IT-Kosten

Zusammenfassung

Die Aufgaben, in denen die IT-Systeme eine wichtige Rolle spielt, werden immer mehr und komplexer. Zunehmend werden Prozessorganisation und Kommunikation über digitale Medien unter der Steuerung der Datenverarbeitungssysteme erledigt. Entwicklungen wie Industrie 4.0 oder Internetshops sind ohne Informationstechnologie und mächtige IT-Anwendungen nicht denkbar. Neben den aufgabenbedingten Steigerungen kommt es zu einer Verlagerung anderer Kostenarten wie den Kommunikationskosten zu den IT-Kosten. Damit wird der Block der IT-Kosten, der ein Teil der Gemeinkosten ist, immer größer und unübersichtlicher. Die technischen Besonderheiten der Informationstechnologie machen die notwendige Beschäftigung des Controllers mit diesem Thema auch nicht einfacher.

1 Welche Eigenschaften von IT-Kosten sind zu berücksichtigen?

Bei der Beschäftigung mit den IT-Kosten erkennt man verschiedene Eigenschaften dieser Kostenart, die einer Anwendung traditioneller Kostenrechnungsinstrumente nur teilweise Erfolg beschert. Erfahrungen aus der Kostenrechnung mit IT-Kosten helfen oft nicht viel, da sich die Branche rasend schnell verändert. Nicht nur die Technik wird ständig schneller weiter entwickelt, auch die Anwendungen verändern sich dramatisch.

• IT-Kosten sind im hohen Maße abhängig von der individuellen Nutzung der Möglichkeiten im Unternehmen. Damit wird ein Vergleich zwischen verschiedenen Unternehmen und oft sogar gleichartiger Abteilungen innerhalb eines Unternehmens sehr schwer. Branche, Größe und Struktur des Unternehmens bzw. der Abteilung spielen ebenso eine Rolle wie die Einstellung der verantwortlichen Führungskräfte zum IT-Einsatz.
• Die technische Entwicklung auf dem IT-Markt ist so schnell, dass Preis- und damit Kostenveränderungen fast täglich anfallen. Bereits vor Ende der Umsetzung geplanter Projekte sind die Kosten oft schon gesunken. Diese an sich erfreuliche Tatsache überdeckt in der Praxis oft Kostensteigerungen durch Fehlplanungen und Missmanagement.
• Durch neue Wege der IT-Nutzung kommt es zu neuen Kosten, deren Verhalten nicht aus Erfahrungswerten vorhergesagt werden kann (z. B. Outsourcing, ASP, Internet etc.). Die Nutzung von Cloudservices, z. B. zur Datenspeicherung oder als Quelle für individuell nutzbare Anwendungen, führt zu neuen Abrechnungsformen, für die es noch keine Erfahrungswerte gibt.
• Die Nutzung mobiler Geräte führt zu einem Mix aus IT- und Kommunikationskosten. Flatrates für Unternehmensverträge lassen eine echte Zuordnung der entstehenden Kosten zu den verursachenden Nutzern kaum noch zu.
• Die Planung vieler Kostenarten innerhalb der IT-Kosten ist sehr komplex. So können die Kommunikationskosten z. B. im Internet nur schlecht geschätzt werden, da sie häufig vom Volumen abhängig sind.

Praxis-Tipp

Mit IT-Fachleuten kommunizieren

Da vielen Controllern der Einblick in die Strukturen der IT-Anwendungen fehlt und die Spezialisierung sehr aufwändig ist, sollten Sie intensiv mit den Fachleuten aus Ihrem Hause zusammenarbeiten. Die Praxis zeigt, dass die IT-Mitarbeiter durchaus in der Lage sind, dem Controller die notwendigen Angaben mit ausreichender Genauigkeit zu beschaffen.

2 Welche Kostenarten finden sich in den IT-Kosten?

Bereits eine grobe Übersicht über die wichtigsten Kostenarten, die unter dem Oberbegriff EDV-Kosten zusammengefasst werden, zeigt, dass dieser Bereich sehr komplex ist. In der Regel werden diese Kosten auf einer Kostenstelle EDV gesammelt und ausgewertet (s. Tab. 1). In größeren Anwendungen kann eine Aufteilung sinnvoll sein. So ist die Differenzierung zwischen Programmierung und Systembetreuung ebenso zu finden wie eine separate Betrachtung der Kosten eines Benutzerservice. Die folgenden Kostenarten finden sich auf den entsprechenden Kostenstellen:

Hardwarekosten

Die Hardwarekosten sind im Vergleich zu anderen Kostenarten wesentlich gesunken. Jetzt ist jedoch ein Stillstand in der Entwicklung eingetreten, da sinkende Preise durch höheren Verbrauch ausgeglichen werden. Außerdem wird alte Hardware früher ausgetauscht, um neue Aufgaben auch erfolgreich erledigen zu können. Mit mobilen Endgeräte kommen immer öfter auch Multifunktionsgeräte zum Einsatz, deren Kosten höher sind als Einzelgeräte. Problematisch werden die Wartungskosten für die Hardware gesehen. Diese betragen immer noch zwischen 12 % und 16 % der Hardwarekosten pro Jahr, wenn komplexe Systeme bereut werden.

Praxis-Tipp

Zwischen Servern und Client-/Anwender-PCs unterscheiden.

Unterteilen Sie bei einer Wirtschaftlichkeitsrechnung für oder gegen eine Hardwarewartung zwischen den üblichen Anwender-PC und den zentralen Servern. Während Probleme im Terminal schnell durch Austausch oder Arbeitsplatzwechsel geregelt werden können, behindert ein Fehler an einem Server die gesamte Datenverarbeitung. Somit kann ein differenziertes Ergebnis ermittelt werden, das unter Umständen einen Wartungsvertrag für zentrale Geräte sinnvoll macht. Endgeräte wie Terminals, Drucker oder Smartphones können schnell und preiswert ersetzt werden. Wartungsverträge lohnen dort nicht.

Netzwerkstruktur

Von den Hardwarekosten werden in modernen Systemen die Kosten für die Net...