Jobticket, Abrechnung von Dienstreisen und Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte

Wo die Probleme sind:

• Das richtige Konto
• Kostenübernahme/Kaufpreiserstattung
• Amortisationsprognose durch den Arbeitgeber
• Abgrenzung zu Geschäftsreisen
• Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte

1 So kontieren Sie richtig!

Praxis-Wegweiser: Das richtige Konto
Kontenbezeichnung	SKR 03	SKR 04	Eigener Kontenplan	Bilanz/GuV
Reisekosten Arbeitnehmer Fahrtkosten	4663	6663		sonstige betriebliche Aufwendungen
Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerpflichtig	4145	6060		Löhne und Gehälter
Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei	4140	6130		Löhne und Gehälter

So kontieren Sie richtig!

Unternehmer und Arbeitnehmer haben ein Interesse daran, die Höhe der Fahrtkosten wirtschaftlich und steuerlich optimal zu gestalten. Bei Geschäftsreisen kann es daher sinnvoll sein, eine Bahncard 25 oder Bahncard 50 zu erwerben. Bei umfangreichen und weiten Geschäftsreisen bringt die Bahncard 100 besondere Vorteile. Seit dem 1.1.2019 sind auch die Kosten für ein "Jobticket", die der Arbeitgeber zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn übernimmt, steuerfrei. Erwirbt der Unternehmer für seinen Arbeitnehmer z. B. eine Bahncard 100, die der Arbeitnehmer für geschäftliche Fahrten und/oder Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte einsetzt, bucht der Unternehmer in seiner Buchführung die Kosten auf das Konto "Reisekosten Arbeitnehmer Fahrtkosten" 4663 (SKR 03) bzw. 6663 (SKR 04) und/oder auf das Konto "Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei" 4140 (SKR 03) bzw. 6130 (SKR 04). Seit dem 1.1.2020 ist darauf zu achten, dass die Bahncard dem ermäßigten Steuersatz von 7 % unterliegt.

Buchungssatz:

Reisekosten Arbeitnehmer Fahrtkosten

an Bank

2 Praxis-Beispiel für Ihre Buchhaltung: Arbeitgeber stellt dem Arbeitnehmer eine Bahncard zur Verfügung

Ein Arbeitnehmer ist als Einkäufer für ein Unternehmen tätig und führt deshalb häufig Geschäftsreisen (auswärtige Tätigkeiten) durch. Für seine Fahrten zu den Geschäftspartnern nutzt der Arbeitnehmer regelmäßig die Züge im Linienfernverkehr. Für die hierfür vorgesehenen Fahrten würden die Einzelfahrscheine in der Summe 6.200 EUR betragen. Sein Arbeitgeber stellt ihm daher eine Bahncard 100 zur Verfügung, die nur 3.952 EUR kostet. Die Bahncard 100 verwendet der Arbeitnehmer auch für die Fahrten von seiner Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte. Er unternimmt 120 Fahrten im Jahr zur 40 km entfernten ersten Tätigkeitsstätte.

Da sich die Kosten der Bahncard 100 allein durch auswärtige Tätigkeiten voll amortisieren, sind die Fahrtkosten insgesamt als Reisekosten zu buchen, sodass eine Erfassung als Arbeitslohn ausscheidet. Der Unternehmer bucht den Gesamtbetrag im Zeitpunkt des Erwerbs in voller Höhe wie folgt:

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
4663/ 6663	Reisekosten Arbeitnehmer Fahrtkosten	3.693,46
1571/ 1401	Abziehbare Vorsteuer 7 %	258,54	1200/ 1800	Bank	3.952,00

3 Übersicht der aktuellen Rechtslage bei Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte

Die Vergütungen, die Arbeitnehmer innerhalb und außerhalb des öffentlichen Dienstes von ihrem Arbeitgeber zur Erstattung von Reisekosten, Umzugskosten oder Mehraufwendungen bei doppelter Haushaltsführung erhalten, sind steuerfrei, soweit sie die nach § 9 EStG als Werbungskosten abziehbaren Aufwendungen nicht übersteigen.^[1]

Außerdem sind seit dem 1.1.2019 die Zuschüsse steuerfrei,

• die der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer für Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln im Linienverkehr bzw.
• zur Nutzung des Personenfernverkehrs (ohne Luftverkehr)
• zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn leistet,
• soweit sie auf Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sowie zu einem Sammelpunkt oder einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet entfallen.^[2]

Die Steuerbefreiung nach § 3 Nr. 15 EStG umfasst Arbeitgeberleistungen in Form von unentgeltlichen oder verbilligt überlassenen Fahrberechtigungen (Sachbezüge) und Zuschüssen (Barlohn) des Arbeitgebers zu den Fahrberechtigungen, die der Arbeitnehmer selbst erworben hat. Hierzu gehören insbesondere

• Einzel- und Mehrfahrtenfahrscheine,
• Zeitkarten (z. B. Monatstickets, Jahrestickets, Bahncard 100),
• allgemeine Freifahrscheinberechtigungen,
• Freifahrberechtigungen für bestimmte Tage oder Ermäßigungskarten (z. B. Bahncard 25 und Bahncard 50).

Das BMF hat in seinem Schreiben^[3] zu diesem Themenbereich umfassend Stellung genommen.

[1] § 3 Nr. 13 und Nr. 16 EStG.

[2] § 3 Nr. 15 EStG.

[3] BMF, Schreiben v. 15.8.2019,IV C 5 – S 2342/19/10007 :001.

3.1 Vereinfachungsregelung

• Erhält der Arbeitnehmer eine Fahrberechtigung für den Personenfernverkehr, die nur die Strecke zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, zu einem Sammelpunkt oder einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet umfasst, kann aus Vereinfachungsgründen unterstellt werden, dass sie nur dafür genutzt wird. Eventuelle private Fahrten sind unschädlich, sodass die Steuerfreiheit gemäß § 3 Nr. 15 EStG bestehen bleibt.
• Die Fahrberechtigung für den Personenfernverkehr, die über die Strecke zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, zu einem Sammelpunkt oder einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet hinausgeht, weil es sich z. B. um eine Fahrberechtigung für ein bestimmtes Gebiet oder eine zusätzliche Strecke handelt, kann steuerfrei sein. Das ist der Fall, wenn die Kosten für diese weiter...