GR v. 23.03.2017: BNGs: Grundsätze zumAufbau der Datensätze für die Übermittlung von Beitragsnachweisen durch Datenübertragung

[Vorwort]

Nach § 28f Abs. 3 Satz 1 SGB IV hat der Arbeitgeber der Einzugsstelle einen Beitragsnachweis spätestens zwei Arbeitstage vor Fälligkeit der Beiträge durch Datenübertragung zu übermitteln. Die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung haben gemäß § 28b Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 SGB IV in gemeinsamen Grundsätzen bundeseinheitlich den Aufbau, den Inhalt und die Indentifizierung der einzelnen Datensätze für die Übermittlung von Beitragsnachweisen durch Datenübertragung zu bestimmen. Die Beitragsnachweis-Datensätze sind nach § 26 i.V.m. § 18 DEÜV durch Datenübertragung mittels zugelassener systemgeprüfter Programme oder maschinell erstellter Ausfüllhilfen zu übermitteln. Dabei sind die "Gemeinsamen Grundsätze für die Untersuchung von Entgeltabrechnungsprogrammen und Ausfüllhilfen (Systemuntersuchung) und die Datenweiterleitung innerhalb der Sozialversicherung nach § 22 DEÜV" [GR v. 28.06.2017-IV (DEÜV-SystemGS)] in der jeweils geltenden Fassung zu beachten. Die Daten sind nach § 26 i.V.m. § 17 DEÜV nach den Grundlagen des eXTra-Standards zu übertragen.

Entsprechend § 28b Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 SGB IV haben der GKV-Spitzenverband (Spitzenverband Bund der Krankenkassen), die Deutsche Rentenversicherung Bund und die Bundesagentur für Arbeit die vorliegenden Gemeinsamen Grundsätze zum Aufbau der Datensätze für die Übermittlung von Beitragsnachweisen durch Datenübertragung nach § 28b Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 SGB IV in der vom 1.1.2018 an geltenden Fassung aufgestellt.

Für eine bessere Dokumentation bzw. Abgrenzung der seit einem Insolvenzereignis entstandenen Beitragsansprüche sollen die beitragsrechtlichen Auswirkungen eines Insolvenzereignisses künftig im Beitragsnachweisverfahren dargestellt werden. Diese Gemeinsamen Grundsätze berücksichtigen deshalb nunmehr, dass insolvente Arbeitgeber oder Insolvenzverwalter nach Eintritt eines Insolvenzereignisses die Gesamtsozialversicherungsbeiträge der freigestellten Arbeitnehmer und weiterbeschäftigten Arbeitnehmern getrennt nachzuweisen haben.

Die vorliegenden Gemeinsamen Grundsätze lösen die bisherigen "Gemeinsamen Grundsätze für die Gestaltung des Beitragsnachweises" in der vom 1.1.2016 an geltenden Fassung vom 22.9.2015 ab.

Hinweis

Diese Gemeinsame Grundsätze gelten ab 01.01.2018.

Für die Zeit bis 31.12.2017, vgl. GR v. 22.09.2015.

1 Datensätze und Datenübertragung

[1] Für die Datenübertragung sind die als Anlagen beigefügten Datensätze maßgeblich. Darüber hinaus sind für die Datenübermittlung die Gemeinsamen Grundsätze für die Kommunikationsdaten nach § 28b Abs. 1 Nr. 4 SGB IV und die Gemeinsamen Grundsätze Technik nach § 95 SGB IV in der jeweils geltenden Fassung zu beachten.

[2] Die Beitragsnachweis-Datensätze finden sowohl für den allgemeinen Beitragsnachweis als auch für den Beitragsnachweis für geringfügig Beschäftigte Verwendung.

[3] Die Dateien sind an die Datenannahmestelle der jeweils zuständigen Krankenkasse zu übermitteln, welche diese an die Krankenkassen/Einzugsstellen weiterleitet.

2 Rechtskreiskennzeichen

Im Beitragsnachweis-Datensatz ist jeweils der Rechtskreis anzugeben, für den die Beiträge bestimmt sind. Hat ein Arbeitgeber Beiträge sowohl für Beschäftigte in den alten Bundesländern (einschließlich West-Berlin) als auch für Beschäftigte in den neuen Bundesländern (einschließlich Ost-Berlin) nachzuweisen, so muss er für die Rechtskreise "West" und "Ost" separate Beitragsnachweis-Datensätze erstellen.

3 Dauer-Beitragsnachweis

Soll der Beitragsnachweis-Datensatz nicht nur für den laufenden Entgeltabrechnungszeitraum, sondern auch für folgende Entgeltabrechnungszeiträume gelten, ist im Beitragsnachweis-Datensatz das Feld "Art des Beitragsnachweises" als Dauer-Beitragsnachweis zu kennzeichnen.

4 Null-Beitragsnachweis

Der Beitragsnachweis-Datensatz ist der Datenannahmestelle - abgesehen vom Dauer-Beitragsnachweis - für jeden Entgeltabrechnungszeitraum zu übermitteln, in dem versicherungspflichtig Beschäftigte oder geringfügig entlohnte Beschäftigte gemeldet sind. Folglich ist ein Beitragsnachweis-Datensatz (mit Nullbeträgen) auch für Entgeltabrechnungszeiträume zu erstellen, in denen ausnahmsweise keine Beiträge anfallen. Hierdurch werden Beitragsschätzungen vermieden, die die Einzugsstelle nach § 28f Abs. 3 Satz 2 SGB IV dann vorzunehmen hat, wenn der Arbeitgeber den Beitragsnachweis-Datensatz nicht oder nicht rechtzeitig übermittelt.

5 Beitragsnachweise im Insolvenzfall

[1] Bei Eintritt eines Insolvenzereignisses (Eröffnung des Insolvenzverfahrens, Abweisung des Antrages auf Eröffnung des Insolvenzverfahrens mangels Masse, vollständige Beendigung der Betriebstätigkeit ohne Antrag auf Eröffnung eines Insolvenzverfahrens) im Laufe eines Kalendermonats sind die Gesamtsozialversicherungsbeiträge dieses Monats für die Zeit bis zum Vortag des Insolvenzereignisses separat von den Beiträgen vom Tag des Eintritts des Insolvenzereignisses an nachzuweisen.

[2] Für die Zeit vom Tag des Eintritts des Insolvenzereignisses an sind die Beiträge der ggf. freigestellten Arbeitnehmer und der ggf. weiterbeschäftigten Arbeitnehmer vom insolventen Arbeitgeber bzw. Insolvenzverwalter in getrennten Beitragsnachweisen an die beteiligten Einzugs...