Internationale Gewinnabgrenzung (IntGA) / 3.8.13 Dokumentation und Nachweise

Tz. 1034

Stand: EL 81 – ET: 08/2014

Die Verw-Grds Umlagen enthalten im Abschn 5 umfangreiche Vorgaben zur Form und Dokumentation sowohl der Verträge als auch der Abrechnungen. Die Anforderungen haben sich gegenüber dem Schr des BMF noch erhöht, da der Abschluss von Umlageverträgen als außergewöhnlichr Geschäftsvorfall zu werten ist. § 3 Nr 2 der GAufzVO erfordert faktisch eine Vorratsdokumentation, s Baumhoff/Ditz/Greinert (DStR 2007, 1466). Umfassende Standards enthält auch das EU JTPF 2010. Im Einzelnen sind folgende Anforderungen zu beachten:

3.8.13.1 Form und Inhalt des Vertrags

Tz. 1035

Stand: EL 81 – ET: 08/2014

Ein stlich anzuerkennender Umlagevertrag bedarf der Schriftform; er muss folgende Mindestanforderungen, ggf in Verbindung mit Anhängen, Anlagen oder Zusatzvereinbarungen, erfüllen:

1.	Benennung der Poolmitglieder und der sonstigen nahestehenden Nutznießer;
2.	genaue Beschreibung der Leistungen, die Vertragsgegenstand sind;
3.	Ermittlung der umzulegenden Aufwendungen, die Methode der Aufwandserfassung und etwaige Abweichungen;
4.	Ermittlung des Nutzens, den die jeweiligen Teilnehmer erwarten;
5.	Ermittlung des Umlageschlüssels;
6.	Beschreibung, wie der Wert der anfänglichen und der späteren Leistungsbeiträge der Poolmitglieder ermittelt und einheitlich auf alle Poolmitglieder verrechnet wird;
7.	Art und Umfang der Rechnungskontrolle (zB bei Vorkasse; Zeitpunkt);
8.	Bestimmungen über die Anpassung an veränderte Verhältnisse;
9.	Vertragsdauer;
10.	Bestimmungen über die Vertragsauflösung sowie ggf die Voraussetzungen und Folgen des Eintritts neuer Poolmitglieder und des vorzeitigen Austritts bisheriger Poolmitglieder;
11.	Vereinbarungen über den Zugriff auf die Unterlagen und Aufzeichnungen über den Aufwand und die Leistungen des leistungserbringenden Unternehmens;
12.	Zuordnung der Nutzungsrechte aus zentralen Aktivitäten des Pools im Fall der Forschung und Entwicklung.

3.8.13.2 Abrechnungsdokumentation von Aufwand und Leistungen

Tz. 1036

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Nach Rn 5.1.2 der Verw-Grds Umlagen sollen die Leistungen, die den Poolmitgliedern erbracht werden, und die damit im Zusammenhang stehenden Aufwendungen nachprüfbar dokumentiert sein. Dies gilt insbes, wenn vd Leistungen in einem einheitlichen Umlagevertrag zusammengefasst sind. Werden indirekte Aufwendungen zugeordnet, ist die Basis der Zuordnung zu dokumentieren. Erträge, die im Zusammenhang mit dem Umlagevertrag anfallen, müssen gesondert erfasst sein.

3.8.13.3 Dokumentation des zu erwartenden Nutzens

Tz. 1037

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Der Ermittlung des zu erwartenden Nutzens kommt nach Rn 5.1.3 der Verw-Grds besondere Bedeutung zu. Der zu erwartende Nutzen kann hiernach durch Problemanalyse, Projektberichte, Zielvorgaben uä Unterlagen dargelegt werden. Aus den Unterlagen muss sich auch ergeben, in welchem Umfang andere Konzernmitglieder Nutzen aus dem Umlagevertrag ziehen können. Die OECD beschäftigt sich in Rn 8.19ff noch umfangreicher mit den Problemen der Prognoseermittlung. Hierbei steht auch der Fremdverhaltensgrundsatz im Vordergrund. Dies kann es auch erforderlich machen, nachträglich bei erheblichen Abweichungen von dem tats Ergebnis und der Prognose deren Akzeptanz zu hinterfragen (Rn 8.20). Die OECD nennt als möglichen Maßstab zur Veranschaulichung für die Vorteilserwartung bei Forschung und Entwicklung den voraussichtlichen Produktabsatz oder die voraussichtlichen Lizenzeinnahmen aus der Verfahrenslizenzierung. Zudem sind auch Korrekturen bei abweichendem zeitlichen Eintritt der Vorteile bei den Beteiligten oder unterschiedlicher Verwertungsmöglichkeit, zB Exklusivrechten, erforderlich (s Rn 8.22 der OECD-GL 2010).

3.8.13.4 Dokumentation des Leistungsempfängers

Tz. 1038

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Die Dokumentation des Leistungsempfängers muss nach Rn 5.1.4 folgende Teile umfassen:

1.	Den Umlagevertrag mit Anhängen, Anlagen und Nachträgen;
2.	soweit nicht Vertragsbestandteil oder in den Anlagen zum Vertrag enthalten: Dokumentation zur Begründung der gezahlten Umlage, insbes bezüglich der zu erwartenden Leistungen, des zu erwartenden Nutzens, des Umlageschlüssels und des Verteilungsmaßstabes (Umfang des Nutzens im Verhältnis zu anderen Leistungsempfängern, verursachungsgerechte und nutzungsorientierte Aufwandsverteilung);
3.	Vereinbarungen für Vorauszahlungszwecke;
4.	jährliche Abrechnung der tats Aufwendungen: Auflistung des Gesamtaufwands nach Kostenstellen und Verteilung auf die Poolmitglieder; Aufgliederung des direkten und indirekten Aufwands nach Kostenarten, zB Personalkosten, Reisekosten, Büromiete, AfA, Fremdlizenzen, EDV-Kosten, Lagerkosten; Zahlungsnachweise;
5.	Dokumentation der tats empfangenen Leistungen und des erzielten Nutzens, zB Monats-, Vierteljahres- oder Jahresberichte über einzelne Leistungen und Projekte des leistenden Unternehmens, Schriftverkehr, Besucherberichte, Besprechungsprotokolle betreffend einzelne Projekte; Forschungsergebnisse in Berichtsform; Liste der Patentanmeldungen; Pressenotizen; Beginn der Fertigung neuer Produkte; Verbesserungen oder Neuerungen bei der Herstellung alter Produkte.

3.8.13.5 Nachweise

Tz. 1039

Stand: EL 81 – ET: 08/2014

Die dt Anforderungen gehen in Rn 5.2 der Verw-Grds Umlagen wes üb...