GoBD: Von A wie Aufzeichnungen bis Z wie Zwangsgeld / 6.1 Allgemeines

Rechnungen müssen neben den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) auch den Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes^[1] genügen.

Die Rechnungserstellung kann

• handschriftlich,
• mittels Textverarbeitung bzw. Tabellenkalkulation oder
• elektronisch im Datenverarbeitungssystem

erfolgen.

Folgende Fälle der Rechnungsstellung sind zu unterscheiden:^[2]

Erstellung	Format
Rechnungserstellung per Hand oder Schreibmaschine.	Papierform
Rechnungserstellung mit Textverarbeitungsprogramm, wobei nach dem Ausdruck die verwendete Maske (Dokumentenvorlage) mit den Inhalten der nächsten Rechnung überschrieben wird.	Papierform
Rechnungserstellung mit Textverarbeitungsprogramm, wobei jede Rechnung gedruckt und separat abgespeichert wird.	elektronisch
Rechnungserstellung im Datenverarbeitungssystem mit Druck und Archivierung.	elektronisch

Tab. 5: Arten der Rechnungserstellung

• Bei Rechnungen in Papierform ist zu gewährleisten, dass alle – ggf. mit der Textverarbeitung oder einer Tabellenkalkulation – erstellten Rechnungen auch in die Buchführung eingehen. Dies geschieht mittels Erfassungskontrolle.
• Gilt das erstellte Format als elektronisch, ist eine Aufbewahrung der Rechnung nur in Papierform nicht zulässig. Die Vorschriften über die Unveränderbarkeit etc. sind zu beachten.

Die gesetzeskonforme Umsatzsteuerberechnung und der Vorsteuerabzug sind gesichert, wenn die "Echtheit der Herkunft", Lesbarmachung und "Unversehrtheit des Inhalts" garantiert sind.^[3] Dazu sind folgende Punkte zu beachten:

• Übereinstimmung von Rechnungsaussteller und Leistendem (z. B. zur Garantie der Erwerbsbesteuerung beim innergemeinschaftlichen Erwerb).^[4]
• Ausschluss von Inhaltsänderungen (Vermeidung von Leistungsbezeichnungen, die eine ursprünglich umsatzsteuerpflichtige Leistung als umsatzsteuerfreie Leistung darstellen).^[5]

Dies kann durch jedes innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft.^[6]

[1] § 14 und § 14a UStG.

[2] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, Rn. 120.

[3] § 14 Abs. 1 Satz 2 UStG.

[4] § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG.

[5] § 14 Abs. 1 Satz 4 UStG.

[6] § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG.