Liegen die Istwerte außerhalb der Bandbreiten, ist es erforderlich, Maßnahmen zu ergreifen. Welche das sein können, hängt von den erreichten Ergebnissen ab und kann an hier nicht vertieft werden. Allerdings sollten einige grundlegende Dinge beachtet werden, wenn man Maßnahmen erfolgreich umsetzen möchte:
- Benennung der gewünschten Verbesserung, z. B. Einkaufsvolumen bündeln.
- Benennung des konkreten Ziels, z. B. mindestens 90 % des Volumens soll über den Einkauf beschafft werden.
- Benennung einer Kennzahl oder Messgröße, z. B. vom Einkauf verantwortetes Bestellvolumen.
- Benennung einer oder mehrerer Maßnahmen, um das Ziel zu erreichen, z. B. ABC-Analyse durchführen, um vor allem Bestellgüter mit hohem Volumen zu identifizieren.
- Bis wann soll jede Maßnahme umgesetzt sein, z. B. Maßnahme 1 bis Ende 20xx.
- Wer ist für die Umsetzung einer Maßnahme verantwortlich, z. B. Leiter Einkauf.
- Werden für die Maßnahmenumsetzung (zusätzliche) Budgets benötigt, z. B. für Investitionen in eine neue IT?
- Welche anderen Ressourcen werden benötigt, z. B. Personal- und Arbeitsstunden.
- Wann soll kontrolliert werden, ob die Maßnahmen erfolgreich umgesetzt wurden, z. B. zwei Monate nach Abschluss.
- Wurde geprüft, ob es Zielkonflikte gibt, z. B. wenn Investitionen getätigt werden müssen, es aber einen Ausgabestopp gibt?
Zudem sollte jede Maßnahme dokumentiert und bewertet werden. Damit lässt sich z. B. bei Rückfragen nachvollziehen, warum man etwas gemacht hat und ob es erfolgreich war.
In der Arbeitshilfe findet sich ein Tabellenblatt „Maßnahmen“ als Kopiervorlage (o. Abb.), mit dem sich Maßnahmen detailliert planen lassen. Nach Möglichkeit sollten nicht mehr als 2 bis 3 Maßnahmen gleichzeitig umgesetzt werden, um sich nicht zu verzetteln.
Checkliste Einkaufs- und Logistikkennzahlen
Die Arbeitshilfe enthält eine Checkliste, in der wichtige Inhalte und Fragestellungen aufgegriffen werden und soll bei der Steuerung der Beschaffung mit Kennzahlen helfen. Die Liste kann beliebig geändert und angepasst werden.
Abb. 4: Checkliste Einkaufs- und Logistikkennzahlen (Auszug)