Kostenstellenrechnung / 5 Wie sieht die tägliche Praxis aus?

Die Kostenstellenrechnung hat Auswirkungen auf die tägliche Arbeit des Kostenrechners. Auch die Kostenstellenleiter werden immer wieder mit den Anforderungen und Ergebnissen der Kostenstellenrechnung konfrontiert. Besonders auf die notwendigen zusätzlichen Erfassungen bei der Verbuchung der Eingangsrechnungen muss geachtet werden.

Die Buchung der Eingangsrechnungen

In Unternehmen ohne Kostenstellenrechnung werden die Eingangsrechnungen der Gemeinkosten nach Kostenarten differenziert und auf die entsprechenden Kostenkonten in der Buchhaltung gebucht. Die Werte dieser Konten werden dann an die Kostenrechnung für das interne Rechnungswesen weitergegeben und dort verarbeitet. Das ist bei einer Kostenstellenrechnung nicht möglich. Die neuen Informationen dieser Kostenrechnungsaufgabe müssen bezahlt werden mit zusätzlichem Aufwand bei der Verbuchung der Rechnungen.

So wird der Verbrauch von Hilfsmaterial, das dem Lager entnommen wird, ohne die Berücksichtigung von Kostenstellen einmal monatlich in einer Summe auf das Kostenkonto "Hilfsmaterial" verbucht. In einer Kostenstellenrechnung wird in der Materialwirtschaft die Entnahme von Hilfsmaterial für jede Kostenstelle separat festgehalten. Eine separate Verbuchung der Kosten wird notwendig. Aus einer Buchung werden mehrere, der Aufwand vervielfacht sich. Doch wer muss diesen Aufwand tragen? Drei Stellen sind denkbar:

• Die Kostenrechner könnten die Sammelbuchung aus der Buchhaltung anhand von zusätzlichen Belegen auseinander nehmen und die Einzelbeträge je Kostenstelle manuell buchen. Das bedeutet, dass sich neben der Buchhaltung auch der Kostenrechner noch einmal mit der Rechnung oder dem Entnahmebeleg beschäftigen muss. Außerdem kommt es bei getrennten Verbuchungen immer zu Fehlern, die einen entsprechenden Abstimmungsaufwand verursachen. Diese Lösung ist also nur zu verantworten, wenn die notwendigen Informationen in der Buchhaltung noch nicht vorliegen (z. B. weil der Schlüssel zur Verteilung einer Rechnung auf die Kostenstellen noch nicht vorliegt).
• Demnach erfolgt die separate Verbuchung in der Buchhaltung. Das bedeutet, dass die Zuordnung von Gemeinkosten zu Kostenstellen bekannt sein muss. Bewährt hat sich, die entsprechenden Informationen auf der Rechnung oder dem Beleg anzuführen, sodass beim Buchen zügig verarbeitet werden kann.
• In modernen IT-Anwendungen wird in der Buchhaltung nur noch wenig manuell verbucht. Die Eingangsrechnungen kommen direkt aus der Rechnungsprüfung oder dem Einkauf, Kostenbelege aus dem Unternehmen werden über digitale Schnittstellen verbucht. Es ist daher notwendig, die für die Verteilung auf Kostenstellen notwendigen Informationen bereits in den Fachabteilungen (Einkauf, Bestellwesen, Materialwirtschaft) zu erfassen.

Praxis-Tipp

Verwaltungsprozesse optimieren

Nehmen Sie frühzeitig Einfluss auf die Veränderung von Abläufen in der Verwaltung Ihres Unternehmens. Wenige Handgriffe können oft ohne großen Aufwand dafür sorgen, dass die für Sie notwendigen Informationen aus den Stammdaten oder den Erfassungen in den Belegen automatisch ergänzt werden. Sie minimieren damit Ihren Aufwand.

Die Budgetierung

Die für die Mitarbeiter spürbarste Auswirkung der Kostenstellenrechnung ist die Möglichkeit zur Kostenkontrolle. Durch die Einrichtung von Kostenstellen (s. Tab. 2) wird der große Gemeinkostenblock übersichtlicher und es wird Verantwortung geschaffen. Erklärungen für negative und positive Entwicklungen werden verlangt. Die Kostenstellenrechnung ist die grundlegende Voraussetzung für die Budgetierung. Dort schließt der Kostenstellenverantwortliche eine Vereinbarung über die Höhe der Kosten seines Bereiches in der kommenden Planperiode. Die Entwicklung wird regelmäßig beobachtet, Abweichungen müssen analysiert werden.

212 Kostenstellenabrechnung Juli 01
Kostenstelle:	212	Montage
Verantwortlicher:		Frau Jahr
Kostenart	Plan	Ist	Abw. EUR	Abw. %	Plan kum.	Ist. kum.	Abw. EUR	Abw. %
Löhne	4.520	4.200	-320	-7,1	30.000	27.410	-2.590	-8,6
Gehälter	6.420	6.420	0	0,0	45.000	41.800	-3.200	-7,1
Lohnnebenkosten	3.250	3.186	-64	-2,0	23.000	21.852	-1.148	-5,0
Abschreibungen	2.500	2.500	0	0,0	17.500	17.500	0	0,0
Finanzierungskosten	320	320	0	0,0	2.240	2.200	-40	-1,8
Dienstleistungen	100	0	-100	-100,0	1.000	543	-457	-45,7
Summe Kosten	17.110	16.626	-484	-2,8	118.740	111.305	-7.435	-6,3
Umlage Gebäude	6.151	6.151	0	0,0	43.057	43.057	0	0,0
Umlage Fuhrpark	500	567	67	13,4	4.000	4.580	580	14,5
Umlage AV	10.000	9.559	-441	-4,4	50.000	50.850	850	1,7
Umlage Werkstatt	5.000	9.133	4.133	82,7	40.000	53.500	13.500	33,8
Kostenstellenkosten	38.761	42.036	3.275	8,4	255.797	263.292	7.495	2,9

Tab. 2:  Exemplarische Kostenstellenabrechnung

Die Kalkulation

Die Kostenstellenrechnung hat direkte Auswirkungen auf die Kalkulation, da diese die dort ermittelten Zuschlagssätze verwendet (s. Tab. 3). Produkte mit hohem Fertigungs- oder Materialanteil werden mit höheren Kosten belastet als die Produkte mit geringerer Inanspruchnahme der dazu gehörenden Abteilungen. Damit füh...