Kostenrechnung: Fehler der Finanzbuchhaltung korrigieren / 2 Die Auswirkungen in der Kostenrechnung

Die Kostenrechnung sammelt und verarbeitet die Zahlen aus allen Unternehmensbereichen, die sich aus den unternehmerischen Prozessen ergeben. Fehler in diesen Zahlen schlagen sofort durch auf die Ergebnisse der kostenrechnerischen Arbeit. Die Ergebnisse werden verfälscht.

2.1 Fehler und Kostenarten

Eine fehlerhafte Zuordnung von Kosten zu einer bestimmten Kostenart wird durch die Buchung in der Finanzbuchhaltung festgeschrieben. Fehlbuchungen lassen sich oft durch die Bekanntheit oder Regelmäßigkeit der Kosten korrigieren. Bei unregelmäßig auftretenden Kosten ist jedoch die Zuordnung durch den Sachbearbeiter bzw. den Verursacher notwendig.

Sind Materialkosten immer eindeutig?

In vielen Fertigungsbetrieben gibt es Materialien, die sowohl als direkte Materialkosten in die Kalkulation fließen müssen als auch in Form von Verbrauchsmaterial als Gemeinkosten zu verbuchen sind. Ein Beispiel ist das Mehl eines Backmittelherstellers, das sowohl als Grundlage für die Produkte dient als auch in der Versuchsbäckerei Verwendung findet. Eindeutigkeit ist selbst in einfach erscheinenden Situationen nicht immer gegeben. Zusätzliche Informationen müssen beschafft werden.

Wird Material fälschlich den Einzelkosten zugeordnet, erhöht dies die Materialkosten der Produkte. Wird es fälschlich den Gemeinkosten zugeordnet, können Produkte durch Umlagen belastet werden, die nichts damit zu tun haben. Zusätzlich kann es zu Fehlern bei der Aktivierung kommen, wenn Kosten für Investitionen fälschlich den laufenden Kosten zugerechnet werden. Selbstverständlich kommt es generell zu fehlerhaften Informationen, wenn Kostenarten verwechselt werden. Entscheidungen, die darauf aufbauen, sind u. U. falsch.

Energiekosten steigen

Für die Fertigung eines Maschinebauunternehmens wird als Hilfsstoff auch Öl eingesetzt. Dieses wurde fälschlich als Energie gebucht. Die Preisentwicklung führte zu einem Planwert für Energie, der erheblich über dem Vorjahreswert lag. Auch für das Öl wurden Preiserhöhungen kalkuliert. Das war falsch, da es sich nicht um Heizöl handelte. Im Ergebnis muss die Kostenrechnung jetzt eine erhebliche Differenz zwischen dem Planwert und den Istdaten erklären.

2.2 Falsche Zuordnung zu Kostenstellen

Fehlerhafte Kostenstellenabrechnungen entstehen, wenn die Gemeinkosten den falschen Verursachern zugeordnet werden. Für den Kostenrechner hat diese Ungenauigkeit bei der Kontierung erhebliche Auswirkungen:

• Wird durch die fehlerhafte Zuordnung erreicht, dass Kosten den eigentlich Bereich verlassen (z. B. von Materialkostenstellen zu Fertigungskostenstellen), werden die Kalkulationsfaktoren, die sich aus dem BAB und damit aus den falschen Kostenstellenwerten errechnen, ebenfalls fehlerhaft. Die Kalkulation der Produkte stimmt nicht mehr.
• Ein wichtiger Gesichtspunkt in der Kostenstellenrechnung ist die Verbindung von Kosten mit Verantwortung. Ein Mitarbeiter kann nur dann Verantwortung für Kosten tragen, wenn er diese auch beeinflussen kann. Das ist bei fälschlich zugeordneten Kosten nicht der Fall. Auf der anderen Seite muss er keine Verantwortung tragen für Kosten, die er zwar verursacht hat, die aber einer anderen Kostenstelle zugeordnet wurden. Damit ist der Sinn der Kostenstellenrechnung an sich in Frage gestellt. Einzelne Fehler werden zwar das Gesamtergebnis nicht wesentlich beeinflussen, lassen aber das Vertrauen in die Zahlen der Kostenrechnung schwinden.
• Kostenabweichungen auf einer Kostenstelle führen dazu, dass der verantwortliche Kostenstellenleiter Maßnahmen zur Beeinflussung der Abweichungen ergreift. Fehlerhafte Mehrkosten sind dann der Grund für aufwändige Kostensenkungsmaßnahmen, fehlerhafte Minderkosten sorgen dafür, dass diese Maßnahmen erst gar nicht in Angriff genommen werden.

2.3 Falsche Zuordnung zu Kostenträgern

Werden den Kostenträgern direkte Kosten falsch zugeordnet, weist die Kalkulation fehlerhafte Ergebnisse aus. Werden in zu geringem Umfang Kosten zugeordnet, erkennt der Vertrieb fälschlicherweise eine Möglichkeit zur Kostensenkung. Zu viele Kosten für ein Produkt führen zu verringert ausgewiesenen Margen mit der Folge, dass Preise erhöht werden könnten. Im schlimmsten Fall führen falsche Kostenträgerbewertungen zu Fehlentscheidungen bei der Bereinigung des Produktprogramms.

Erkannte Fehler auch zugeben

Fehler wird es immer wieder geben. Je mehr Fehler aus der Kostenrechnung kommen, desto weniger Vertrauen haben die Menschen im Unternehmen in die Zahlen. Dennoch ist es absolut notwendig, jeden entdeckten Fehler zu korrigieren und bekannt zu machen, zumindest den Personen, die davon betroffen sind. Nur so können Sie das Vertrauen in Ihre Zahlen aufrechterhalten.