Kick-Back/Bonuszahlung / 4 Maßnahmen zur Vermeidung / Prävention von Kick-Backs

4.1 Das Vier-Augen-Prinzip

Das Vier-Augen-Prinzip sagt aus, dass relevante Entscheidungen von mehr als einer Person getroffen werden müssen. Das Risiko von Missbräuchen wird damit verringert.

Einige Kick-Back-Zahlungen haben als Gemeinsamkeiten mangelnde Kontrollen sowie den Missbrauch von Vertrauen. Das Vier-Augen-Prinzip und eine Trennung nach Funktionen sollte stets eingehalten werden. Die tatsächliche Einhaltung ist in regelmäßigen Abständen zu überprüfen. Neben dem eigenen Personal empfiehlt es sich eine sorgfältige Risikoprüfung bei Lieferanten durchzuführen (Geschäftspartner-Due-Diligence).

4.2 Das Anti Fraud Management System

Ein Anti Fraud Management System ist ein Teil eines Unternehmenssicherheitskonzepts mit dem Ziel, Betrugsfällen vorzubeugen bzw. diese abzuwehren.

Dabei steht die Prävention von Kick-Back-Zahlungen generell im Vordergrund. In diesem System besteht die Möglichkeit, aufarbeitende, aufdeckende Funktionen und Prozesse zu definieren, um Kick-Back-Zahlungen zu bekämpfen.

Der wiederholte Einkauf von Waren und Dienstleistungen bei einem Lieferanten muss genauso überwacht werden, wie Qualitätskontrollen beim Wareneingang.

4.3 Genaue Pflichtenhefte

Ein geeignetes Präventionsmittel für die ordnungsmäßige Beschaffung von Bauteilen stellt ein möglichst genau beschriebenes Pflichtenheft dar (DIN VDI/VDE 3693). Dort wird im Detail beschrieben, wie und womit Anforderungen zu realisieren sind.

4.4 Frühzeitige Kontrollen schon in der Produktentwicklungsphase

Im Rahmen der Produktentwicklung sind Kontrollen durchzuführen, damit die jeweiligen Entwickler sich nicht zu früh für eine Entwicklungsausrichtung entscheiden (Beschaffung bei einem festgelegten Lieferant infolge einer Kick-Back-Zahlung). Dies führt zu mehr Transparenz in der Entwicklungsphase.

4.5 Aufmerksamkeit bei Veränderungen des Lebensstandards von Einkäufern

Auf erhebliche Veränderungen von privaten Verhältnissen, Reisegewohnheiten und teuren Anschaffungen ist zu achten. In größeren Unternehmen erhalten Mitarbeiter im Einkauf in bestimmten Zeiträumen die Aufgabe, andere Materialien / Dienstleistungen zu beschaffen.

Für die Einhaltung von Compliance-Regelungen im Hinblick auf Kick-Back-Zahlungen sind Schulungen mit Workshops über tatsächliche Fälle durchzuführen, und die Konsequenzen von Fehlverhalten zu erläutern.

4.6 Professionelle Rechnungsprüfung

Eine professionelle Rechnungsprüfung ist maßgebend für die Prävention. Auffällige Rechnungen (z. B. für immaterielle Leistungen wie Beratungsdienstleistungen) müssen im Detail auf die Verhältnismäßigkeit von Nutzen und Kosten geprüft werden.