Die Abrechnung von Auslagen ist im dritten Abschn. der StBVV geregelt. In Honorargestaltung 11/2018 ging es in Teil 1 um die Dokumentenpauschale nach § 17 StBVV. Der Begriff der Geschäftsreise ist in § 18 Abs. 1 Satz 2 StBVV geregelt: "Eine Geschäftsreise liegt vor, wenn das Reiseziel außerhalb der Gemeinde liegt, in der sich die Kanzlei oder die Wohnung des Steuerberaters befindet."
Die Entfernung des Reiseorts vom Ort der beruflichen Niederlassung oder der Wohnung des Steuerberaters ist dabei unerheblich. Auch bei verhältnismäßig geringer Entfernung liegt eine Geschäftsreise vor. Umgekehrt bedeutet dies für Steuerberater in Großstädten einen erheblichen Nachteil. Hier führt auch eine Reise zu einem entfernten Ziel am Ort der beruflichen Niederlassung oder der Wohnung nicht zu einer Geschäftsreise. Mit dem Begriff "Ort" ist die politische Gemeinde gemeint.
Die Tätigkeit muss eine solche sein, die nach der StBVV vergütet wird, wie z. B. Geschäftsreisen zum Mandanten für eine Außenprüfung, zu einem auswärtigen Finanzamt oder zu auswärtigen Gesellschafterversammlungen. Reisekosten in Ausführung von "Vereinbaren Tätigkeiten" sind nach den allgemeinen Vorschriften des Auftragsrechts (§ 670 BGB) zu bezahlen.
Die Vorschrift gilt nicht nur für Berufsträger, sondern auch für Mitarbeiter des Steuerberaters.
Nach § 18 Abs. 2 StBVV sind die Fahrtkosten wie folgt zu erstatten:
- 0,30 EUR für die Benutzung eines eigenen Kraftfahrzeugs, und zwar für jeden gefahrenen Kilometer zuzüglich der aus Anlass der Geschäftsreise regelmäßig anfallenden baren Auslagen,
- technische Aufwendungen für die Benutzung anderer Verkehrsmittel, soweit sie angemessen sind.
Bei dem "eigenen Kraftfahrzeug" ist das im Eigentum des Steuerberaters stehende Kraftfahrzeug gemeint, wie auch das langfristig gemietete oder geleaste Kraftfahrzeug.
Honorarvereinbarung abschließen
Der Kilometersatz ist skandalös niedrig. Es empfiehlt sich der Abschluss einer Honorarvereinbarung nach § 4 StBVV.
Zu den Kosten anderer Verkehrsmittel zählen z. B. Taxi-, Mietwagen-, Bahn-, Flugzeug- oder Fährkosten. Die Rechtsprechung geht gerade bei Flugkosten dahin, dass der Steuerberater gehalten ist, einen günstigen Flug zu wählen. Einzelheiten sind hier umstritten (s. auch Honorargestaltung 6/2016). Letztlich steht es dem Steuerberater frei, ob er sein eigenes Fahrzeug benutzt oder ein anderes Verkehrsmittel (Wahlrecht).
Das Tage- und Abwesenheitsgeld ist in § 18 Abs. 3 StBVV wie folgt geregelt:
| Reisen | Inland | Ausland |
|---|---|---|
| bis 4 Stunden | 20 EUR | 30 EUR |
| 4 –8 Stunden | 35 EUR | 52,50 EUR |
| über 8 Stunden | 60 EUR | 90 EUR |
Mit dieser Regelung wird nicht die Reisezeit berücksichtigt, sondern die Abwesenheit. Die Reisezeit ist eine Frage der Gebühr und keine Frage der Aufwendungen für eine Geschäftsreise. Für die Reisezeit kann eine Honorarvereinbarung nach § 4 StBVV abgeschlossen werden.
Nach § 18 Abs. 3 Satz 2 StBVV sind die Übernachtungskosten in Höhe der tatsächlichen Aufwendungen zu erstatten, soweit sie angemessen sind. Für die Angemessenheit kommt es auf Beginn und Ende einer Reise an.
Die Rechtsprechung zum Reisebeginn liegt zwischen 5:00 Uhr und 7:00 Uhr morgens und 20 bis 22:00 Uhr abends. Als grober Rahmen dient demnach der Zeitraum zwischen 6:00 Uhr morgens und 22:00 Uhr abends. Ggf. ist das Alter des Steuerberaters gerade im Hinblick auf die Übermüdungsgefahr zu berücksichtigen.
Die Kosten für das Frühstück sind aus dem Tage- und Abwesenheitsgeld zu bestreiten. Bei Inklusivpreisen ist dies herauszurechnen. Die Kosten für eine Übernachtung in einem Luxushotel sind im Zweifel nicht erstattungsfähig, jedoch wohl für ein 4-Sterne-Hotel. Für eine kostenfreie Übernachtung bei Freunden oder Verwandten kann kein fiktiver Preis angesetzt werden.
Bei Auslandsreisen kann beim Tage- und Abwesenheitsgeld ein Zuschlag von 50 % berechnet werden (§ 18 Abs. 3 Satz 1 Hs. 2 StBVV). Übernachtungskosten sind in tatsächlicher Höhe zu erstatten, soweit sie angemessen sind.
Pauschalvereinbarung und höhere Vergütung möglich
Im Rahmen obiger Grenzen ist eine Pauschal-Honorarvereinbarung nach § 14 StBVV möglich. Darüber hinaus ist die Vereinbarung einer höheren Vergütung nach § 4 StBVV möglich.
Reisen zur Ausführung mehrerer Geschäfte
Dies ist in § 19 StBVV geregelt. Danach sind die entstandenen Reisekosten und Abwesenheitsgelder nach dem Verhältnis der Kosten zu verteilen, die bei gesonderter Ausführung der einzelnen Geschäfte entstanden wären. Hier verwendet die StBVV nicht dem Begriff der "Angelegenheit", sondern den Begriff des "Geschäfts". Dieser Begriff ist jedoch in der StBVV nicht geregelt. Handelt es sich um denselben Mandanten, kommt eine Aufteilung nach dieser Vorschrift nicht in Betracht. Handelt es sich um verschiedene Mandanten, wird die Aufteilung an folgendem Beispiel deutlich:
Reisekosten aufteilen
Ein Steuerberater besucht auf einer Geschäftsreise den Mandanten A und den Mandanten B. Es sind jeweils die fiktiven Kosten zu ermitteln, die bei zwei einzelnen Reisen entstanden wären....
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