Gemeinkostenwertanalyse (GWA): Projektorganisation und V ... / 2.4 Projektorganisation

Sind die Vorüberlegungen im kleinen Kreis soweit abgeschlossen, dass klar ist, auf welcher Basis in welchen Bereichen mit welcher Zielsetzung eine Gemeinkostenwertanalyse durchgeführt werden soll, muss im nächsten Schritt eine entsprechende Projektorganisation aufgebaut werden. Deren Aufbau regelt folgende Fragen und Zuständigkeiten (s. Tab. 3):

• Wer übernimmt die operative Leitung, Koordination und Durchführung der Gemeinkostenwertanalyse während der Analysephase und der Umsetzungsphase?

• Wer baut ggf. Widerstände gegen die GWA ab und wer entscheidet nach der Analysephase über die Umsetzung der Reorganisationsmaßnahmen?

• Wie und durch wen stellen wir die laufende Berichterstattung über den Projektfortschritt sicher?

• Wer führt während der Analysephase die Untersuchungen vor Ort in den einzelnen Abteilungen, Kostenstellen etc. durch?

Tab. 3: Fragen zur Projektorganisation

In der Literatur bildet sich ein Grundaufbau heraus, der für eine Projektorganisation zur Durchführung der GWA empfohlen wird. Damit entspricht diese den oben formulierten Anforderungen. Schematisch lässt sich das wie in Abb. 2 darstellen.

Abb. 2: Grundaufbau der Projektorganisation

2.4.1 Lenkungsausschuss

Der sog. Lenkungsausschuss trägt die Gesamtverantwortung für das GWA-Projekt. Ihm sollen Vertreter der Geschäftsleitung und Vertreter des Controllings angehören, die ggf. durch einen externen Berater Unterstützung finden. Die Aufgabe besteht in der Vorbereitung des GWA-Projekts und der Durchsetzung der Reorganisationsmaßnahmen in der Umsetzungsphase. Ihm obliegt auch die interne Kommunikation des GWA-Projekts zum Abbau von Widerständen. Auf dieser Ebene empfiehlt sich die Einbindung von Vertretern des Betriebsrates, falls es später in der Durchführungsphase zu Personalabbaumaßnahmen kommen sollte.

2.4.2 Projektleitung

Der Projektleitung obliegt die operative Verantwortung der GWA. Sie verantwortet die in sachlicher und zeitlicher Hinsicht ordnungsgemäße Durchführung der GWA. Wichtig ist, dass sich die Projektleitung im Gegensatz zu den Mitgliedern des Lenkungsausschusses ausschließlich der Gemeinkostenwertanalyse widmet und während dieser Zeit von anderen Tätigkeiten freigestellt ist. Die Projektleitung stellt das Bindeglied zwischen den Analyseteams und dem Lenkungsausschuss dar und arbeitet ggf. mit dem das Projekt begleitenden externen Berater zusammen.

2.4.3 Realisierungsteam

Das Realisierungsteam kann identisch mit der Projektleitung sein, muss aber nicht. Das Realisierungsteam kann bereits mit Projektbeginn gebildet werden und parallel Vorbereitungsaufgaben zur Reorganisation durchführen. Das Realisierungsteam kann aber auch erst dann gebildet werden, wenn am Ende der Maßnahmenfindungsphase feststeht, welche Reorganisationsmaßnahmen durchzuführen sind.

2.4.4 Personalausschuss

Dem Personalausschuss kommt eine unterstützende Funktion im Ablauf der GWA zu. Er führt beispielsweise Listen über versetzungsfähige und versetzungswillige Mitarbeiter, auf die dann bei der Umsetzung von Reorganisationsmaßnahmen zurückgriffen werden kann. Der Personalausschuss, der quasi als Ombudsmann für die Mitarbeiter fungiert und sowohl Mitarbeiter als auch die Projektleitung berät, stellt das Bindeglied zwischen von der GWA betroffenen Mitarbeitern und dem Lenkungsausschuss dar. Personell setzt sich der Personalausschuss meist aus einem oder mehreren Personalverantwortlichen der untersuchten Bereiche zusammen und/oder auch aus Mitarbeitervertretern.

Zwar lässt sich eine GWA auch ohne die Einrichtung eines Personalausschusses durchführen. In der Praxis ist es jedoch hilfreich, schon während der Projektorganisation durch die Einrichtung eines Personalausschusses dafür zu sorgen, dass ein fairer Interessensausgleich schon in der Durchführungsphase der GWA stattfinden kann und dadurch Vorbehalte gegen das Projekt abgebaut werden können.

2.4.5 Analyseteam

Die Analyseteams führen zusammen mit den Leitern der Untersuchungseinheiten die Analysetätigkeit vor Ort durch. Dabei handelt es sich um besonders geschulte Mitarbeiter mit entsprechender Methodenkompetenz. Die Analyseteams unterstützen in den Untersuchungseinheiten den Prozess der Maßnahmenfindung und die Prüfung und Bewertung der vorgeschlagenen Maßnahmen. Wie die Praxis zeigt, sind diese Analyseteams i. d. R. Zweipersonenteams, die häufig aus einer firmeninternen Führungskraft oder Nachwuchsführungskraft und einem externen Berater bestehen. Dadurch ergänzen sich firmeninternes Wissen über Abläufe und Zusammenhänge mit der meist größeren Methodenkompetenz des Beraters.

Wichtig ist die Frage, wie viele Analyseteams einzusetzen sind. Dazu gibt es keine festen Vorgaben. Vielmehr richtet sich die Zahl der Analyseteams nach den Erfordernissen, die beispielsweise in zeitlicher Hinsicht sowie Umfang und Intensität der GWA in den Vorüberlegungen festgelegt wurden. So genügt in einem kleinen Unternehmen mit wenigen zu untersuchenden Bereichen ggf. nur ein Analyseteam, während in großen Betrieben mit vielen Untersuchungseinheiten und möglicherweise einer sehr kurzen Zeitvorgabe für die GWA mehrere Analyseteams einzusetzen sind. Bei der ...