Innergemeinschaftliche Lieferung / 4.3 Gelangensbestätigung in Beförderungs- und Versendungsfällen

Unabhängig davon, ob Lieferant oder Abnehmer die Liefergegenstände befördern oder durch einen selbstständigen Beauftragten befördern lassen (Versendung), soll der Unternehmer gem. § 17 a Abs. 1 Nr. 2 i. V. m. § 17b Abs. 2 UStDV

• das Doppel der Rechnung und
• die Bestätigung des Abnehmers gegenüber dem Lieferanten oder dem mit der Beförderung Beauftragten Dritten, dass der Gegenstand der Lieferung in das übrige Gemeinschaftsgebiet gelangt ist (Gelangensbestätigung),

vorhalten.

Die Gelangensbestätigung muss folgende Angaben enthalten:^[1]

• Name und Anschrift des Abnehmers,
• Menge des Gegenstands der Lieferung und dessen handelsübliche Bezeichnung, bei Fahrzeugen i. S. d. § 1 b Abs. 2 UStG einschließlich der Fahrzeug-Identifikationsnummer,
• Ort und Monat des Erhalts der Gegenstände bzw. in Fällen der Abholung (Beförderung) durch den Abnehmer Ort und Monat des Endes der Beförderung im übrigen Gemeinschaftsgebiet,
• Ausstellungsdatum und Unterschrift des Abnehmers. Bei elektronischer Übermittlung ist die Unterschrift nicht erforderlich, sofern erkennbar ist, dass die Übermittlung im Verfügungsbereich des Abnehmers oder dessen Beauftragten begonnen hat.

Der "Ort des Erhalts des Gegenstandes" bzw. "Ort des Endes der Beförderung des Gegenstandes" im übrigen Gemeinschaftsgebiet ist so zu verstehen, dass ein konkreter Bestimmungsort (z. B. eine Stadt, eine Gemeinde) anzugeben ist. Stellt sich nachträglich heraus, dass dieser Ort tatsächlich nicht den Angaben des Abnehmers entspricht, aber ebenfalls im übrigen Gemeinschaftsgebiet liegt, ist dies nicht zu beanstanden.^[2]

Die o. g. Angaben müssen sich nicht aus einem Beleg allein ergeben. Sie können auch in einer Gesamtschau verschiedener Dokumente nachgewiesen werden. So können z. B. auch Kopien der Rechnungsbelege bzw. Lieferscheine zusammen mit einer Bestätigung des Abnehmers über den Erhalt der Gegenstände verwandt werden. Sammelbestätigungen für einen Kalendermonat, maximal ein Kalendervierteljahr, werden von der Verwaltung anerkannt.^[3]

Die vom BMF veröffentlichten Muster der Gelangensbestätigung in deutscher^[4], englischer^[5] und französischer^[6] Sprache dokumentieren lediglich die notwendigen Angaben. Der Unternehmer ist an die Form nicht gebunden.

Praxis-Tipp

Elektronisch übermittelte Sammelbestätigung

Insbesondere bei kontinuierlichen Lieferbeziehungen zu feststehenden Abnehmern im übrigen Gemeinschaftsgebiet erweist es sich als zweckmäßig, mit monatlichen (oder vierteljährlichen) Sammelbestätigungen zu arbeiten. Dabei können in der Bestätigung alle vom Abnehmer in dem betreffenden Kalendermonat erhaltenen Waren unter Bezugnahme auf die Rechnungs- bzw. Lieferscheinnummer dokumentiert werden. Dieses Verfahren vereinfacht die Belegorganisation für beide Seiten erheblich. Da die Verwaltung auch eine elektronische Übermittlung der Gelangensbestätigung ohne Unterschrift zulässt, lassen sich hier erhebliche Vereinfachungen durchsetzen. Es ist lediglich erforderlich, dass die elektronische Bestätigung aus dem Verfügungsbereich des Abnehmers kommt (z. B. nachgewiesen durch eine Antwort-E-Mail des Abnehmers). Wird die Gelangensbestätigung per E-Mail übersandt, ist diese zum Nachweis der Herkunft auch elektronisch aufzubewahren.

Wichtig

Bestätigung des Abnehmers

Die Gelangensbestätigung ist immer vom unmittelbaren Abnehmer (Vertragspartner) gegenüber dem Lieferanten bzw. dessen selbstständigen Beauftragten zu erteilen. Stellt diese Bescheinigung der vom Abnehmer abweichende Warenempfänger aus (z. B. der Kunde des Abnehmers, der beauftragte Lagerhalter oder Lohnveredeler) kann sie nur anerkannt wer­den, wenn dieser nachweislich befugt ist, im Namen des Abnehmers zu handeln.

Praxis-Beispiel

Vollmacht des Lagerhalters

Im Rahmen einer dauerhaften Lieferbeziehung hat der im Inland ansässige Kosmetik­hersteller DE mit seinem Kunden FR in Frankreich vereinbart, dass die Waren regelmäßig auf ein Lager des FR in Belgien verbracht werden. Der von FR beauftragte Lagerhalter BE ist ermächtigt, den Erhalt der Kosmetikerzeugnisse im Namen von FR zu bestätigen. Neben dem einmaligen Nachweis der Bevollmächtigung des BE durch FR sind die von BE für FR ausgestellten Gelangensbestätigungen anzuerkennen.

[1] Einzelheiten zum Belegnachweis mittels Gelangensbestätigung und zu möglichen Alternativbelegen enthaltenAbschn. 6a.4 und Abschn. 6a.5 UStAE.

[2] Vgl. Abschn. 6a.3 Abs. 3 UStAE.

[3] Vgl. Abschn. 6a.4 Abs. 4 und 5 UStAE.

[4]

S. Gelangensbestätigung (deutsch).

[5]

S. Gelangensbestätigung (englisch).

[6]

S. Gelangensbestätigung (französisch).