Kostenweiterbelastung und Auslagenersatz in der Umsatzsteuer

Zusammenfassung

Wenn Unternehmen Kosten weiterbelasten wollen, stellt sich immer wieder die Frage, wie dies umsatzsteuerlich zu bewerten ist, denn "Kostenweiterbelastung" ist für sich genommen keine Leistungsart. Auch zu berücksichtigen ist, dass das reine Zahlen eines Geldbetrags umsatzsteuerlich unbeachtlich ist. Werden Kosten im Rahmen von Leistungsbeziehungen weiterbelastet, kann dahinter jedoch ein Entgelt für eine gesonderte Leistung stehen, es kann ein umsatzsteuerlich unbeachtlicher durchlaufender Posten vorliegen, eine Nebenleistung zur Hauptleistung oder es handelt sich rein um einen Preisbestandteil für eine Leistung, sodass dies vergleichbar einer Nebenleistung zu werten ist. Gerade bei der Weiterbelastung von Kosten innerhalb von Unternehmensgruppen, die der verursachungsgerechten Zuordnung von Kosten z. B. aus ertragsteuerlichen Gesichtspunkten dienen, stellt sich die Frage, welche Leistung denn genau dahinter steht und wie diese zu werten ist. In der Praxis empfiehlt es sich, im Vorfeld Leistungsbeziehungen genau zu definieren oder je nach Bedarf z. B. in (Einkaufs-)Kommissionsverhältnissen zu strukturieren, auch um nicht die Eigenschaft als Leistungsempfänger nachträglich in Frage zu stellen.

1 Problematik

Bei Unternehmen, die Kosten weiterbelasten wollen, löst dies regelmäßig die Frage aus, ob und wie diese Weiterbelastung umsatzsteuerlich zu behandeln ist. Hierbei ist fraglich, ob mit der Weiterbelastung überhaupt ein Leistungsaustausch vorliegt oder diese das Entgelt in einer bestehenden Leistungsbeziehung erhöht.

Die Umsatzsteuer wird nach der Konzeption des Gesetzes nach dem vereinbarten Entgelt bemessen. Was im Detail zu diesem „Entgelt“ zählt, kann jedoch im Einzelfall Schwierigkeiten bereiten. Wenn Unternehmen im Rahmen ihrer Preisbildung ("Pricing") Kosten und Auslagen berücksichtigen, die bei ihnen im Zusammenhang mit der Herstellung eines Produktes oder der Erbringung einer Dienstleistung an den Kunden angefallen sind, ist oftmals fraglich, ob diese Kosten Bestandteil des Preises der eigenen, originären Leistung – und damit Teil der Bemessungsgrundlage- sind, eigenständige Leistungen oder es sich ggf. nur um sog. "durchlaufende Posten" handelt. Ebenso kann es sich bei den bezogenen Vorleistungen, deren Kosten weiter verrechnet werden sollen, aus der Sicht des Unternehmers um Nebenleistungen zur Hauptleistung handeln. Beispielhaft seien hier Weiterverrechnungen von Versandkosten bei Bestellungen im Onlinehandel genannt.

Insbesondere im Rahmen eines Konzernverbunds werden häufig in weitreichendem Umfang Kosten, die bei Mutter-, Tochter- oder Schwestergesellschaften angefallen sind, an verbundene Gesellschaften "weiterbelastet". Dieser Vorgang, der betriebswirtschaftlich im Schwerpunkt der ordnungsgemäßen Kostenallokation dient, wirft jedoch umsatzsteuerlich die Frage auf, ob der Zahlung eine eigene Leistung des verbundenen Unternehmens, und damit ein steuerbarer Leistungsaustausch, zugrunde liegt oder es sich um eine bloße, umsatzsteuerlich unbeachtliche Zahlung auf fremde Schuld gehandelt hat, die nun dem eigentlich Verpflichteten zugewiesen werden soll.

Festzuhalten ist hier zunächst, dass eine bloße Geldzahlung noch keine umsatzsteuerliche Leistung darstellt.^[1] Ebenso handelt es sich bei einer "Kostenweiterbelastung" per se um keine Leistungsart. Kostenumlagen können in vielfältiger Form auftreten, sodass eine Abgrenzung danach vorzunehmen ist, ob der Zahlende in einem solchen Fall tatsächlich um einer Gegenleistung willen gezahlt hat, sodass ein steuerbarer Leistungsaustausch angenommen werden kann. Hierzu ist zu untersuchen, auf welcher Rechtsgrundlage die Kostenweiterbelastung erfolgen soll, wie sich die Leistungsbeziehungen zwischen den Parteien darstellen und ob derjenige, der die Kosten nun tragen soll, einen eigenen wirtschaftlichen Vorteil aus den weiterverrechneten Vorleistungen erlangt, sodass sie ihm letztlich zugutekommen, oder nicht. Je nach Konstellation kann eine Weiterbelastung auch die Frage nach der korrekten Bestimmung des Empfängers der Leistung, für die die Kosten weiterbelastet werden, hervorrufen und folglich ein Vorsteuerabzug der weiterbelastenden Person aus dem initialen Bezug der Leistung in Frage stehen.

Ein Fehler in der Gestaltung dieser Kostenverrechnungen kann empfindliche - und vermeidbare - Steuerschäden verursachen.

[1] Abschn. 1.1 Abs. 3 Satz 3 UStAE.

2 Gestaltungsempfehlungen

2.1 Kostenweiterbelastung als Bestandteil des Pricings

Wenn ein Unternehmer zum Zwecke der Ausführung einer Leistung an seinen Kunden Vorleistungen von Dritten bezieht, dann tut er dies im Regelfall im eigenen Namen und auf eigene Rechnung. Die zugrundliegenden vertraglichen Beziehungen kommen unmittelbar zwischen dem Unternehmer und dem Dritten, z. B. einem Subunternehmer, zustande. Der Subunternehmer will in einer solchen Konstellation nur an den Unternehmer leisten; zu dem Kunden des Unternehmers (seines Leistungsempfängers) besteht keine Verbindung. Die Kosten, die dem Unternehmer dabei angefallen sind, gehen grds. als fester Preisbestandteil in das Entgelt für seine Ausgangsleistung...