GmbH-Gesellschafterversammlung: mit der richtigen Einladung fängt es an

Einführung

Oberstes Organ der GmbH ist die Gesellschafterversammlung als die Vertretung aller Gesellschafter. Sie allein ist befugt, Entscheidungen zu treffen, die alle weiteren Organe und Mitglieder der Gesellschaft binden. Die Gesellschafterversammlung entscheidet durch Beschlüsse innerhalb der Versammlung. Ein solcher Beschluss kann aber schon daran scheitern, dass die Gesellschafterversammlung nicht ordnungsgemäß einberufen worden ist. Denn gerade bei der Einladung können viele formale Fehler passieren. Und dann sind die in der Versammlung gefassten Beschlüsse anfechtbar oder gar nichtig.

Dieser Leitfaden soll dem Geschäftsführer einer GmbH (ohne Aufsichtsrat) oder einem Gesellschafter dabei helfen, die Versammlung ordnungsgemäß einzuberufen, um notwendige Entscheidungen der Gesellschafter wirksam herbeizuführen und das Risiko seiner eigenen Haftung gegenüber der GmbH aufgrund unwirksamer Einberufung einzugrenzen. Dabei gilt das Hauptaugenmerk dieses Beitrages den Fällen, in denen ein Dissens der Gesellschafter bei der Versammlung zu erwarten ist, weil dies sich im Voraus bereits angekündigt hat. Die einvernehmliche Versammlung wird hingegen regelmäßig erklären, auch unter Verzicht auf Form und Frist der Einladung beschlussfähig zu sein.

Die 3 häufigsten Fehler

Gesellschafterversammlungen werden unregelmäßig und nur bei Bedarf durchgeführt

Im Regelfall sehen die Gesellschaftsverträge vor, dass eine ordentliche Gesellschafterversammlung mindestens 1 Mal pro Jahr durchzuführen ist. Darüber hinaus gibt es eine Reihe von Fällen, in denen eine außerordentliche Gesellschafterversammlung zwingend notwendig ist.
→ Kap. 1

Gesellschafterversammlungen können nur durch den Geschäftsführer einberufen werden

Die außerordentliche Gesellschafterversammlung kann jeder Gesellschafter, der mindestens 10 % des Stammkapitals hält, einberufen.

Dritte (z. B. ein Beirat) können durch die Gesellschafterversammlung zur Einberufung ermächtigt werden.
→ Kap. 3

Der Haftungsumfang des Geschäftsführers wird unterschätzt

Kommt ein Beschluss wegen eines (Form-)Fehlers, den der Geschäftsführer zu vertreten hat, nicht zustande und entsteht der Gesellschaft aus diesem Grund ein Schaden, so haftet der Geschäftsführer hierfür im Rahmen seines Verschuldens gegenüber der Gesellschaft voll. Das heißt, er haftet auch dann, wenn ihm nur einfache Fahrlässigkeit zur Last zu legen ist. Dies trifft den Geschäftsführer doppelt hart, wenn gerade der Beschluss zu seiner Entlastung aufgrund eines Formmangels unwirksam ist.

Sind alle Gesellschafter anwesend, ist die Versammlung stets beschlussfähig

Das GmbH-Gesetz sieht strenge Vorschriften für die Einladung zur Gesellschafterversammlung vor. Eine Gesellschafterversammlung ist ohne Einladung auch bei Vollzähligkeit nur dann beschlussfähig, wenn sämtliche Gesellschafter auf die Form und Frist der Einladung explizit verzichten.

1 Anlässe für eine Gesellschafterversammlung

Grundsätzlich muss eine Gesellschafterversammlung dann einberufen werden, wenn Entscheidungen notwendig werden, die von der Kompetenz des Geschäftsführers nicht gedeckt sind oder bei denen der Geschäftsführer eine Entscheidung der Gesellschafterversammlung zu seiner eigenen Entlastung benötigt. Man unterscheidet hierbei zwischen ordentlicher und außerordentlicher Gesellschafterversammlung.

1.1 Die ordentliche Gesellschafterversammlung

Als ordentliche Gesellschafterversammlung bezeichnet man die im Gesellschaftervertrag vorgesehene (meist) jährliche Gesellschafterversammlung. In dieser Gesellschafterversammlung wird über vom Gesellschaftsvertrag vorgegebene Punkte turnusmäßig entschieden. Die ordentliche Gesellschafterversammlung findet in aller Regel innerhalb dreier Monate, spätestens aber innerhalb von 11 Monaten nach Ablauf eines Geschäftsjahres statt.

Die regelmäßigen Tagesordnungspunkte der ordentlichen Gesellschafterversammlung lauten:

• Aufstellung und Präsentation des Jahresabschlusses für das vorangegangene Geschäftsjahr
• Ggf. Vorlage eines Lageberichts zur Ergänzung des Jahresabschlusses
• Feststellung des Jahresabschlusses sowie Beschlussfassung über die Ergebnisverwendung
• Entlastung der Geschäftsführer für das vergangene Geschäftsjahr
• Ggf. Vorlage des Prüfberichts des Abschlussprüfers

Praxis-Tipp

Termin mit Jahresabschlusspräsentation des Steuerberaters koppeln

Zum Zwecke der Steueroptimierung eventuell erwirtschafteter Überschüsse sollten Sie die ordentliche Gesellschafterversammlung schnellstmöglich nach Erstellung des Jahresabschlusses durchführen. Optimaler Weise wird der Termin der Präsentation des vorläufigen Jahresabschlusses mit dem Steuerberater des Unternehmens abgestimmt. An diesem Tag können sich die Gesellschafter in der Gesellschaft einfinden, wobei der Steuerberater den Jahresabschluss präsentiert. Im Anschluss an die Präsentation kann die Gesellschafterversammlung eröffnet werden. Diese Vorgehensweise erspart Arbeit, Zeit und Wiederholungen.

1.2 Die außerordentliche Gesellschafterversammlung

Will die Gesellschaft einen Beschluss außerhalb der ordentlichen Gesellschafterversammlung fassen, spricht man von einer außerordentlichen Gesellschafterversammlung. Die außerordentliche Gesell...