Durchlaufende Posten – Besteuerung vermeiden

Sind für Dritte übernommene Einnahmen durch den Unternehmer zu besteuern?

In vielen Branchen tätigen Unternehmer im Rahmen Ihrer Leistungserbringung Auslagen für Ihre Kunden oder gehen in Vorkasse. Ob diese Zahlungen zu besteuern sind oder einer besonderen Behandlung in der Buchhaltung bedürfen, soll näher beleuchtet werden.

Praxis-Hinweis: Durchlaufende Posten bei  vereinnahmten/verauslagten Kosten und Unternehmer fungiert als Mittelsmann

Durchlaufende Posten liegen regelmäßig dann vor, wenn der Unternehmer die Kosten

• in fremdem Namen und
• auf fremde Rechnung

vereinnahmt bzw. verauslagt. Das heißt der Unternehmer fungiert ausschließlich als Mittelsperson. Er hat weder einen Rechtsanspruch auf die vereinnahmten Beträge noch eine grundsätzliche Zahlungspflicht.

Zu durchlaufenden Geldern kommt es zum Beispiel bei:

• Rechtsanwälten, die Gerichtskosten für ihre Klienten vorverauslagen,
• Zahnärzte, die Laborkosten vorverauslagen,
• Makler, die Entgelte für ihre Auftraggeber vorvereinnahmen,
• Reisebüros, die Entgelte für die Reiseveranstalter vereinnahmen.

Allen ist gemeinsam, dass sie die Einnahmen/Ausgaben im Auftrage ihrer Kunden tätigen.

Strikte Trennung der durchlaufenden Gelder von den Einnahmen und Ausgaben des Unternehmers

Da es sich für den Unternehmer um fremdes – ihm nicht zustehendes – Geld handelt, ist es zwingend notwendig, dass diese Gelder abgegrenzt von den sonstigen Vermögensposten des Unternehmers erfasst und verwahrt werden. Die durchlaufenden Posten sind daher in der Buchhaltung im Bereich der sonstigen Verbindlichkeiten bzw. Vermögensgegenstände auf einem gesonderten Verrechnungskonto zu erfassen (z.B. Verauslagung von Gerichtskosten durch den Anwalt: 1590/1370 Durchlaufende Posten an 1200/1800 Bank). Eine Gewinnbeeinflussung erfolgt somit für den Unternehmer durch die Zahlungsabwicklung im Auftrage des Dritten nicht und es kommt auch nicht zur Ertragsbesteuerung (Einkommen-/Körperschaft-/Gewerbesteuer) etwaiger Einnahmen.

Aufzeichnungspflicht

Zum Nachweis dafür, dass die vereinnahmten/verausgabten Gelder tatsächlich einem Dritten zuzuordnen sind, ist eine explizite Aufzeichnung darüber vorzunehmen, wem die Gelder zu zurechnen sind (Name, Anschrift, wer erhält welche Beträge). Kann der Nachweis nicht erbracht werden, kann eine Besteuerung der Beträge beim Unternehmer die Folge sein.

Wann liegen keine durchlaufenden Posten vor?

Zu beachten ist, dass Betriebsausgaben des Unternehmens selbst auch dann keine durchlaufenden Posten darstellen, wenn die Aufwendungen dem Kunden oder Dritten gegenüber in Rechnung gestellt werden. Belastet der Unternehmer so z.B. Teile seiner Telefon- und Materialkosten gegenüber seinem Kunden weiter, liegen für den Unternehmer Betriebsausgaben bzw. -einnahmen vor. Der Unternehmer ist selbst Vertragspartner des Telefonanbieters und nimmt lediglich eine Kostenweiterbelastung Dritten gegenüber vor. Er ist damit also nicht ausschließlich Mittelsperson. Die Kosten bilden für ihn Betriebsausgaben und eine spätere Erstattung Betriebseinnahmen.

Praxis-Tipp: Wann Sie bei durchlaufenden Posten Umsatzsteuer berechnen müssen und wann nicht

Da der Unternehmer bei Vereinnahmung/Verausgabung durchlaufender Posten ausschließlich Zahlungsvermittler ist, unterliegen die Beträge bei ihm weder der Umsatzbesteuerung noch dem Vorsteuerabzug. Anders verhält es sich z.B. wenn der Unternehmer Ausgaben (z.B. Portokosten) in eigenem Namen verauslagt und sie anschließend an seinen Kunden weiterberechnet. Hier wird Umsatzsteuer fällig und ist entsprechend in der Auslagenabrechnung auszuweisen und an das Finanzamt abzuführen.

Fazit:

Um eine Besteuerung zu vermeiden, ist es also wichtig, dass nur Zahlungen, für die der Unternehmer nicht einer Rechtspflicht oder einem Rechtsanspruch unterliegt, als durchlaufender Posten erfasst werden dürfen. Auch müssen zusätzlich zwingend die Aufzeichnungspflichten (mindestens mittels Belegnachweis) eingehalten werden, damit im Prüfungsfall keine Umwidmung mit Gewinnauswirkung seitens des Finanzamtes vorgenommen wird.

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