Jahresabschluss: Vorbereitung der Abschlussarbeiten

Zusammenfassung

Überblick

Die Werte aus der laufenden Buchhaltung und die Bestandsaufnahme am Ende des Geschäftsjahres bilden das grundlegende Zahlenmaterial, aus denen die Vermögensübersicht des Kaufmanns aufgestellt und der Jahresgewinn – oder Jahresfehlbetrag – ermittelt wird. Die Buchführung muss für diesen Jahresabschluss vollständig und richtig vorliegen. Dazu sind viele Vorarbeiten und Prüfungen erforderlich. Dieser Beitrag führt auf, welche Unterlagen für den Jahresabschluss zusammengestellt werden sollten und welche Vorjahreszahlen als Eröffnungsbilanzwerte vorgetragen werden müssen.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Nach § 242 HGB hat der Kaufmann zu Beginn seines Handelsgewerbes und für den Schluss eines jeden Geschäftsjahrs einen das Verhältnis seines Vermögens und seiner Schulden darstellenden Abschluss (Eröffnungsbilanz, Bilanz) aufzustellen. §§ 140 und 141 AO über § 4 Abs. 1 EStG nehmen Unternehmer auch steuerlich in die Pflicht, Bilanzen aufzustellen. § 246 HGB regelt die Vollständigkeit sämtlicher Vermögensgegenstände und Schulden, § 247 und folgende Paragrafen den Inhalt und einzelne Posten der Bilanz. § 5 EStG bildet dazu das steuerliche Gegenstück. Bilanzansätze und Bewertungsvorschriften sind in den Einkommensteuerrichtlinien nachzulesen. So regeln die R 5.3 und 5.4 EStÄR 2012 die Aufnahme des Umlauf- und Anlagevermögens, 6.13 EStÄR 2012 behandelt Geringwertige Wirtschaftsgüter.

1 Zusammenstellen der Unterlagen

Die Erstellung des Jahresabschlusses kann grundsätzlich in 3 Arbeitsschritte unterteilt werden:

1. Zusammenstellen der Unterlagen (Abschluss vorbereiten) und Abstimmen der Buchführung
2. Umbuchungen laufender Bewegungen und Erstellen der Abschlussbuchungen
3. Aufstellen des Jahresabschlusses (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, ggfs. Anhang und Lagebericht).

Es gibt bei den Jahresabschlussarbeiten verschiedene Stufen und Begriffe. So wird in der Theorie zwischen vorbereitenden Abschlussarbeiten, Abschlussvorarbeiten und den "eigentlichen" Abschlussarbeiten unterschieden.

Im Grunde ist diese Unterscheidung für die Praktiker bedeutungslos. Bereits im Rahmen der vorbereitenden Abschlussarbeiten (Abstimmen der Konten) kann aus Gründen der Effizienz die Bildung von Jahresabschlussposten durch entsprechende Dokumentationen und Unterlagen vorbereitet werden. Die verschiedenen Stufen der Jahresabschlussarbeiten verschmelzen also in der Praxis zunehmend – aus gutem Grunde.

Praxis-Tipp

Gleich zu buchen ist vorteilhaft

Wenn Sie – traditionell – erst nach allen Abstimm- und Abschlussarbeiten die Jahresabschlussbuchungen bilden, riskieren Sie, dass eine einzige Fehlbuchung auf dem letzten abzustimmenden Konto über ein paar andere bereits abgerechnete Konten korrigiert werden muss, welche die wiederum errechneten Rückstellungen, Wertberichtigungen u. a. über den Haufen wirft. Neben der zusätzlichen Arbeit laufen Sie daher Gefahr, Auswirkungen zu übersehen.

1.1 Abschlussvorarbeiten oder vorbereitende Abschlussarbeiten

Die Unterscheidung zwischen "Abschlussvorarbeiten" und "vorbereitenden Abschlussarbeiten" ist u. a. in der Steuerberatervergütungsverordnung von Bedeutung. Vorarbeiten können Sie i. d. R. kostengünstig selbst übernehmen und dem Steuerberater die eigentliche Erstellung des Jahresabschlusses überlassen.

1. Zu den Abschlussvorarbeiten gehört die Abstimmung der laufenden Buchführung bis zur Saldenbilanz der Jahresverkehrszahlen. Wenn dies der Steuerberater erledigt, kann er für diese Arbeit grundsätzlich eine Gebühr in Rechnung stellen.
2. Zu den vorbereitenden Abschlussbuchungen als Teil des Jahresabschlusses gehören z. B. die Buchungen der Abschreibungen, die Bildung der Rechnungsabgrenzungsposten, Rückstellungen, Rücklagen, Buchungen der Inventuranpassungen, nichtabzugsfähige Betriebsausgaben, Privatnutzungen Fahrzeuge und Telefon sowie evtl. Anpassungsbuchungen aufgrund einer Betriebsprüfung.

Die Definition, was zu den Vorbereitungen des Jahresabschlusses zählt, obliegt i. d. R. dem Steuerberater. In den meisten Fällen liegen hierfür kanzleieigene Liste mit den Abstimm- und Abschlussvorarbeiten vor.

Zusammen mit der Überprüfung der Buchführung sichten Sie auch die zugrunde liegenden Belege, Dokumentationen und zusätzlichen Unterlagen. Für den Jahresabschluss sind manche dieser Unterlagen in Kopie oder digital zusammenzustellen sowie Auflistungen und Berechnungen zu fertigen.

1.2 Diese Unterlagen werden zum Abstimmen benötigt

Bereits zum Abstimmen der Buchführung werden vornehmlich nachfolgende Unterlagen benötigt:

1. die Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung des Vorjahres und die Eröffnungsbilanz;
2. Steuerbescheide und sonstige Steuerunterlagen (Prüfungsberichte, Vorauszahlungsbescheide, Grundlagenbescheide, Kontoauszüge u. Ä.);

3. Belege zu:

   1. Kassenbuchungen,
   2. Bankbewegungen,
   3. Eingangsrechnungen,
   4. Ausgangsrechnungen;

4. sämtliche Monats- oder Quartalsauswertungen der laufenden Buchführung:

   1. Buchungsjournale, Grundaufzeichnungen der Buchungssätze,
   2. Summen- und Saldenlisten,
   3. Umsatzsteuervoranmeldungen,
   4. Kontenblätter;

5. Auswertungen der Nebenbuchhaltungen:

   1. Kassenbuch als Journal oder Tagesbericht,
   2. OPOS-Saldenlisten, Bewegungen der Kontokorrentkonten, Offene-Posten-(Fälligkeits-) ...