Kompetenzmanagement für Steuerkanzleien: Zukunftsstrateg ... / 9 Welche klassischen Tools gibt es, um Kompetenzmanagement zu betreiben?

9.1 Die Kompetenzmatrix

Wenn man damit beginnt, den Status quo der Kompetenzen aufzuzeigen, ist eine Funktionsmatrix das klassische Element eines jeden Qualitätsmanagementsystems. Da geht es darum, sich einen Überblick zu verschaffen, welche Personen welche Kompetenzen haben und diese transparent zu machen. Heutzutage kann man dies zwar in einem Who-is-who im Intranet abbilden, aber in einem Workshop beginnt man üblicherweise damit, mit Flipcharts und Kompetenzsteckbriefen zu arbeiten. Die Kompetenzmatrix gibt einen detaillierten Überblick über Aufgaben und Kompetenzen der einzelnen Mitarbeiter. Dies ist immer wieder erhellend und kommt gut bei diesen an, denn es ist hilfreich, zu wissen, was die Kollegin ein Zimmer weiter weiß und kann, um sie beim nächsten Mal zu fragen, anstatt Zeit bei der Lösungsfindung zu verschwenden, die um die Ecke schon jemand erarbeitet hat.

9.2 Der Wochenreport

Beim Stichwort "Kommunikation" ist ein Beispiel für ein Tool aus einem relativ formalistischen Managementsystem der Wochenreport, den bisher die wenigsten verwenden. In diesem kann jeder Mitarbeiter den aktuellen Stand der Kanzlei bezüglich Vision und individuelle Lernfortschritte einschätzen, Ideen an die Kanzleileitung kommunizieren sowie positives und negatives Feedback der Mandanten weitergeben. So haben Sie eine direkte Rückmeldung jedes Einzelnen und können ggf. dementsprechend reagieren. Es gibt bereits Kanzleien, in denen Mitarbeiter einmal wöchentlich Dinge in eine Kanzlei-App eingeben, aus denen Informationen für das Personalmanagement abgeleitet werden. Entscheidend ist, sich wirklich zu bestimmten Fragen zu verständigen:

• Was habe ich diese Woche bei der Arbeit gelernt?
• Wo hatte ich Schwierigkeiten?
• Im Sinne eines klassischen Ideenmanagements: Welche Ideen habe ich zur Verbesserung des Geschäfts?
• Im Bereich Qualitäts- und Fehlermanagement: Worüber haben sich Mandant*innen diese Woche gefreut und worüber haben sie sich geärgert?

Das Ziel ist hier, eine regelmäßige, wöchentliche Kommunikation aufzubauen – egal, ob Sie dies informell oder in Stand-Up-Meetings umsetzen.

9.3 Daily Stand-Up-Meeting

Im Sinne agilen Arbeitens kann sich in den täglichen fünfzehn Minuten im Kanzleiteam über folgende Fragen ausgetauscht werden:

• Was ist noch zu tun?
• Wie können wir schaffen, was wir uns vorgenommen haben?
• Was habe ich gelernt?
• Wo habe ich Fragen?

Das Ziel ist hier, eine regelmäßige, wöchentliche Kommunikation aufzubauen – egal, ob Sie dies informell oder in Stand-Up-Meetings umsetzen. Hier kann Feedback zwischen den Mitarbeitenden gefördert werden und z.B. mit Klebezetteln eine dynamische Arbeitsweise geschaffen werden.

9.4 Persönlicher Erfolgsplan

Um der Förderung der individuellen Kompetenzen Ihrer Mitarbeiter eine Struktur zu geben, lohnt es sich, wenn diese einen persönlichen Erfolgsplan erstellen, in dem die Ziele fixiert sind, die sich auf die individuelle Kompetenzentwicklung beziehen. Jeder Mitarbeiter formuliert darin seine beruflichen Entwicklungsziele und Commitments für die Kanzleientwicklung.