GoBD: Von A wie Aufzeichnungen bis Z wie Zwangsgeld / 1.2.2 Journalfunktion

Beitrag unter anderem enthalten im Haufe Steuer Office Excellence

Dipl.-Finanzwirt (FH) Andreas Willner, Wolfgang Macht

Die Journalfunktion erfordert eine vollständige, zeitgerechte und formal richtige

Erfassung,
Verarbeitung und
Wiedergabe der eingegebenen Geschäftsvorfälle.

Sie dient dem Nachweis der tatsächlichen und zeitgerechten Verarbeitung der Geschäftsvorfälle.^{^[1]} Werden die Voraussetzungen bereits mit fortlaufender Buchung im Journal erfüllt, ist eine zusätzliche Erfassung im Grundbuch nicht erforderlich.^{^[2]}

Achtung

Unveränderbarkeit

Die Journalfunktion ist nur erfüllt, wenn die gespeicherten Aufzeichnungen gegen Veränderung oder Löschung geschützt sind.^{^[3]}

Änderungen oder Löschungen sind durch Nachbuchungen oder Stornierungen kenntlich zu machen.^{^[4]}

Mindestangaben im Journal

Folgende Angaben sind im Journal mindestens zu erfassen:^{^[5]}

Eindeutige Identifikationsnummer (Primanota). Die Identifizierung und Zuordnung aller Teilbuchungen einschließlich Steuer-, Sammel-, Verrechnungs- und Interimskontenbuchungen eines Geschäftsvorfalls müssen gewährleistet sein.
Eindeutige Belegnummer
Belegdatum, soweit nicht aus den Grundaufzeichnungen ersichtlich
Buchungsdatum
Erfassungsdatum
Buchungsperiode/Voranmeldungszeitraum
Hinreichende Erläuterung des Geschäftsvorfalls (Buchungstext), soweit nicht in anderen Positionen des Journals bereits erfasst
Konto und Gegenkonto
Buchungsbetrag
Soll- und Haben-Betrag
Buchungsschlüssel (soweit vorhanden)

Zusätzliche Angaben bei Umsatzsteuerpflicht

Bei Umsatzsteuerpflicht sind darüber hinaus weitere Angaben erforderlich:^{^[6]}