Geringfügig entlohnte Beschäftigung / 8 Dokumentation und Meldungen

8.1 Meldesachverhalte, -schlüssel und Arbeitszeit

Personengruppen- und Beitragsgruppenschlüssel

Für geringfügig entlohnte Beschäftigte gilt grundsätzlich das Meldeverfahren, das auch für versicherungspflichtig Beschäftigte gilt. Dies bedeutet, dass nicht nur An- und Abmeldungen, sondern grundsätzlich auch alle anderen Meldungen zu erstatten sind. Minijobber in einer geringfügig entlohnten Beschäftigung sind mit dem Personengruppenschlüssel "109" zu kennzeichnen. Daneben ist für geringfügig Beschäftigte seit dem 1.1.2022 bei allen Entgeltmeldungen die Steuernummer des Arbeitgebers, die Steuer-ID des Arbeitnehmers und die Art der Besteuerung anzugeben.^[1]

Für den pauschalen Beitrag zur Krankenversicherung gilt der Beitragsgruppenschlüssel "6000".

In der gesetzlichen Rentenversicherung gilt:

• "0100" voller Beitrag zur Rentenversicherung bei Rentenversicherungspflicht
• "0500" nur Arbeitgeber-Pauschalbeitrag für geringfügig Beschäftigte

Als beitragspflichtiges Arbeitsentgelt ist in den Meldungen das Arbeitsentgelt einzutragen, von dem Pauschalbeiträge oder – bei Rentenversicherungspflicht – Rentenversicherungsbeiträge gezahlt worden sind. Bei Rentenversicherungspflicht ist die Mindestbeitragsbemessungsgrundlage von monatlich 175 EUR zu beachten.

Achtung

Neue Dokumentationspflicht aufgrund des Mindestlohns

Mit der Einführung des Mindestlohns sind auch Arbeitgeber von Minijobbern verpflichtet, den Aufzeichnungspflichten nach dem Mindestlohngesetz nachzukommen.^[2]

Praxis-Beispiel

Meldegrund und Personengruppenschlüssel

Ein Arbeitnehmer nimmt am 1.7. eine geringfügig entlohnte Beschäftigung auf.

Ergebnis: Der Arbeitgeber hat mit der ersten folgenden Entgeltabrechnung, spätestens innerhalb von 6 Wochen nach Aufnahme der Beschäftigung, eine Anmeldung mit dem Meldegrund "10" und dem Personengruppenschlüssel "109" an die Minijob-Zentrale bei der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See zu erstatten.

Anzeige des Antrags auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht

Anträge auf Befreiung von der Versicherungspflicht zur Rentenversicherung müssen im elektronischen Meldeverfahren vom Arbeitgeber an die Minijob-Zentrale übermittelt werden. Damit informiert der Arbeitgeber die Minijob-Zentrale über die Antragstellung des Minijobbers. Die Meldung muss mit der ersten folgenden Lohn- und Gehaltsabrechnung übermittelt werden, spätestens innerhalb von 6 Wochen nach Eingang des Antrags beim Arbeitgeber. Die Übermittlung kann auch in Verbindung mit einer anderen zum gleichen Zeitpunkt anstehenden Meldung erfolgen.

[1] § 28a Abs. 3 Satz 2 Nr. 2 Buchst. f SGB IV ist bereits am 1.1.2021 in Kraft getreten; die erweiterte Meldepflicht musste jedoch erst ab dem 1.1.2022 angewandt werden.

[2]

S. Mindestlohn: Dokumentations-, Aufzeichnungs- und Meldepflichten.

8.2 Meldungen zur Unfallversicherung

Die Angaben zur Unfallversicherung sind im Meldeverfahren zur Sozialversicherung in Form einer gesonderten Jahresmeldung zur Unfallversicherung (UV-Jahresmeldung, Abgabegrund "92") für jeden Arbeitnehmer zu übermitteln. Abgabefrist ist der 16.2. des Folgejahres der Versicherungspflicht zur Unfallversicherung.

8.3 Minijob-Zentrale als Empfänger

Die Meldungen für geringfügig entlohnt Beschäftigte sind mittels gesicherter und verschlüsselter Datenübertragung (maschinelles Meldeverfahren) an die Minijob-Zentrale bei der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See in 45115 Essen zu übermitteln.^[1]

Wichtig

Daten zur Unfallversicherung an die zuständigen Berufsgenossenschaften übermitteln

Die Meldung der Entgelte zur Unfallversicherung wird nicht über die Minijob-Zentrale abgedeckt.

[1]

S. Minijob-Zentrale, Kontakt- und Bankdaten.

8.4 Ausnahmen vom maschinellen Meldeverfahren

Arbeitgeber, die im privaten Bereich nichtgewerbliche Zwecke oder kirchliche, mildtätige, religiöse, wissenschaftliche oder gemeinnützige Zwecke verfolgen, können die Meldungen für einen geringfügig entlohnt Beschäftigten auch auf Vordrucken erstatten. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass sie glaubhaft machen, dass ihnen die maschinelle Meldung nicht möglich ist. Die Abgabe der Meldungen auf Vordrucken ist vorher bei der Minijob-Zentrale gesondert zu beantragen.