Kennzahlen für das Personalmanagement / 3 Ein Blick auf Empfänger

Kennzahlen bilden eine wichtige Basis für die interne wie externe Berichterstattung. Da die Zielsetzungen der Berichterstattung sehr unterschiedlich sind, sind nicht nur inhaltliche Auswahl und Tiefe je nach Empfängerkreis unterschiedlich. Auch die Darstellung sollte entsprechend angepasst werden.

3.1 Internes Reporting

Die Informationsversorgung über ein Reporting, auch Berichtswesen bzw. Berichterstattung genannt, ist wesentliche Grundlage für weitere zentrale Funktionen wie Planung, Steuerung und Kontrolle.

Die Aufgabe der Informationsversorgung umfasst:

• Bedarfsermittlung- und analyse
• Informationsbeschaffung
• Informationsaufbereitung
• Informationsspeicherung
• Informationsabgabe- und übermittlung

Zunächst ist daher mit Vertretern der Unternehmensleitung, des Personalmanagements und Führungskräften der Line eine Bedarfsprüfung durchzuführen. Auch die Arbeitnehmervertretung ist eine wichtige Zielgruppe der internen Personalberichterstattung. Zentrale Fragestellungen sind dabei:

• Wozu soll berichtet werden?
• Was soll berichtet werden?
• Wer soll berichten?
• Wer soll unterrichtet werden?
• Wie soll unterichtet werden?
• Wann bzw. in welchen Zeitabständen soll berichtet werden?

Neben den Inhalten sind also Empfängerkreis und Zeitpunkte bzw. -intervalle des Reportings festzulegen. Geplante Berichte, so genannte Standardreports, werden immer wieder ad hoc um zusätzliche Auswertungen und Berichte (sogenannte Bedarfs- oder auch Abweichungsberichte) ergänzt werden müssen. Diese kurzfristigen Auswertungen nehmen in Ausnahmesituation wie einer Fusion oder bei Überschreitung bestimmter Standards zu. Allerdings sollte die Häufigkeit der unregelmäßigen Berichterstattung und Analyse mit zunehmender Güte des geplanten Reportings abnehmen.

In Abhängigkeit von der IT-Infrastruktur bietet es sich an, Reportingfunktionen mit dir...