Honorargestaltung und Forderungsmanagement für Steuerberater / 5 Forderungsmanagement während des Mandats

5.1 Dokumentation der Leistungen

Sinnvoll ist im Zusammenhang mit der Abrechnung eine konsequente Aufstellung der erbrachten Leistungen durch alle Mitarbeiter, auf die bei Fragen des Mandanten verwiesen werden kann. Diese Leistungsnachweise müssen für den Mandanten nachvollziehbar dokumentiert sein.

Praxis-Beispiel

Exakte Bemerkungen dokumentieren

Bemerkungen wie "25.5.2024– 3 Stunden Besprechung" sind wenig geeignet, da der Mandant damit schon nach wenigen Tagen nichts mehr anfangen kann. Exakt sollte die Bemerkung lauten "25.5.2024 – Besprechung von 13.00 Uhr bis 16.00 Uhr, Teilnehmer: Name Mandant und Name Mitarbeiter – Thema: Investitionsabzugsbetrag".

Die Dokumentation hat mehrere Vorteile: Zum einen übersieht der Steuerberater bei der Abrechnung keinen "Tatbestand", für den er Gebühren verdient hat, zum anderen erspart er sich Rückfragen der Mandanten, wenn er auf die Dokumentationen hinweisen kann und für den Fall der gerichtlichen Durchsetzung hat er zumindest den "schlüssigen Sachvortrag" schon in der Akte.

5.2 Abschlagszahlungen/Vorschuss

Abschlagszahlungen für regelmäßige Arbeiten wie Lohn- und Finanzbuchhaltung, Umsatzsteuer- und Lohnsteuervoranmeldungen etc. sollten selbstverständlich sein. Aber auch die Vereinbarung von Vorschüssen, z. B. für die Jahresabschlusserstellung, in monatlichen Raten ist empfehlenswert. Das Recht des Steuerberaters auf Vorschuss ist in § 8 StBVV ausdrücklich vorgesehen. Dazu gehört auch die Umsatzsteuer. Eine Verständigung zwischen Steuerberater und Mandant über die Höhe des Vorschusses kann dahingehend interpretiert werden, dass nicht nur der zunächst verlangte Vorschuss gemindert, sondern zudem eine Vereinbarung über die gesetzliche Vergütung des Steuerberaters getroffen wurde.^[1]

Bei Rahmengebühren darf als Vorschuss nicht die Höchstgebühr verlangt werden, wenn sich der Mandatsumfang noch nicht abschätzen lässt.^[2]

Verlangt der Steuerberater einen Vorschuss für Gebühren lt. StBVV, muss er diesen in einer Rechnung auch so bezeichnen (s. auch § 14 Abs. 4 Nr. 6 UStG).

Spätestens bei Beendigung des Mandats muss eine Abrechnung über erhaltene Vorschüsse erfolgen.^[3]

[1] OLG München, Endurteil v. 13.12.2017, 15 U 886/17.

[2] BGH, Urteil v. 11.12.2013, IX ZR 109/00.

[3] BGH, Urteil v. 7.3.2019, IX ZR 143/18.

5.3 Lastschrifteinzugsermächtigung

Die Vereinbarung eines Lastschrifteinzugsverfahrens mit dem Mandanten ermöglicht dem Steuerberater, wenn er regelmäßig davon Gebrauch macht, sofort Kenntnis zu erlangen, wann der Mandant in Zahlungsschwierigkeiten ist (Rücklastschrift). Hier kann der Steuerberater dann sofort reagieren: Arbeiten einstellen, den Mandanten anrufen etc. Bezüglich liquider Mandanten ist dann auch eine regelmäßige eigene Liquidität beim Berater gewährleistet.

5.4 Korrekte und vollständige Abrechnung

Basis für die Abrechnungen sind die Dokumentationen bzw. Leistungserfassungen durch die Mitarbeiter und den Kanzleiinhaber.

In § 9 StBVV sind die Voraussetzungen geregelt, die erfüllt sein müssen, damit der Steuerberater seine Vergütung fordern und ggf. auch einklagen kann. Steuerberater können ab dem 1.7.2020 Rechnungen auch elektronisch, insbesondere per E-­Mail, an die Auftraggeber versenden, wenn diese der Textform (§ 126b BGB) zugestimmt haben. Die Zustimmung des jeweiligen Auftraggebers bedarf keiner besonderen Form und ist ebenfalls in Textform möglich. Die Zustimmung kann auch nachträglich erfolgen und muss gem. § 9 Abs. 1 Satz 3 StBVV nur einmalig (z. B. in allgemeinen Auftragsbedingungen) erteilt werden. Geplant ist die Änderung des § 9 StBVV, dass künftig generell Rechnungen in Textform zulässig sind!

Hinweis

E-Rechnung ab 1.1.2025 ist Pflicht bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen (B2B)

Das BMF-Schreiben zur "Ausstellung von Rechnungen nach § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG); Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025" wurde am 15.10.2024 veröffentlicht.^[1]

Zu der in § 14 Abs. 1 und 2 UStG n. F. geregelten Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung gelten gem. § 27 Abs. 38 UStG n. F. verschiedene Übergangsregelungen, nach denen der Rechnungsaussteller unter bestimmten Voraussetzungen dennoch eine sonstige Rechnung ausstellen kann.

Als sonstige Rechnungen gelten ab dem 1.1.2025 alle Rechnungen in Papierform oder in elektronischen Formaten, die nicht den Vorgaben von § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG n. F. entsprechen (anderes elektronisches Format). Dazu zählen auch alle nicht strukturierten elektronischen Dateien (z. B. JPEG- oder bloße PDF-Datei).

Hinsichtlich des Empfangs einer E-Rechnung gilt keine Übergangsregelung, er ist somit ab 1.1.2025 durch den Rechnungsempfänger zu gewährleisten.

Die Unterzeichnung einer Abrechnung nach § 9 StBVV durch einen angestellten Steuerberater ist nicht ausreichend und steht der Einforderbarkeit der abgerechneten Vergütungsansprüche entgegen.^[2]

In der Rechnung sind die Beträge der einzelnen Gebühren und Auslagen, die Vorschüsse sowie die angewandten Vergütungsvorschriften und bei Wertgebühren auch der Gegenstandswert anzugeben.^[3]

Es versteht sich von selbst, dass der Steuerberater bei seinen...