recht aufwendig. Die richtige Erfassung der Istkosten und deren korrekte Verbuchung in der Finanzbuchhaltung bzw. in der Kostenrechnung ist die Voraussetzung für ein aussagekräftiges und wirtschaftlich arbeitendes Controlling. Da die Aussagen über die Kosten und Leistungen im Fuhrparkcontrolling unter verschiedenen Gesichtspunkten benötigt werden, muss auch die Erfassung der Istdaten mehrdimensional erfolgen. Der Controller muss abwägen und sicherstellen, dass der Aufwand für die Ermittlung der benötigten Informationen wirtschaftlich bleibt.

Eine relative einfache Unterscheidung der Istwerte kann hinsichtlich der unterschiedlichen Fuhrparks getroffen werden. Wenn es in einem Unternehmen den innerbetrieblichen Transport, den außerbetrieblichen Transport mit Lkw und den mit Pkw gibt, können in der Praxis die Fahrzeuge, Personen und Leistungen ohne großen Aufwand den Kostenstellen zugeordnet werden. Mehr Aufwand verursacht die Zuordnung von Kilometerleistung, Transportleistung und sonstige Leistung zu Fahrzeugen, Fahrern oder innerbetriebliche Verrechnungseinheiten. Das Gleiche gilt für die Verteilung der Istkosten, die sowohl dem Fuhrpark, dem Fahrer, dem Fahrzeug als auch einer Strecke oder einem Kostenträger zugeordnet werden können.

In der Praxis hat es sich bewährt, die Erfassung der Kosten und deren Verteilung auf die Kostenstellen in der Buchhaltung vornehmen zu lassen. Diese Werte werden über den normalen Austausch in die Kostenrechnung und an das Controlling übergeben. Die übrigen Daten können günstig direkt im Fuhrpark erfasst werden. Dort sind die Daten über

• Kraftstoffverbrauch,
• geleistete Kilometer,
• Verbrauch an Verschleißmaterial
• sonstige Kosten

pro Fahrzeug zu erfassen. Über eine Zuordnung von Fahrer zu Fahrzeug werden die Personalkosten verteilt. Informationen über die Zuordnung von Fahrer und Fahrzeug zur Strecke erfolgt ebenfalls am Punkt des Entstehens. Für EDV-gestützte Abrechnungsverfahren werden die Daten über entsprechende Masken erfasst, in anderen Fällen werden Formulare verwendet.

Abb. 11: Formular zur Fahrzeugkostenerfassung

Vereinfachung durch automatische Datenerfassung

Für die zeitaufwendige Arbeit der Datenerfassung, in der mindestens zwei Personen eingebunden sind (Fahrer, Disponent), gibt es digitale Lösungen. Sowohl Pkw als auch Lkw können mit digitalen Datenerfassungsgeräten ausgestattet werden. Diese sind in der Lage, verbunden mit einem GPS-System, auch eine Ortsbestimmung der Fahrzeuge durchzuführen und der Auswertung zur Verfügung zu stellen. Solche Systeme werden in das Fahrzeug eingebaut und mit der Bordelektronik verbunden. Dadurch wird der Kilometerstand automatisch festgehalten. Bei Stopps kann der Grund erfasst und mit weiteren Informationen verbunden werden. Der Fahrer gibt die notwendigen Inhalte der Tankquittung gleich an der Tankstelle ein. Die Daten einer Batterieauffüllung liegen bereits digital vor. Diese können über Schnittstellen in das Fahrzeugsystem oder die Anwendung in der Kostenrechnung übernommen werden. Für weitere Auswertungen vor allem zur Leistungserfassung können zusätzliche Angaben gemacht werden:

• Welcher Fahrer fährt das Fahrzeug?
• Welcher Beifahrer ist im Fahrzeug?
• Welchem Kostenträger wird die Fahrt zugeordnet?
• Welcher Kunde wird besucht?
• Welche Strecke wird befahren?
• Welche Auftragsnummer liegt zugrunde?
• usw.

Fahrtbeginn, Standzeiten und Fahrtende werden automatisch registriert. Alle Daten stehen digital zur Verfügung und können z. B. auch über ein Smartphone übertragen werden.