Inventurerleichterungen / 4 Buch- und Beleginventur

Es bedarf keiner körperlichen Bestandsaufnahme der Vermögensgegenstände, soweit durch Anwendung eines den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechenden anderen Verfahrens gesichert ist, dass der Bestand der Vermögensgegenstände nach Art, Menge und Wert auch ohne die körperliche Bestandsaufnahme für diesen Zeitpunkt festgestellt werden kann. Bei Anwendung des Buchinventurverfahrens soll das Intervall für die körperliche Bestandsaufnahme bei körperlichen beweglichen Vermögensgegenständen des Anlagevermögens 5 Jahre und bei körperlichen unbeweglichen Vermögensgegenständen des Anlagevermögens 10 Jahre nicht überschreiten.

Die Buch- und Beleginventur ist neben dem körperlichen Inventurverfahren das für eine Kommune übliche Inventurverfahren. Unbewegliches Sachanlagevermögen, wie Grundstücke, kann zwar auch körperlich durch Augenschein in der Örtlichkeit erfasst werden. Doch wird das unbewegliche Sachanlagevermögen üblicherweise anhand von Grundbuchauszügen inventarisiert. Die Zu- und Abgänge von Grundvermögen sind durch das Fortschreiben der Grundbuchauszüge zu belegen, um den Bestand zu aktualisieren.

Wenn die Kommune gewährleisten kann, dass der Bestand, die Art, die Menge und der Wert der Vermögensgegenstände durch vorhandene Verzeichnisse zum Abschlussstichtag korrekt und den tatsächlichen Verhältnissen entsprechend dargestellt wird, kann eine jährliche körperliche Inventur unterbleiben. Derartige Verzeichnisse sind entweder eine lückenlose Lagerbuchführung oder für Vermögensgegenstände des Anlagevermögens eine lückenlose Anlagenbuchhaltung. Lückenlos bedeutet, dass alle Zu- und alle Abgänge korrekt hinsichtlich ihrer Auswirkung auf den Bestand nach Menge, Art und Wert erfasst werden. Üblicherweise werden sowohl die Lagerbuchführung als auch die Anlagenbuchhaltung in einer entsprechenden Unternehmenssoftware geführt. Die Software ist so einzurichten, dass die gesetzlichen Erfordernisse erfüllt werden. Dazu muss z. B. in der Anlagenbuchhaltung eine Anlagenkartei für jeden Vermögensgegenstand mit bestimmten Inhalten, wie Tag des Abgangs oder des Zugangs, Höhe der Anschaffungskosten geführt werden. Die Buch- und Beleginventur stellt im kommunalen Bereich insbesondere für Massegüter wie die Betriebs- und Geschäftsausstattung eine Inventurerleichterung dar.

In Nordrhein-Westfalen dürfen für die automatisierte Ausführung der Geschäfte der kommunalen Haushaltswirtschaft nach § 94 Abs. 2 GO NRW nur Fachprogramme verwendet werden, die von der Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen zugelassen sind. Gleiches gilt für die Verwendung dieser Fachprogramme nach wesentlichen Programmänderungen.