Innergemeinschaftliche Lieferung, Voraussetzungen / 7 Wie die innergemeinschaftliche Lieferung bei einer Beförderung oder Versendung nachgewiesen wird

Nur wenn ein Gegenstand in einen anderen EU-Staat gelangt, liegt eine umsatzsteuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung vor. Grenzkontrollen gibt es innerhalb der EU nicht mehr, also muss auf andere Art und Weise nachgewiesen werden, dass der Liefergegenstand in ein anderes EU-Land gelangt ist. Die Steuerfreiheit gilt deshalb nur dann, wenn der Unternehmer diesen Nachweis führen kann.

Gelangensbestätigung

Der Unternehmer, der eine innergemeinschaftliche Lieferung ausführt, muss den Nachweis, dass der Liefergegenstand in das übrige Gemeinschaftsgebiet gelangt ist, durch ein Rechnungsdoppel bzw. durch eine Bestätigung des Abnehmers führen. Diese Bestätigung muss die folgenden Angaben enthalten:

• Name und Anschrift des Abnehmers. Die Bestätigung muss vom Abnehmer oder von einem Beauftragten unterschrieben werden. Bei einer elektronischen Übermittlung ist eine Unterschrift nicht erforderlich, wenn erkennbar ist, dass sie vom Abnehmer bzw. von dessen Beauftragten übermittelt wurde (wichtig ist die Absenderangabe).
• Bei dem Abnehmer einer innergemeinschaftlichen Lieferung, z. B. bei einem Reihengeschäft, darf nur derjenige in der Gelangensbestätigung genannt werden, der die Lieferung tatsächlich erhält. Das ist also nicht der Abnehmer einer ruhenden Lieferung.
• das Ausstellungsdatum der Bestätigung,
• die handelsüblicher Bezeichnung und die Menge der Liefergegenstände,
• Monat und Ort (EU-Mitgliedsstaat mit Angabe von Stadt bzw. Gemeinde) des Erhalts der gelieferten Gegenstände,

Wird der Liefergegenstand im Auftrag des liefernden Unternehmers oder des Abnehmers durch einen Dritten (z. B. durch einen Spediteur) an den Abnehmer befördert, können die erforderlichen Angaben gegenüber dem beauftragten selbstständigen Dritten gemacht werden. Der beauftragte Dritte muss gegenüber dem Lieferanten versichern, dass er über einen entsprechenden Beleg verfügt.

Für die Gelangensbestätigung ist keine bestimmte Form vorgeschrieben. Sie kann auch aus mehreren Dokumenten bestehen. Es reicht z. B. aus, wenn die Angaben in einem Versendungsbeleg enthalten sind.

Neben der Gelangensbestätigung sind weiter Nachweise zugelassen worden. Hierzu gehören insbesondere der Frachtbrief und die Spediteurbescheinigung.

Zeitnahe Dokumentation empfehlenswert

Der Unternehmer sollte bei innergemeinschaftlichen Lieferungen zeitnah sicherstellen, dass er im Besitz aller erforderlichen Unterlagen ist. Die nachträgliche Beschaffung von Dokumenten kann sich schwierig gestalten, sodass ggf. die Steuerfreiheit der innergemeinschaftlichen Lieferung gefährdet ist.