Homepage und Domain / 2 Praxis-Beispiel für Ihre Buchhaltung: Dienstleister erstellt eine Homepage

Die Müller GmbH gestaltet im Jahr 01 ihre Homepage neu. Dazu beauftragt sie eine Werbeagentur mit der grafischen Konzeption der Webseite, woraus sich Anforderungen an die Hard- und Software ableiten. Außerdem fotografiert die Agentur die Produkte der Müller GmbH und gestaltet die Werbetexte zu den Produkten und Unternehmensdaten, um diese auf der neu zu erstellenden Homepage zu präsentieren. Insgesamt stellt die Agentur 15.000 EUR (netto) in Rechnung, wovon 5.000 EUR auf die Konzeption und 10.000 EUR auf die Vorbereitung der Texte und die Fotoarbeiten entfallen.

Auf Basis der durch die Werbeagentur erarbeiteten Anforderungen entscheidet sich die Müller GmbH zur Realisierung der Internetpräsenz und beauftragt daraufhin die IT-Concept OHG auf werkvertraglicher Basis mit der Erstellung einer Software zum Betrieb einer Homepage (Homepage-Software). Die IT-Concept OHG erstellt die Homepage-Software als Individualsoftware nach den Vorgaben der Müller GmbH gemäß der Konzeption, die durch die Werbeagentur erstellt wurde. Die IT-Concept OHG stellt insgesamt 20.000 EUR (netto) in Rechnung für die technische Konzeption der Software, die Programmierung und das Testen der erstellten Homepage-Software sowie Aufwendungen für die Einrichtung der von der Müller GmbH angemieteten Webserver-Software.

Die Kreditorenbuchhaltung der Müller GmbH bucht die Rechnung der IT-Concept OHG über 20.000 EUR ebenso wie die Rechnung der Werbeagentur über 15.000 EUR zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung im November 01 zunächst als laufenden Aufwand auf das Konto "Fremdleistungen/Fremdarbeiten" (SKR 03: 4909; SKR 04: 6303), das in der Gewinn- und Verlustrechnung unter den "sonstigen betrieblichen Aufwendungen" ausgewiesen wird.

Buchungsvorschlag: Eingangsrechnung der IT-Concept OHG zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
4909/6303	Fremdleistungen/Fremdarbeiten	20.000	77000/77000	Kreditor IT-Concept	23.800
1506/1406	Abziehbare Vorsteuer 19 %	3.800

Buchungsvorschlag: Eingangsrechnung der Werbeagentur zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
4909/6303	Fremdleistungen/Fremdarbeiten	15.000	77100/77100	Kreditor Werbeagentur	17.850
1506/1406	Abziehbare Vorsteuer 19 %	2.850

Im Zuge der Jahresabschlussarbeiten bucht die Hauptbuchhaltung der Müller GmbH die Zahlung an die IT-Concept OHG i. H. v. 20.000 EUR auf das Konto (entgeltlich erworbene) "EDV-Software" um, damit die Homepage-Software als immaterieller Vermögensgegenstand des Anlagevermögens aktiviert wird. Denn die Homepage-Software wird von der Müller GmbH entgeltlich erworben, da die IT-Concept OHG die Homepage-Software herstellt und die Müller GmbH ein Nutzungsrecht daran erwirbt. Da die Müller GmbH die Homepage-Software langfristig nutzen möchte, ordnet sie die Software dem Anlagevermögen zu.

Buchungsvorschlag: Aktivierung der Homepage-Software zum 31.12.01

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
0027/0135	EDV-Software	20.000	4909/6303	Fremdleistungen	20.000

Die Ausgaben für die Werbeagentur werden nicht aktiviert, sondern werden im Aufwand belassen. Es handelt sich nicht um Anschaffungskosten oder Anschaffungsnebenkosten der erworbenen Homepage-Software. Die Aufwendungen dienen der Planung und Vorbereitung der Anschaffung und fallen vor der konkreten Kaufentscheidung an.

Die Homepage-Software benötigt zur Speicherung der Produktdaten eine Datenbank. Nach Vorgabe der IT-Concept OHG beschafft die Müller GmbH ebenfalls im November 01 ein Datenbanksystem als Standardsoftware für 2.500 EUR. Das Datenbanksystem wird als entgeltlich erworbener immaterieller Vermögensgegenstand ebenfalls auf das Konto "EDV-Software" gebucht.

Das Datenbanksystem wird zwar im Zusammenhang mit der Homepage-Software genutzt, stellt jedoch einen eigenständigen Vermögensgegenstand dar. Sowohl die Homepage-Software als auch das Datenbanksystem könnten jeweils eigenständig mit jeweils anderen Systemen genutzt werden. Im Fall des Datenbanksystems wird die Aktivierung direkt bei Verbuchung der Eingangsrechnung vorgenommen.

Buchungsvorschlag: Eingangsrechnung für das Datenbanksystem zum Zeitpunkt des Erwerbs

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
0027/0135	EDV-Software	1.500	70000/70000	Kreditoren allgemein	1.785
1506/1406	Abziehbare Vorsteuer 19 %	285

Der Bilanzausweis in der Handels- und Steuerbilanz stimmt überein, da sowohl die Homepage-Software als auch das Datenbanksystem entgeltlich erworben werden. Daher sind im Zuge der Erstellung der Steuerbilanz keine Korrekturen an den Werten der Handelsbilanz notwendig.