IT-Kosten / 3 Wie werden IT-Kosten verteilt?

Über die zulässige Höhe von EDV-Kosten kann niemand eine definitive Aussage treffen. Dies hängt ab von vielen individuellen Gegebenheiten, aber auch von der Art und dem Umfang der Verteilung der EDV-Kosten. Die EDV-Abteilung ist eine Verwaltungsabteilung, deren Kosten in vielen Betrieben ohne großen Aufwand über die Verwaltungsgemeinkostenzuschlagssätze auf die Kostenträger verteilt werden. Dies ist nicht richtig.

Der große und wachsende Block der IT-Kosten muss verursachungsgerecht verteilt werden. Als Verursacher kommen die Anwender aus den einzelnen Kostenstellen infrage, nicht die Produkte. Die Dienstleistung, die eine EDV-Abteilung zur Verfügung stellt, muss von den Empfängern entsprechend der Nachfrage bezahlt werden.

Praxis-Tipp

Steuerungsfunktion von Verrechnungspreisen beachten

Als Controller steuern Sie die Nachfrage nach den IT-Dienstleistungen durch die Vereinbarung von Zielen mit den Verantwortlichen in den Kostenstellen oder durch die Verwendung von Verrechnungspreisen. Durch künstlich niedrig gehaltene Verrechnungskosten für IT-Leistungen kann die Nachfrage nach EDV-Unterstützung in Ihrem Unternehmen angekurbelt, durch überhöhte Kosten gebremst werden.

Der Controller hat zwei Möglichkeiten, die IT-Kosten verursachungsgerecht den Kostenstellen zuzuordnen, die sich in der Genauigkeit und dem kostenrechnerischen Aufwand stark unterscheiden.

Zuordnung über Projekte und Auftraggeber

In der IT-Abteilung werden häufig abgeschlossene Projekte durchgeführt, deren Aufwand mit den Instrumenten des Kostenrechners gut abgegrenzt werden kann. Die folgenden Aussagen gelten selbstverständlich auch dann, wenn das Projekt überwiegend mit eigenen Mitteln (Hardware, Personal) durchgeführt wird. Projekte können meist problemlos einem oder mehreren Verursachern zugeordnet werden. Beispiele dafür sind:

• Im Internet wird ein Shop eingerichtet, der den registrierten Kunden eine direkte Bestellung erlaubt. Nutznießer ist der Vertrieb.
• Für das Rechnungswesen wird zum Jahreswechsel auch eine neue Software implementiert, da die alte Version vom Hersteller nicht mehr gewartet wurde. Verursacher ist die Buchhaltung.
• Die Konstruktion erhält einen Upgrade der CAD-Software mit verbesserter Software zum Prototyping. Dazu sind neue Rechner und Installationsaufwand notwendig. Auch der Aufwand für die Konvertierung der vorhandenen Zeichnungen kann der Entwicklungsabteilung zugerechnet werden.
• Für die Arbeitszeiterfassung werden neue Terminals an den Eingängen des Unternehmens installiert. Die Kosten dafür müssen vom Personalwesen getragen werden.
• Der Vertrieb versorgt seinen Außendienst mit Informationen, die in der Cloud gespeichert sind. Die Einrichtung dieser Abläufe und die Nutzungskosten für den Cloud-Anbieter können diesem Projekt zugeordnet werden.

Solange der Inhalt und der Zweck dieser Projekte eindeutig den einzelnen Kostenstellen zugeordnet werden kann, ist die Abrechnung über Projekte ein kostenrechnerisches Problem. Profitieren mehrere Abteilungen von dem Vorhaben, muss eine Vereinbarung über die Kostenverteilung getroffen werden. Es ist auch denkbar, bestimmte Anteile der Projektkosten in die allgemeine Verteilung fließen zu lassen, wenn auch die überwiegende Mehrheit der EDV-Anwender davon profitiert. Wenn z. B. die neuen Zeiterfassungsterminals auch erhöhte Sicherheitsfunktionen beinhalten, z. B. biometrische Daten prüfen, dann erhöht sich allgemein die Sicherheit im Unternehmen und in der Informationsverarbeitung. Damit trägt nicht mehr nur das Personalwesen diese Aufwendungen.

Die Kosten für Programme, zusätzliche Hardware und eigener Personalaufwand innerhalb des Projekts müssen getrennt erfasst und bei der Verbuchung mit einer Projektnummer versehen werden. Bei größeren Projekten bietet sich ein spezielles Projektcontrolling für IT-Projekte an. Die Herausnahme der Projektkosten aus den allgemeinen IT-Kosten hat mehrere Vorteile:

• Nicht von dem Projekt profitierende Stellen im Unternehmen werden auch nicht mit zusätzlichen IT-Kosten durch die Umlage belastet.
• Die verursachende Kostenstelle trägt sämtliche Kosten für das Projekt, der Aufwand geht nicht in der allgemeinen Umlage unter. Der verantwortliche Leiter wird dies in die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung einbeziehen.
• Die getrennte Erfassung der Kosten für ein Projekt macht eine spätere Überwachung des Erfolgs dieses Projekts möglich.

Verteilung der restlichen Kosten über Schlüssel

Neben den Projektkosten, die direkt den Empfängern zugeordnet werden können, bleibt in den IT-Abteilungen der Unternehmen immer ein großer Block von Kosten, der auf alle Kostenstellen mit IT-Nutzung verteilt werden muss. Dieser Teil ist in aller Regel wesentlich größer als der Projektteil. Bei der Verteilung stellt sich die Frage, nach welchen Schlüsseln sie erfolgen soll. Wie immer, wenn Kosten verteilt werden müssen, wird die Richtigkeit des gewählten Schlüssels von allen Betroffenen heftig diskutiert.

Praxis-Tipp

Aufwand und Nutzen detaillierter Kostenschlüsselung abwägen

Die Ermittlung von ...