Gelangensbestätigung: Pflichten und Pflichtangaben

Liefern Sie aus Deutschland Waren in einen anderen Mitgliedsstaat der EU, dann handelt es sich dabei um eine innergemeinschaftliche Lieferung. Das bedeutet, dass Sie auf Ihrer Rechnung keine Umsatzsteuer ausweisen müssen.

Voraussetzung:

• Der ausländische Kunde ist Unternehmer und
• erwirbt die Waren für seinen Betrieb.

Zudem müssen Sie nachweisen, dass Sie das Produkt auch tatsächlich in das jeweilige Land geliefert haben. Für diese Fälle hat der Gesetzgeber die Gelangensbestätigung eingeführt: Hiermit muss der ausländische Auftraggeber bis zum Kalenderjahr 2019 dem deutschen Unternehmen den Erhalt der Ware bestätigen. Ab dem Jahr 2020 wurde im Rahmen der „Quick Fixes“ im Jahressteuergesetz 2019 ein für die EU einheitlicher Nachweis eingeführt. Hierbei handelt es sich um eine Regelung, die auf der Vermutung basiert, dass der Gegenstand der Lieferung als in das andere EU-Land als geliefert gilt. Normiert ist diese sogenannte Vermutungsregelung seither in § 17a UStDV.

Unterscheidung in der Art des Nachweises je nach Transportverantwortung

§ 17a Abs. 1 Nr. 1 UStDV regelt die Vorlage zwei sich nicht widersprechender Transportdokumente durch den Exporteur für die „Bring-Fälle“. Dies können zum Beispiel das Konnossement, die Rechnung eines extern beauftragten Transporteurs der Ware, die Versicherungspolice zum vorgenommenen Warentransport, die Quittung eines Lagerinhabers über die Einlagerung der Liefergegenstände oder auch der CMR-Frachtbrief sein.

Hinweis: Es ist in der Praxis unbedingt darauf zu achten, dass es sich um Nachweise/Belege zweier verschiedener Dritter handelt, die an dieser innergemeinschaftlichen Lieferung beteiligt sind. Es darf sich bei dem Erbringer der Nachweise also weder um den Lieferer noch um den Abnehmer handeln. Unternehmen im Rahmen einer Organschaft gelten dabei nicht als „verschiedene Dritte“, dasselbe gilt für nahe Angehörige im Sinne des Steuerrechts.

In den sogenannten „Abhol-Fällen“ wird zusätzlich die Gelangensbestätigung des Abnehmers gem. § 17a Abs. 2 Nr. 2 UStDV gefordert.

Pflichtangaben einer Gelangensbestätigung

Die Gelangensbestätigung als Nachweis muss folgende Pflichtangaben enthalten:

• Name und Anschrift des Abnehmers,
• Menge des Gegenstands der Lieferung und handelsübliche Bezeichnung einschließlich Fahrzeug-Identifikationsnummer bei Fahrzeugen i.S.d. § 1b Abs. 2 UStG,
• Monat und Ort des Erhalts des Gegenstands im EU-Ausland oder bei Selbsttransport durch den Abnehmer oder
• Monat und Ort des Endes der Beförderung im EU-Ausland,
• Ausstellungsdatum der Bestätigung,
• Unterschrift des Abnehmers oder
• Nachweis über Vertretungsberechtigung, wenn der Abnehmer selber nicht vor Ort ist.

Ab dem Kalenderjahr 2020 ist die Unterschrift des Ausstellers der Gelangensbestätigung nicht mehr notwendig. Dennoch verlangt sie konkrete Angaben zum Ankunftsdatum und zur Identifikation der Person, die die Ware entgegengenommen hat. Der Abnehmer hat dem Lieferanten die Bestätigung spätestens am 10. Tag des auf die Lieferung folgenden Monats zuzusenden.

Hinweis: Liegt kein Fall der Vermutungsregelung gem. § 17a UStDV vor, sind die Regelungen des § 17b UStDV anzuwenden. Trotz Neuregelung im § 17a UStDV bleibt der ehemalige § 17a UStDV a.F. durch die Verschiebung in § 17b UStDV n.F. erhalten.

Gelangensbestätigung: Elektronisch oder als Sammelbestätigung

Die Verwaltung schreibt keine bestimmte Form der Gelangensbestätigung vor, sie kann auch aus mehreren Dokumenten bestehen. Wird die Gelangensbestätigung elektronisch übermittelt, ist eine Unterschrift nicht erforderlich. Allerdings muss dann erkennbar sein, dass die Bestätigung vom Abnehmer stammt (Identifizierung der Absender-E-Mail-Adresse). Die E-Mail-Adresse des Abnehmers muss dem leistenden Unternehmer dennoch vorher nicht bekannt gewesen sein. Für die Erkennbarkeit der E-Mail-Adresse ist es unschädlich, wenn die Adresse eine Domain enthält, die wiederrum nicht auf den Ansässigkeitsmitgliedsstaat des Abnehmers hinweist. Die Gelangensbestätigung kann außerdem als Sammelbestätigung ausgestellt werden – mit Umsätzen bis zu einem Quartal.

Hinweis Aufbewahrung: Elektronische Gelangensbestätigung

Eine auf elektronischem Weg erhaltene Gelangensbestätigung kann für umsatzsteuerliche Zwecke auch in ausgedruckter Form aufbewahrt werden. Wird die Gelangensbestätigung per E-Mail übersandt, soll, um den Nachweis der Herkunft des Dokuments vollständig führen zu können, auch die E-Mail archiviert werden, die für umsatzsteuerliche Zwecke ebenfalls in ausgedruckter Form aufbewahrt werden kann.

Achtung: Die Nachweise müssen Sie behalten und zehn Jahre lesbar aufbewahren!

Praxistipp: Vorab E-Mail mit Dokument versenden

Schicken Sie Ihrem Kunden ein vorab ausgefülltes Dokument per E-Mail. Dieser muss dann nur den Zeitpunkt des Warenerhalts sowie das Ausstellungsdatum ergänzen und anschließend zurückschicken. Auf diese Weise vermeiden Sie mögliche Fehlerquellen. Außerdem sollten Sie die Rechnungsnummer in die Gelangensbestätigung aufnehmen. So kann ein klarer Bezug zur betreffenden Rechnung hergestellt werden.

Hinweis: Die Finanzverwaltung hat in den Anlagen zum Umsatzsteueranwendungserlass Musterbescheinigungen bereitgestellt (in deutscher, französischer und englischer Sprache).

Kostenloser Download: Gelangensbestätigung in Deutsch, Französisch und Englisch

Gelangensbestätigung: Deutsch

Gelangensbestätigung: Französisch

Gelangensbestätigung: Englisch